Organizzarsi comporta molto di più del semplice ammucchiare pile di carte e rispolverare il disordine che si ha sulla scrivania. L'organizzazione implica la creazione di sistemi e procedure per tutte le diverse parti della tua attività; questo ha il potenziale per aiutarti a diventare più produttivo e redditizio. Le idee qui sotto includono alcuni dei modi migliori per diventare più organizzati nella tua piccola azienda. Provane solo uno per un miglioramento lento e costante o fai un piano per incorporare un nuovo processo organizzativo ogni mese nella tua attività quest'anno.
01 - Prendi il controllo di carte e documenti
Ora che hai un'idea migliore del tipo di documenti con cui lavori, è il momento di creare - o migliorare - il tuo sistema di archiviazione degli uffici. Susan Ward ha messo insieme una guida utile alla creazione di un sistema di gestione dei documenti che può aiutarti a creare o perfezionare il tuo processo cartaceo e organizzarlo.
Se decidi che è ora di spostarti verso un ufficio privo di supporti cartacei ( leggi prima questi pro e contro ), puoi iniziare digitalizzando e digitalizzando le tue ricevute, utilizzando la fatturazione online e i servizi di pagamento come FreshBooks, passando a un programma di firma digitale come DocuSign e utilizzando il cloud per il backup e l'archiviazione dei dati. Se si collezionano biglietti da visita in occasione di eventi durante l'anno, può anche essere una buona idea investire in uno scanner per biglietti da visita in modo da poter digitalizzare immediatamente le informazioni di contatto e abbandonare le carte cartacee.
02 - Usa i giusti strumenti di produttività
- Gestione dei contatti Dal tenere traccia dei tuoi clienti al ricordo delle persone che incontri durante il networking, ogni piccolo imprenditore ha bisogno di un sistema per la gestione delle informazioni di contatto. È possibile optare per un sistema completo di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come Salesforce o per una gestione su scala ridotta è possibile impostare l'app Contatti esistente affinché funzioni per la propria attività.
- Riunioni e comunicazione. Se conduci incontri faccia a faccia, al telefono o tramite servizi di video chat, c'è un modo per rendere il processo più organizzato. È possibile utilizzare un servizio come Do per organizzare le riunioni in modo più organizzato, prima, durante e dopo.
- Contabilità e contabilità. Organizza e ottimizza il modo di fatturare, prendere i pagamenti e gestire il flusso di cassa con strumenti come Quickbooks online, Xero e Wave.
- Monitoraggio di viaggi e spese. Puoi utilizzare app come Expedia e TripAdvisor per semplificare i piani di viaggio. Quindi, una volta in viaggio, app come Expensify ti aiutano a tenere traccia delle spese e a fare segnalazioni quando arrivi a casa molto più organizzato.
- Gestione dei social media. Sappiamo tutti quanto tempo può essere sprecato sui social media se non vi state avvicinando in modo sistematico e organizzato. Questo è il motivo per cui strumenti come Hootsuite e Buffer possono essere preziosi per i proprietari di piccole imprese.
- Gestione della posta elettronica Se utilizzi Gmail nella tua piccola azienda, hai accesso a numerose estensioni Google che possono organizzare rapidamente la tua casella di posta. Se utilizzi un'altra app di posta elettronica, prova SaneBox per il filtraggio automatico, i promemoria e altro.
- Gestione di progetto. Una buona app di gestione del progetto ti aiuterà a tenere traccia delle attività, condividere file e collaborare con i compagni di squadra in un unico posto e può essere uno dei migliori strumenti che puoi utilizzare per organizzare il tuo lavoro. Prova Basecamp o Asana per una soluzione di project management all-in-one.
La produttività è un processo molto personale e le app di cui hai bisogno saranno specifiche per il lavoro che svolgi e il modo in cui lavori. Prenditi del tempo per esplorare quali sono le tue esigenze prima di incorporare un nuovo strumento nel tuo processo. Potresti non aver bisogno di tutti quelli che pensi. Per una maggiore ispirazione per lo strumento di produttività, leggi questo articolo con 101 app per la produttività aziendale di piccole dimensioni ed esplora queste 27 app di risparmio di tempo .
