A causa di tutto questo, i pianificatori delle riunioni hanno bisogno di una solida conoscenza dei numeri della ristorazione per garantire la qualità del cibo ed evitare penali. Di seguito sono elencate le figure importanti e i termini con cui familiarizzare.
Conteggio stimato
È il numero di ospiti che inizialmente costruisci le proiezioni degli eventi in giro. Non vi è alcun obbligo reale con il conteggio stimato in quanto è più di un "working number" utilizzato per stimare i costi e le esigenze di personale.
Conteggio previsto
Il conteggio previsto viene inviato due o tre settimane prima di un evento. Rappresenta un conteggio più accurato degli ospiti previsti, ed è legato contrattualmente al conteggio finale. Ogni operazione di catering ha le proprie politiche per i conteggi previsti, ma in generale, non dovrebbe deviare di oltre il 15% del conteggio finale.
Conteggio finale / Conteggio garantito
È il numero di pasti per gli ospiti che pagherai, e rappresenta anche il numero di luoghi che il team di catering inserirà nella stanza.
Eventuali modifiche apportate a questo numero dopo la data di scadenza possono comportare penali o spese di ritardo. Pertanto, è importante che il pianificatore stabilisca una data RSVP che cade prima della scadenza della garanzia.
Percentuale di caduta
Ci sono due angoli per abbassare le percentuali. Il primo è calcolato dalla ristorazione per vedere quanto del tuo conteggio finale è sceso dal conteggio previsto.
Se la percentuale è troppo grande (oltre il 20%), può essere emessa una penale per coprire le spese relative agli ordini di personale e di fornitura. I pianificatori usano percentuali di caduta per stimare quanti "mancati arrivi" aspettarsi. Un tasso di caduta del 2% è nella media per gli eventi pagati o con biglietti. Quella media può superare il 5% per eventi gratuiti. Come puoi immaginare, è più probabile che i partecipanti mostrino quando hanno investito denaro in un evento.
Carte pasto
Alcuni pianificatori offrono più di un antipasto ai pasti formali e questo crea un altro requisito di calcolo. Alberghi e centri banchetti non vogliono essere bloccati a indovinare quanti ospiti sceglieranno la bistecca o il pollo, quindi spetta ai pianificatori ottenere un conteggio accurato di ogni scelta attraverso il loro sistema RSVP. Il giorno dell'evento, ogni partecipante dovrebbe ottenere una carta pasto colorata che può posizionare sul tavolo, in modo che i server sappiano automaticamente quale piatto hanno ordinato.
Bere biglietti
I pianificatori di eventi possono utilizzare i biglietti per bere per controllare i costi di gestione di una barra aperta. Si ottiene dando ad ogni ospite uno o due abbeveratoi alla registrazione. Il barista accetterà i biglietti in cambio di un drink, e gli ospiti che scelgono di bere oltre la loro franchigia possono pagare in contanti. Una cosa da notare sui biglietti per i drink è che il locale ti addebiterà il drink più costoso per biglietto.
Per questo motivo, ha senso utilizzare questo sistema con una birra e vino o bar di casa poiché le selezioni saranno valutate più strettamente insieme.
Lavora con il sistema
Alla fine spetta al pianificatore di eventi fornire un conteggio accurato al reparto ristorazione. Quei pianificatori che ignorano le politiche e le scadenze emesse dal loro fornitore possono finire per pagare più di quanto dovrebbero sotto forma di sanzioni e altre tasse. Il modo migliore per evitare questo è leggere le politiche di ristorazione prima di pianificare l'evento. Seguendo questa semplice regola ti aiuterà a scegliere le date e i costi più appropriati da trasmettere agli ospiti.