7 consigli per un incontro ben gestito
Dì addio a quelle riunioni noiose e impara come condurre riunioni efficaci che lascino dipendenti impegnati e motivati.
7 suggerimenti per riunioni efficaci
Stabilire l'obiettivo del Meeting
Prima di inviare un avviso di riunione e metterlo sul tuo calendario, chiediti perché vuoi tenere una riunione e determinare l'obiettivo. È un incontro per portare i dipendenti al passo con i cambiamenti di gestione? Stai prendendo una decisione riguardo a un progetto? È una sessione di brainstorming per una nuova strategia aziendale? Assicurarsi che la raccolta di dipendenti in una stanza per la discussione faccia-a-faccia e l'interazione sia necessaria per il tuo obiettivo; se lo scopo della riunione è un aggiornamento di stato, forse l'invio di un'email di gruppo è un modo migliore di utilizzare il tempo di tutti.
Comunicare lo scopo dell'incontro
Quando inviti altri alla tua riunione, sii chiaro sullo scopo dell'incontro. Questo non solo ti manterrà concentrato ma consentirà ai dipendenti di partecipare alla riunione preparata con documenti o con pensieri sull'argomento in questione.
La comunicazione è essenziale per un incontro efficace.
Essere selettivi sui partecipanti
Nessuno apprezza partecipare ad una riunione che non ha alcuna connessione con loro o il loro lavoro. Determina chi ha veramente bisogno di essere lì e perché. Di chi sono i dati necessari? Quali colleghi devono partecipare e probabilmente avranno domande in merito?
Se qualcuno è nella tua lista che deve semplicemente essere informato di ciò che è stato discusso, allora fagli un favore e portali fuori dalla lista. Possono essere facilmente aggiornati con una email di follow-up. Il tempo è prezioso e nessun datore di lavoro vuole avere un impatto negativo sulla produttività perché i dipendenti non partecipano a riunioni inutili.
È necessario creare un ordine del giorno della riunione
Organizzare una riunione senza un'agenda fissa è come salire su una barca a vela e sperare che il vento ti porti dove vuoi andare. Sarai letteralmente perso in mare. L'agenda del meeting ti guiderà verso la tua destinazione finale. Includere argomenti da discutere e chi si occuperà di ciascun articolo se altri vi prendono parte. Invia per email l'ordine del giorno ai partecipanti in anticipo in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e vengano preparati.
Attenersi al proprio piano
Anche l'incontro meglio pianificato andrà storto se la discussione verrà deragliata e si sposterà su argomenti tangenziali. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle riunioni non riesce a raggiungere il loro obiettivo: non stanno andando avanti. All'inizio della riunione, stabilisci le regole di base e una ripartizione temporale specifica per ciascun elemento dell'ordine del giorno e per la riunione generale. Ad esempio, "Grazie per essere venuto oggi. Il tempo di tutti è prezioso ed è il mio obiettivo mantenere questo incontro a meno di un'ora.
Attacchiamo gli oggetti a portata di mano e riserviamo la discussione su altri argomenti per un momento successivo. "Rein in chiunque stia monopolizzando la discussione o introducendo argomenti, non all'ordine del giorno.
Keep Them Engaged
I sussidi visivi fanno molto per tenere tutti concentrati sulla riunione e non sui loro telefoni o l'orologio. Pubblica l'ordine del giorno su una Smart Board nella parte anteriore della stanza. Proietta le immagini su un grande schermo usando un computer; qualsiasi cosa per tenere gli occhi davanti.
Riepiloga la riunione
Mai lasciare una riunione e avere un take-away totalmente diverso dal tuo collega? Assicurati che ciò non accada con la tua riunione inviando un'e-mail a un follow up entro 24 ore. Includere un sommario, evidenziare gli argomenti chiave affrontati, i compiti assegnati e indicare le scadenze. L'invio tempestivo di questo assicura che i partecipanti non si dirigano nella direzione sbagliata.