Si può, infatti, essere chiesto se si è un pianificatore di feste o un pianificatore di riunioni. Nella professione di pianificazione degli eventi, i titoli di lavoro sono diversi e numerosi come i servizi offerti e spesso può essere difficile descriverli e differenziarli tra loro.
Può essere difficile quando si prepara un portafoglio di pianificazione di eventi, si cerca lavoro o si lavora con un cliente che non ha la corretta comprensione della propria funzione lavorativa e delle proprie responsabilità.
Gestione degli eventi e pianificazione degli eventi
Anche se strettamente correlati, la gestione degli eventi e la pianificazione degli eventi sono due funzioni molto diverse. La differenza fondamentale sta in queste due parole: gestione e pianificazione. In termini molto semplici, i gestori di eventi gestiscono l'evento e gli organizzatori di eventi pianificano l'evento.
Detto questo, i gestori di eventi possono anche pianificare aspetti degli eventi e gli organizzatori di eventi possono gestire determinati componenti del processo di pianificazione degli eventi. I gestori di eventi e gli organizzatori di eventi lavorano fianco a fianco e le loro responsabilità possono sovrapporsi.
Per rendere le cose ancora più confuse, i pianificatori di eventi individuali spesso forniscono servizi di gestione degli eventi, e i gestori di eventi possono anche offrire servizi di pianificazione di eventi. Se tutto ciò ti ha graffiato la testa, iniziamo dando un'occhiata da vicino alla gestione degli eventi.
La gestione degli eventi coinvolge la gestione dei progetti
La gestione degli eventi prevede la creazione e lo sviluppo di eventi su larga scala che possono includere conferenze, convegni, concerti, fiere, festival e cerimonie. La gestione degli eventi comporta l'identificazione del pubblico di destinazione, la formulazione del concetto di evento, la pianificazione della logistica generale dell'evento e la gestione del progetto dell'evento nel suo insieme, compresa la gestione dei gruppi di persone responsabili di ciascuna funzione, il budget e la supervisione dell'esecuzione dell'evento.
I gestori degli eventi supervisionano anche i servizi di tutti i fornitori e professionisti esterni, inclusi i pianificatori di eventi.
Le responsabilità specifiche di un event manager possono includere:
- Selezione e prenotazione di luoghi
- Coordinare i venditori esterni
- Altoparlanti o intrattenimento coinvolgente
- Organizzare per il trasporto e il parcheggio
- Ottenere i permessi necessari e un'assicurazione adeguata
- Responsabilità per la conformità con gli standard di salute e sicurezza
- Sviluppo di piani di emergenza
- Crisi e gestione della situazione in evento
- Progettare un piano di sicurezza
- Monitoraggio dell'evento
Questa lista non è completa. A seconda della portata dell'evento e degli altri professionisti assunti, le responsabilità lavorative possono variare.
Il ruolo dei servizi di gestione degli eventi
Le società di gestione degli eventi sono spesso assunte per pianificare ed eseguire riunioni aziendali ed eventi speciali su larga scala. Mentre matrimoni e concerti sono eventi comuni per un professionista della gestione degli eventi, eventi sportivi, riunioni e grandi feste sono anche occasioni che possono beneficiare della gestione degli eventi.
Enti governativi, organizzazioni non profit, associazioni e aziende utilizzano tutte società di gestione eventi per coordinare eventi e riunioni importanti. La funzione di gestione degli eventi può essere trovata spesso all'interno di un dipartimento di marketing aziendale o di pubbliche relazioni o come parte del loro staff di eventi speciali.
Abilità per riuscire
Come per la maggior parte delle funzioni di pianificazione degli eventi, la gestione degli eventi richiede eccellenti capacità organizzative per avere successo. La capacità di multitasking e di manipolare molte parti in movimento è essenziale e, insieme a questa organizzazione di alto livello, nasce la necessità di efficienti capacità di gestione del tempo.
Essere in grado di stabilire le priorità e rimanere in attività è ciò che porta a un evento di successo. La gestione degli eventi inizia con il processo di creazione di una visione per l'evento e quindi di vederlo fino all'esecuzione, che richiede creatività e flessibilità.
Poiché la gestione del progetto è un elemento chiave e implica la gestione non solo delle funzioni ma di gruppi di persone, anche le capacità interpersonali sono importanti. L'interazione con individui a tutti i livelli di un'organizzazione fa parte del lavoro e avere abilità comunicative stellari ed essere comodi e di bell'aspetto contribuirà notevolmente allo sviluppo di tali relazioni.