Individua, registra e proteggi i contenuti digitali della tua attività
È il 21 ° secolo e tutto è digitale, cioè online. Nella tua azienda, hai risorse digitali che forse non hai pensato. Queste risorse, come tutte le risorse aziendali , sono preziose e dovrebbero essere protette.
Cosa sono le risorse digitali?
La tua azienda ha beni - cose di valore. Queste attività comprendono tutto, dai contanti e crediti , attraverso attrezzature e veicoli aziendali, a terreni e edifici.
Il tuo commercialista ha probabilmente incluso il costo e il valore corrente delle tue attività nel tuo bilancio, ma forse hanno dimenticato le risorse digitali.
Le risorse digitali sono beni che esistono online. Alcune delle tue risorse digitali potrebbero esistere sui tuoi server o potrebbero essere "nel cloud". Le risorse digitali includono:
- Foto di lavoro che hai creato. Potrebbero essere le foto della tua azienda o dei tuoi processi aziendali. Questi sono beni perché potrebbero essere venduti.
- Siti Web o blog aziendali . Il contenuto ha un valore e il "look" del sito potrebbe essere prezioso se registrato.
- Processi aziendali (su fogli di calcolo, ad esempio) che i dipendenti hanno sviluppato e che potrebbero essere duplicati e venduti.
- App che la tua azienda ha creato, sia per vendere che per uso personale.
- Gli elenchi di contatti e - mail e gli elenchi di clienti o clienti , incluse le mailing list delle newsletter, hanno valore perché possono essere venduti.
- Gli abbonamenti alle riviste online hanno valore per la durata dell'abbonamento.
- Proprietà intellettuale : materiale protetto da copyright, marchi o marchi di servizio (ad esempio il logo della tua azienda), brevetti. Queste risorse possono esistere in forma cartacea, ma il più delle volte sono solo digitali.
- Prodotti in un negozio online , che fanno parte del tuo inventario commerciale. Dovrebbero essere sotto il tuo controllo, anche se sono archiviati online. Se sei un venditore Amazon , ad esempio, i prodotti potrebbero essere nel loro magazzino, ma ottieni la vendita.
Perché i beni digitali sono importanti?
Come tutte le cose di valore della tua azienda, le risorse digitali sono di grande beneficio per la tua azienda.
- È possibile richiedere le spese relative all'acquisto e all'utilizzo di beni nella dichiarazione dei redditi aziendale. Il costo delle attività a breve termine (forniture, ad esempio) può essere assunto come costo immediatamente, mentre il costo delle attività a lungo termine (quelle che durano almeno un anno) può essere spesato nel tempo (attraverso l'ammortamento o l'ammortamento).
- Puoi vendere molti di questi beni o concederli in licenza mentre li possiedi ancora.
- Le risorse sono preziose per gli investitori o per chi acquista la tua attività . L'importo che qualcuno potrebbe pagare per acquistare la tua attività dipende in gran parte dal valore delle risorse aziendali.
- Alcune risorse digitali, come elenchi di clienti o elenchi di abbonati alla newsletter, sono particolarmente utili per stabilire la buona volontà. Il valore dell'avviamento da un punto di vista contabile e di valutazione si basa su questi elenchi.
- La protezione dei registri contabili e dei dipendenti online significa che sono disponibili per gli audit . Non avere registrazioni contabili significa che potresti non essere in grado di provare le detrazioni di spesa. Non avere registrazioni dei dipendenti può significare che sei a rischio di multe e sanzioni.
Dove comincio a proteggere le mie risorse digitali?
Individua ed elenca Inizia facendo un elenco completo di tutte queste risorse.
Utilizza l'elenco sopra come punto di partenza, ma sii creativo. Pensa a qualsiasi cosa tu abbia online o sul server della tua azienda che potrebbe essere prezioso. Stai cercando cose che sono proprietarie (di proprietà della tua azienda), cose che nessun altro ha e potrebbe desiderare di acquistare - o prendere. Considerare queste risorse digitali come possibili articoli in vendita. Quale vorresti o considereresti prezioso se stessimo acquistando questa azienda?
Stabilire proprietà e valore. Guarda le risorse digitali che hai elencato. Chi li possiede? Prima di poter proteggere queste risorse, è necessario stabilire una proprietà specifica. Ad esempio, puoi provare che la tua azienda è proprietaria di e-mail o liste di e-mail? Verificare con un avvocato per scrivere le politiche che stabiliscono la proprietà.
Anche se può essere difficile impostare un valore specifico per alcune risorse digitali della tua azienda, è una buona idea avere un'idea di quel valore prima o poi.
Sì, il valore di queste risorse digitali potrebbe continuare a cambiare, quando si aggiungono clienti al proprio elenco o pagine al proprio sito Web o si apportano aggiornamenti ai processi, ma è possibile impostare un valore di base tramite la valutazione . Trova un esperto di affari che può darti un preventivo ora. È molto più facile valutare qualcosa che esiste piuttosto che qualcosa che è stato rubato o distrutto da un disastro come un'inondazione o un incendio.
Se hai prodotti che stai vendendo tramite un venditore online come Amazon o eBay, leggi l'accordo per assicurarti di mantenere la proprietà.
Creare accordi di protezione. Proteggi i tuoi beni digitali attraverso accordi con coloro che potrebbero rubarli. Considera che dipendenti, clienti e consulenti firmano accordi di non divulgazione. Questi accordi mettono in guardia gli altri che il furto di risorse digitali potrebbe comportare azioni legali.
Registra la tua proprietà. Molte risorse digitali possono essere registrate, per raccontare il mondo di tua proprietà. Le foto aziendali, i processi e i contenuti di siti Web e blog possono essere protetti da copyright . Le risorse digitali come logo e design possono essere marchi. E non dimenticare i brevetti per i processi.
Pianificare per il futuro. Cosa succede alle risorse digitali della tua azienda se ti succede qualcosa? Includi le tue risorse digitali negli accordi della tua azienda. Ad esempio, le risorse digitali di proprietà di un partenariato devono essere contabilizzate nell'accordo di partnership , insieme ad altre attività. Se hai una piccola impresa individuale o familiare, includi queste risorse nei piani di successione.
Backup! È importante trovare un sistema di backup per proteggere tutte le risorse digitali. Avere un backup di un backup non è folle; Lifewire suggerisce un doppio sistema di backup, utilizzando più dischi rigidi esterni. Potresti anche volere sia il backup del disco rigido che il backup online per essere sicuro.
Infine, stabilire protocolli per la protezione dei beni digitali
Ora che hai configurato il tuo sistema di gestione delle risorse digitali , documentalo. Imposta attività specifiche in corso per backup e timeline per recensioni e aggiornamenti.
Gran parte della tua attività è online; continua a canticchiare bene proteggendo queste risorse digitali online