Decidi se hai davvero bisogno di un incontro
Innanzitutto, decidi se la pianificazione di una riunione è davvero necessaria.
Spesso, pensiamo a un incontro formale come il modo migliore per condividere informazioni o discutere un argomento. Ma se le tue notizie possono essere recapitate via e-mail o in conferenza telefonica, o semplicemente radunando alcune persone nel tuo ufficio per 15 minuti, salta la riunione formale.
Invita solo le persone che hanno davvero bisogno di essere lì
Sei mai stato invitato a un incontro e ti sei chiesto - a metà strada - perché sei lì? Non sprecare il tempo delle persone invitandole a un incontro a cui non è necessario partecipare. Quello non sarà un incontro efficace. È necessario che qualcuno della contabilità sia presente alla riunione per rispondere alle domande sul budget? Quindi invita un individuo dalla contabilità che è adatto per quel compito.
Se un collega o un supervisore deve essere informato su ciò che è stato discusso in una riunione, non è necessario invitarli alla riunione effettiva. Basta preparare un riepilogo della riunione e inviarlo a loro in seguito. Apprezzeranno il risparmio di tempo e avrai la certezza che - poiché metti le informazioni per iscritto - che siano pienamente informate delle discussioni.
Invia promemoria riunione
La vita è impegnata e i calendari vengono rapidamente prenotati con le attività programmate. Invia un promemoria per la riunione successiva due giorni prima della riunione. Ciò confermerà le persone che hanno risposto che sarebbero presenti e ti consente anche di sapere in anticipo se le pianificazioni sono cambiate e i partecipanti chiave non possono effettuare l'ora della riunione pianificata.
Avere un ordine del giorno
Per pianificare riunioni efficaci, è necessario innanzitutto pianificare ciò che verrà discusso. Qual è l'obiettivo dell'incontro? Cosa stai cercando di realizzare? Sviluppa in anticipo un programma per le riunioni e distribuiscilo ai partecipanti. Indicare l'ora di inizio e includere un breve elenco di argomenti da trattare. Non impantanare il tuo incontro con una agenda lunga e eccessivamente dettagliata. Indicare per nome le persone che saranno responsabili della segnalazione di un'area specifica.
Sii chiaro sulle aspettative
Quando invii per la prima volta la notifica della riunione, chiarisci il suo scopo e le tue aspettative. L'incontro ruoterà attorno a una presentazione e i partecipanti dovrebbero essere pronti a prendere appunti? O si tratta di una sessione di brainstorming in cui ci si aspetta che i partecipanti si presentino con idee e suggerimenti?
In alcune culture aziendali, i dipendenti sono riuniti per ascoltare solo e poi tornare alle loro aree di lavoro. In altre società, i dipendenti partecipano liberamente. Negli odierni luoghi di lavoro collaborativi, l'interazione e la condivisione di idee non sono solo benvenute alle riunioni; spesso è lo scopo dell'incontro stesso.
Inizia in orario
Se sei la persona che di solito si presenta per le riunioni in tempo, allora capisci quanto sia frustrante quando l'incontro non va avanti per 15 minuti mentre la gente gocciola nella stanza.
Ciò che inevitabilmente accade è che, andando avanti, tutti sanno che questi incontri non iniziano mai in orario, quindi tutti iniziano a presentarsi tardi. Prendi il controllo del tuo incontro. Inizia subito all'ora di inizio indicata. Chiudi la porta e inizia. Quei ritardatari riceveranno rapidamente il messaggio che arriveranno in ritardo e dovrebbero fare solo quell'errore una volta.
Keep It Short and Simple
La maggior parte delle riunioni è prevista per un'ora quando - in molti casi - saranno sufficienti 30 minuti o anche 45 minuti. Quando viene assegnato troppo tempo, il risultato normale è che il tempo è sprecato. Le persone si attardano dopo che la riunione è finita o trascorrono troppo tempo su un determinato oggetto dell'ordine del giorno. Mantenere riunioni brevi e al punto.
Rimani sull'argomento
Un programma da solo non gestirà la tua riunione in modo efficiente. Attenersi all'ordine del giorno e mantenere le discussioni da vagare sulle tangenti.
Affrontare tutte le domande fuori tema, affermando che si tratta di un argomento per un altro incontro, sarà affrontato in privato o simili. A nessuno piace un incontro in fuga, in cui lo scopo dell'incontro ha preso il sopravvento su altre conversazioni.
Porta riunioni più piccole al di fuori della sala conferenze
Sedersi nella stessa sala riunioni familiare riunita attorno allo stesso tavolo familiare è proprio questo: familiare. Per incoraggiare i dipendenti a interagire, pensare in modo creativo e avere discussioni vivaci, prendere in considerazione l'idea di portare l'incontro fuori dalla sala conferenze standard.
Considera di incontrarti a un tavolo fuori se la sede e il tempo lo consentono. Prova a riunirti in un'area comune con divani e tavolini invece di un grande tavolo da conferenza e sedie girevoli.
Non aver paura di adottare un approccio diverso
Se l'approccio all'incontro non funziona, non aver paura di cambiare rotta. Ad esempio, se una sessione di brainstorming sta dando una stanza tranquilla con pochissimo dialogo, cambia direzione. Sii flessibile e presta attenzione a come procede l'incontro generale.
Usa la tecnologia
Pianificare l'utilizzo della tecnologia per mantenere i partecipanti coinvolti. Nel mondo digitale di oggi, molte persone sono abituate a vedere grafici o video per supportare le parole che ascoltano. Fai appello a questa mentalità e incorpora gli audiovisivi quando pianifichi la tua riunione.
I computer proiettati su schermi di grandi dimensioni e le presentazioni Smart Board che incoraggiano l'interazione sono un cambiamento positivo rispetto alle lunghe presentazioni standard di PowerPoint.
Invia un riassunto della riunione
Entro un giorno dopo l'incontro, invia un breve riassunto di ciò che è stato discusso. Diffondere questo messaggio via email a tutti i presenti, a quelli che non hanno potuto partecipare alla riunione ea quelli che devono essere informati. Includere anche eventuali elementi di azione, specificando chi è responsabile per ciascun articolo e la data di scadenza.