03 - Ottieni il tuo computer organizzato
Ecco un elenco di cose che puoi fare adesso per organizzare il tuo computer e tornare alla forma di lavoro:
- Ripulisci il tuo desktop Ci sono un paio di modi in cui puoi andare qui, e tutto dipende dal tuo stile di lavoro e da come usi il tuo computer. Puoi sbarazzarti di tutto dal desktop, ad eccezione del cestino (ricorda che le icone delle app sul desktop sono solo scorciatoie: tutte le tue app in genere vivono nella cartella Applicazioni). Oppure puoi aggiungere alcune scorciatoie alle app e ai file più frequentemente utilizzati. Tendo ad errare verso la prima opzione, andando più snella possibile, ma spesso usando il mio desktop per un facile accesso ai file su cui sto lavorando attualmente. Poi li sposto nella loro casa permanente una volta che ho finito.
- Impostare un sistema di archiviazione digitale. Parlando di dare ai tuoi documenti una casa permanente, è qui che crei un sistema di archiviazione che ha perfettamente senso per te in modo da poter trovare i documenti che ti servono quando ne hai bisogno. Questa guida all'organizzazione di file e cartelle offre una serie di eccellenti suggerimenti per aiutarti a iniziare.
- Aggiorna il software. Se il tuo computer è impostato per installare automaticamente l'applicazione e gli aggiornamenti del sistema operativo, ottimo. Se si tratta di una procedura manuale, è necessario verificare gli aggiornamenti almeno bimestralmente poiché molti includono patch di sicurezza. Quindi, una volta all'anno, rivedere le versioni correnti del software che si sta utilizzando e prendere la decisione se il suo tempo di aggiornamento.
- Cerca virus e problemi di prestazioni. Indipendentemente dal tipo di computer che possiedi, tutti possono ricevere virus o malware (sì, anche i Mac!). Se disponi di un computer basato su Windows, questi suggerimenti per la manutenzione del PC di PCWorld ti aiuteranno a mantenere il tuo computer in buona salute e senza intoppi.
- Verifica l'integrità del backup dei dati. Stai eseguendo il backup dei tuoi dati, giusto? Altrimenti, salta tutto il resto per ora e fai prima questo. È possibile utilizzare un servizio di backup dei dati basato su cloud come Carbonite, Backblaze o CrashPlan oppure è possibile utilizzare un disco rigido esterno che si collega al computer (io entrambi). Con entrambe le opzioni, configurare il servizio o guidare per condurre backup automatici continui in modo da non dover fare nulla manualmente. Quindi, una o due volte l'anno, accedi al tuo servizio di backup o guida e fai il giro per assicurarti che tutto sia a portata di mano e accessibile qualora dovessi aver bisogno di trasferire le copie sul tuo computer locale.
- Wrangle la tua casella di posta. Molti proprietari di piccole imprese hanno una relazione di amore-odio con la loro casella di posta elettronica. Lo amano perché è uno strumento di comunicazione altamente produttivo ed efficiente; tuttavia lo odiano perché può rapidamente perdere il controllo causando uno stress inutile . Ci sono cose che puoi fare per tenere in linea la tua casella di posta, come usare l'automazione, semplificare ciò che ricevi ogni giorno e limitare la frequenza con cui controlli la posta elettronica durante la giornata. Leggi questo articolo per suggerimenti sulla gestione della posta elettronica che renderanno la tua casella di posta elettronica un potente strumento di produttività e non un grande momento in cui fare schifo.
I suggerimenti di cui sopra ti aiuteranno a rendere la tua piccola impresa più organizzata immediatamente, ma ricorda quanto velocemente le cose possono andare fuori controllo. Associare queste attività a una risoluzione per eseguire una revisione rapida e semplice dei documenti, degli strumenti di produttività e dello stato del computer alcune volte al mese in modo da poter essere organizzati e impedire che le cose raggiungano livelli schiaccianti di disorganizzazione.