Come aumentare la partecipazione a seminari ed eventi aziendali

by Rob Hard

Suggerimenti per aumentare la frequenza degli eventi aziendali

Il passo più importante per superare le paure relative alla mancanza di partecipazione a un evento o per aumentare la lista RSVP è riconoscere che le persone amano davvero partecipare a seminari ben organizzati e altri eventi. Partecipando alle riunioni di lavoro, il partecipante ha la possibilità di apprendere nuove informazioni e interagire con colleghi e leader nel loro campo. Ma gli incontri di maggior successo vanno oltre le note chiave stellate e le presentazioni stimolanti; creano un ambiente caldo e amichevole per tutti, che li rende più piacevoli. Ecco come è possibile pianificare un evento aziendale piacevole che attirerà una grande partecipazione.

01 - Crea una grande agenda

Una volta che gli host capiscono che le persone amano partecipare agli eventi, è importante creare un programma che meriti di essere visto. L'agenda dovrebbe essere focalizzata su un singolo tema per non travolgere i partecipanti, ma dovrebbe avere abbastanza varietà per mantenere l'interesse dei partecipanti. Ad esempio, il seguente seminario di seminario di un giorno esemplificativo prende in considerazione le esigenze dei partecipanti alla riunione, dal cibo alle pause alle presentazioni:

8:00 Arrivi e colazione
8:45 Messaggio di benvenuto
9:00 Keynote Speaker
10:00 pausa
10:15 Tavola rotonda
11.30 Note conclusive

02 - Sii sensibile al calendario e all'orologio

Nonostante la migliore agenda, i partecipanti all'evento hanno le preferenze su quando vogliono partecipare a tali programmi e quando non lo fanno. In alcune industrie stagionali, a volte è una questione di non altrettanto bene. Considera quanto segue quando pianifichi date e orari per il tuo evento:

I partecipanti preferiscono gli orari del mattino per i seminari
I partecipanti preferiscono gli eventi di apprezzamento subito dopo il lavoro
Il martedì e il giovedì sono giorni di incontro molto popolari
Evitare di tenere riunioni il venerdì, se possibile
Evita di pianificare le riunioni durante le vacanze e la vigilia delle vacanze
Siate sensibili ai requisiti di viaggio dei partecipanti per l'evento

Altrettanto importante è la reputazione di iniziare in tempo e finire in tempo - in particolare per eventi annuali o ripetuti.

03 - Identifica una posizione unica e comoda

La maggior parte degli incontri di lavoro si svolgono negli hotel e quel tipo di luogo in sé e per sé non è così unico. Puoi scegliere di rompere gli schemi e trovare un ottimo hotel non alberghiero o puoi riconoscere che tutti gli hotel non sono uguali e trovare un ottimo hotel. Il punto principale qui è selezionare un luogo in cui i tuoi ospiti vorranno andare. Dopotutto, stanno facendo una deviazione dalla loro routine e vogliono godersi l'evento. Considera i seguenti fattori:

Seleziona una sede vicina alla maggior parte dei partecipanti
Seleziona un luogo in cui i partecipanti si divertiranno
Seleziona una sede che abbia esperienza nell'ospitare eventi simili

Per ulteriori suggerimenti sulla scelta di un luogo, assicurati di controllare la Guida di un pianificatore di eventi alla pianificazione delle sedi.

04 - Compila un elenco di ospiti appropriato

Le riunioni riuscite hanno un argomento o messaggio specifico e il pubblico di destinazione per quel messaggio. È utile compilare un elenco di invitati che includa partecipanti appropriati, anche se ordinati in ordine di importanza. Troppo spesso, gli host compileranno un elenco principale di potenziali ospiti solo per poi aprire la riunione alle masse. Funzionerà solo se stai cercando di riempire i posti in base al gioco dei numeri.

Una riunione di lavoro, una conferenza o un seminario non devono essere considerati uno sforzo di posta diretta con tassi di RSVP dell'1-3%. Preferisco che i clienti di coaching generino elenchi specifici di partecipanti mirati, persone che desiderano davvero partecipare con un tasso di RSVP del 50% o superiore.

Un ultimo pensiero sui partecipanti: cerca di invitare persone di grado ed esperienza simili all'incontro.

05 - Invita, invita, invita!

Una delle chiavi per ottenere una grande partecipazione al tuo evento è invitare le persone presto e il seguito. Ciò significa inviare promemoria a coloro che non hanno risposto a RSV e conferme a coloro che hanno. Anche l'invio di un promemoria di eventi poco prima dell'evento agli ospiti confermati non è generalmente una cattiva idea.

È importante generare eccitazione attorno all'evento. Gli inviti stampati tradizionali sono appropriati, ma sta diventando la norma anche per la posta elettronica e persino i social media a seconda del pubblico. Prova questo approccio:

Menziona l'evento agli ospiti che tu o il tuo team conoscete personalmente prima di inviare inviti.
Invia una data di salvataggio all'inizio del processo di pianificazione (cartacea o elettronica).
Invia un invito dettagliato, compresi i punti salienti dell'agenda (cartacea o elettronica) con una richiesta RSVP.
Inoltra nuovamente l'invito dettagliato con una nota personalizzata ad amici o conoscenti personali (elettronica). *
Follow-up con gli ospiti confermati uno o due giorni prima dell'evento programmato (elettronico o per telefono).

* Puoi anche scegliere di chiamare formalmente gli ospiti ed estendere un invito personale all'evento.

06 - Non sottovalutare il potere degli inviti personali

Un invito fisico , sia stampato che elettronico, è bello, ma non dovrebbe essere visto come un sostituto di un invito personale esteso ad amici, colleghi o conoscenti (a meno che, naturalmente, non si stia pianificando un grande simposio o una convenzione con 500 o più partecipanti). Questo è il passo che fa rabbrividire molti ospiti ... non vogliono prendere il telefono, ma può significare la differenza tra alti tassi di RSVP (con bassi tassi di mancata presentazione) e un risultato non ideale.

Per alcuni eventi, può essere utile condividere questa responsabilità. L'elenco degli ospiti di un evento viene spesso compilato da elenchi di contatti gestiti da una varietà di individui e gli individui con le relazioni più strette con gli invitati devono estendere un invito diretto ai propri ospiti.

07 - Stabilisci una reputazione per la fornitura di programmi eccellenti

Tutti hanno partecipato a buone conferenze e cattive conferenze. Lo stesso vale per seminari e altri eventi di apprezzamento. Fortunatamente per i pianificatori di eventi, le persone godono più spesso delle riunioni a cui partecipano.

La chiave qui è di aiutare il cliente a stabilire una reputazione per la fornitura di eccellenti programmi di business. Per quanto semplice possa sembrare, se qualcuno si è divertito a partecipare al tuo ultimo evento, è più propenso a frequentare programmi futuri - e magari anche a portare un amico o un collega.

08 - Invia comunicazioni di follow-up e ringraziamenti

Poiché le persone partecipano alle riunioni per raccogliere nuove informazioni, molti partecipanti apprezzano ricevere ulteriori dispense e materiali che potrebbero essere stati referenziati da presentatori e altre persone all'interno della propria organizzazione. Il follow-up è un'eccellente opportunità per condividere tali informazioni e estendere i messaggi di ringraziamento a coloro che hanno partecipato all'evento.

La nota di ringraziamento e la comunicazione di follow-up sono qualcosa che molte organizzazioni spesso trascurano, ma coloro che non ne traggono vantaggio.