Costi di implementazione di un sistema ERP
Ci sono molte ragioni per cui le aziende iniziano la ricerca di un nuovo software ERP ( Enterprise Resource Planning ). Molte aziende superano i loro pacchetti software di contabilità entry-level, come QuickBooks o Peachtree. Altri scoprono che il loro software esistente non si integra con altri sistemi software di terze parti e crea la necessità di fare più lavoro. Qualunque sia la ragione, la prima domanda che probabilmente chiedi quando acquisti un nuovo sistema ERP è "Quanto costerà?"
Costo totale di proprietà: non dimenticare i costi nascosti
Il costo totale di proprietà include una varietà di costi, non solo le spese di licenza del software. Un white paper dei pannelli ERP indica che ci sono quattro costi per l'implementazione dell'ERP:
- Diritti di licenza del software
- Costi di manutenzione
- Hardware
- Servizi di implementazione
Tuttavia, altri esperti di implementazione suggeriscono che questi costi sono molto più elevati di quelli citati nel white paper dell'ERP. IQMS, che offre sistemi software ERP dal 1989, ha citato numerosi altri costi nascosti nell'esperienza delle implementazioni ERP che i proprietari di aziende dovrebbero prendere in considerazione. Secondo IQMS, i costi totali della proprietà ERP comprendono:
- Costo nascosto n. 1: implementazione
- Costo nascosto n. 2: addestramento
- Costo nascosto n. 3: sviluppo per la personalizzazione
- Costo nascosto n. 4: riprogettazione del processo
- Costo nascosto n. 5: manutenzione
- Costo nascosto n. 6: upgrade
- Costo nascosto n. 7: supporto
IQMS ti consiglia di assicurarti che il tuo fornitore di software includa tutti questi costi nella loro proposta e che tu abbia una buona stima dei costi totali se li stai "mettendo sul tavolo" volentieri per te.
Costi stimati: regole generali
I costi totali di implementazione non saranno mai noti fino a quando non si completa il progetto perché il senno di poi è 20/20. Tuttavia, tale analisi retrospettiva non ti aiuterà a valutare il tuo budget che è stato preparato prima di completare l'implementazione del tuo nuovo sistema ERP.
Anche se non puoi mai sapere con precisione quale sarà il costo finale del conteggio, puoi assicurarti che il tuo budget sia almeno ragionevole. Non vi è alcun peggior sentimento nel mondo degli affari che essere sopra il budget, e molti progetti superano il budget solo perché sono sotto budget. Quindi assicurati di fare alcuni semplici controlli per vedere che tutti i costi sono inclusi, e quindi che i costi preventivati sembrano ragionevoli.
Questo porta alla domanda "Quali sono i costi ragionevoli?" Il miglior consiglio viene da J. Carlton Collins, CPA, che ha scritto che "La realtà è che il costo di implementazione di un sistema software di contabilità di fascia medio-alta sarà in genere da 1: 1 a 2: 1 rispetto al costo di il software."
Questa semplice regola empirica ti può guidare nei costi totali. La mia esperienza è stata che i superamenti dei costi totali sono in genere molto maggiori di quelli di pianificazione, preparazione e test adeguati. Dovresti aspettarti di spendere il 20-25% dei tuoi costi in questa fase di pianificazione e preparazione, e Collins indica che solo il 10% dei costi viene speso per l'effettiva implementazione del software, mentre la parte più importante dei costi di implementazione ERP sono i costi di formazione.
The Take Away
Il punto di partenza è che è necessario considerare che i costi totali dell'implementazione ERP includono tutti i costi e che queste stime dei costi sono ragionevoli se si desidera ottenere un'immagine precisa di ciò che si spenderà sul nuovo sistema.
Dovresti anche dedicare risorse adeguate alla pianificazione, preparazione, test e formazione, perché se non spendi soldi in queste aree, probabilmente finirai per spendere di più per l'implementazione del tuo sistema ERP.
Riferimenti
Costi di implementazione ERP. "Oltre il software: come finanziare il costo dei servizi di implementazione ERP". Sherwood.com. Estratto il 26 agosto 2013.
Spese ERP nascoste. " Perché il prezzo non dovrebbe essere il fattore finale quando si investe nel software ERP di produzione: le spese nascoste spesso presenti nei sistemi ERP a basso costo ". Iqms.com. Estratto il 26 agosto 2013.
Carlton, JC "Costi di implementazione: una discussione sui costi associati all'implementazione di un sistema di contabilità o soluzione ERP". Ricerca ASA. Estratto il 26 agosto 2013.