Come preparare una proposta commerciale di pianificazione di eventi
Inoltre, i pianificatori di eventi hanno bisogno di determinate competenze di business per gestire in modo efficace un'attività di pianificazione di eventi.
Uno di questi è sapere come preparare una proposta di business per la pianificazione di eventi, un passo importante nel marketing dei servizi e nella sicurezza dell'attività di un cliente.
Perché ho bisogno di una proposta commerciale per la pianificazione di eventi?
Ecco uno scenario familiare per un organizzatore di eventi: hai un incontro di lavoro con un potenziale cliente per discutere di un evento imminente.
È andata bene. Hai dettagliato la tua esperienza, i servizi di pianificazione degli eventi che hai fornito e spiegato come sei in grado di competere con ciò che il cliente sta cercando. Hai stretto la mano, ringraziato per il loro tempo e poi ... cosa? Il tuo prossimo passo è quello di seguire e inviare al cliente una proposta commerciale di pianificazione dettagliata degli eventi.
Cos'è esattamente una proposta commerciale di pianificazione di eventi?
Una proposta commerciale di pianificazione degli eventi è un documento completo che descrive i servizi che fornirai per un evento. È la brochure della tua azienda, la tua campagna di marketing e il tuo pitch di vendita tutto in uno.
Questa proposta commerciale di eventi dovrebbe presentarti come un professionista esperto e qualificato che è qualificato in modo univoco per eseguire questo evento. Dovrebbe distinguerti dagli altri pianificatori di eventi e stabilirti come qualcuno di cui il cliente possa fidarsi.
Una proposta commerciale di pianificazione degli eventi dovrebbe essere ben scritta, contenere specifiche su quali servizi sono inclusi nella proposta (e quali no), e illustrare come si realizzerà l'evento, fornendo i dettagli necessari in modo che il cliente possa facilmente immaginare ciò che stanno proponendo.
Dagli un tocco personale
Certo, è più facile scaricare un modello per "proposta commerciale" e inserire semplicemente le informazioni mancanti e inviarlo con il tuo biglietto da visita. Ma è davvero questo il modo in cui vuoi rappresentare la tua azienda o i tuoi servizi?
Se non ti prendi il tempo di mettere insieme una proposta di business di pianificazione di eventi ponderata e ricercata per un potenziale cliente, che cosa ne pensi dello sforzo che dovrai fare per un cliente che ti ha già dato un deposito?
La tua relazione d'affari inizia con la prima comunicazione che hai con qualsiasi cliente e le prime impressioni contano. Quindi prenditi il tuo tempo e fallo nel modo giusto. Crea una proposta commerciale di pianificazione degli eventi che sia professionale e personalizzata per l'evento del tuo cliente, un riflesso dei servizi di pianificazione degli eventi professionali, ponderati e unici che offri.
7 cose da includere in una proposta commerciale di pianificazione degli eventi
- Introduzione aziendale - Introduci brevemente la tua attività di pianificazione degli eventi. Discutere del proprio background, delle certificazioni professionali e della durata del proprio business, dell'esperienza pertinente e della propria nicchia particolare se ne avete uno.
- Descrizione dell'evento - Fornire una portata complessiva dell'evento, compresi i dettagli discussi durante la riunione iniziale del cliente , come l'obiettivo dell'evento, le date possibili, le sedi da considerare, il numero di ospiti, ecc.
- Servizi di pianificazione degli eventi da fornire - È molto specifico in questa sezione, elencando tutti i servizi che fornirai per questo evento. Gli articoli in elenco con punti elenco o sottotitoli sono molto efficaci in quanto è un modo semplice per il cliente di vedere la gamma di servizi inclusi. Elenca tutti i fornitori che utilizzerai e tutti i servizi che sono facoltativi per un costo aggiuntivo. È importante essere molto dettagliati in questa sezione in modo che il cliente abbia una chiara comprensione di ciò che è incluso e di ciò che è aggiuntivo.
- Esempi del tuo lavoro - Se hai pianificato un evento simile a quello che stai proponendo a questo cliente, allora questa è la tua occasione per mettere in mostra quelle abilità. Includi foto, schizzi, ritagli di notizie o qualsiasi altra immagine che ti aiuterà a dipingere un'immagine nella mente del cliente di ciò che puoi fare. Questo è un ottimo modo per commercializzare la tua attività di pianificazione degli eventi.
- Costi proposti: articola accuratamente tutti i costi associati alla pianificazione e all'esecuzione di questo evento. Formattare questa sezione come una serie di passaggi guiderà il tuo cliente in tutte le fasi dell'evento, aiutandoli a visualizzare ogni aspetto nel suo svolgersi. Essere specifici all'interno di una categoria generale di costi. Ad esempio, se si dispone di un elemento pubblicitario per la ristorazione, suddividere i singoli costi per il cibo indicando l'importo per persona, il numero di server richiesti e la tariffa oraria, le spese per il noleggio di tabelle, biancheria e così via. Invece di preparare una proposta con un unico cartellino del prezzo in basso, scrivi una proposta dettagliata in modo che il cliente possa capire i costi individuali. Questo è utile per due motivi: ostacola l'inevitabile "shock adesivo" quando tutti gli articoli sono conteggiati e c'è un grosso cartellino del prezzo in basso, e dà al tuo cliente l'opportunità di decidere se il costo per l'ora extra del cocktail vale la spesa.
- Passaggi successivi: nella parte inferiore della proposta commerciale dell'evento, includere tutti i dettagli relativi alla tempistica o ai passaggi successivi. Se l'evento ha una data fissa, assicurati di indicare che un contratto firmato deve essere ricevuto entro una certa data in modo che tu possa pianificare ed eseguire l'evento.
Specificare il deposito richiesto e la data entro la quale deve essere ricevuto.
Informazioni di contatto: assicurati di includere le informazioni di contatto della tua attività commerciale nella parte inferiore della proposta commerciale dell'evento. Elenca il tuo sito web, indirizzo email, numeri di telefono, numeri di fax e indirizzo postale. Allega un biglietto da visita alla tua proposta per una facile consultazione.
Tieni aperte le linee di comunicazione
Dopo aver inviato al cliente la tua proposta commerciale di pianificazione degli eventi, contattaci per informarli che la proposta è in corso. Di 'loro che seguirai tra qualche giorno per vedere se hanno domande. Tieni aperte le linee di comunicazione. Sii reattivo e fornisci attenzione personale. È un indicatore di come si fa affari e si chiude l'affare.