Di cosa ha bisogno la tua azienda dal software di contabilità per piccole imprese?
Il software di contabilità è un must per qualsiasi piccola impresa per tenere traccia di ricavi, spese, informazioni sui clienti e altri dati finanziari. È anche un ottimo strumento per il processo decisionale, dal momento che rapporti tempestivi e strumenti di analisi del budget forniti con la maggior parte dei programmi di software di contabilità offrono agli imprenditori la possibilità di fare un passo indietro e avere una comprensione generale delle finanze aziendali. Ma in un mare di programmi e marchi di software, come scegliere il software di contabilità giusto per la tua piccola impresa?
Cosa prendere in considerazione prima di acquistare software di contabilità
Poiché il software di contabilità è vitale per la tua piccola azienda, è importante assicurarsi di fare qualche ricerca prima di acquistare un particolare tipo di software di gestione finanziaria o di contabilità. Dare un'occhiata alle esigenze della tua azienda ti permetterà di valutare i requisiti di funzionalità giornalieri di cui hai bisogno. Di seguito sono solo alcune delle cose da fare e da tenere a mente prima di impegnarsi ad acquistare software di contabilità.
Fai un'analisi dei bisogni
Prima di decidere su un particolare programma di contabilità, è necessario condurre un'analisi dei bisogni per valutare le caratteristiche, le funzioni e i rapporti che dovranno essere eseguiti dal programma. Prenditi il tempo per pensare a quali transazioni contabili sono significative per la tua attività in modo da poter scegliere un programma che possa gestirle in modo efficiente. Dovrebbero essere elencati tutti i report che ti serviranno per generare i controlli di cui hai bisogno o l'integrazione che desideri con applicazioni di terze parti.
Questa analisi dei bisogni sarà la base per la quale inizierai il processo di selezione.
Leggi le recensioni del software di contabilità
Leggere le altre recensioni dei clienti sul prodotto ti darà un'idea migliore di ciò che stai acquistando. Molti siti Web di consumatori come Amazon hanno innumerevoli recensioni che discutono facilità d'uso, reporting, supporto, compatibilità del sistema operativo e prezzo.
Trova ciò che si adatta alle tue esigenze
La maggior parte delle piccole imprese può utilizzare immediatamente software di contabilità per piccole aziende come QuickBooks . La maggior parte dei venditori imposta funzionalità di reporting e modelli in modo da poter creare facilmente quasi tutti i report di cui hai bisogno. Tuttavia, è possibile che sia necessario un software specifico del settore, ad esempio un software di contabilità senza scopo di lucro , software di contabilità delle costruzioni o software di contabilità point-of-sale per soddisfare le esigenze di contabilità e reporting esclusive del proprio settore.
Considera la facilità d'uso
Tu o il tuo staff dovrete imparare a usare il software di contabilità che acquistate. È probabile che tu abbia un turnover del personale nel corso degli anni. Pertanto, dovresti prendere in considerazione la scelta di un pacchetto software di contabilità che non solo soddisfi le tue esigenze, ma sia facile da apprendere dato il tempo e le risorse che puoi impegnare a formare i dipendenti su come utilizzare il software. Se hai poche risorse per far funzionare i dipendenti sul tuo programma quando c'è un giro d'affari, scegliere un semplice programma di contabilità facile da usare come QuickBooks o Peachtree può essere la soluzione giusta per la tua piccola impresa. Anche se sul mercato potrebbero esserci programmi di contabilità migliori, la tua piccola impresa non vedrà i benefici di questi programmi se il tuo personale non sa come usarli correttamente.
Pensa al supporto
Sarà necessario decidere quale tipo di supporto si desidera avere per aiutarti a utilizzare il prodotto. La maggior parte dei fornitori offre una gamma completa di opzioni di assistenza disponibili: email, telefono e supporto online. Alcuni fornitori offriranno supporto gratuito se si acquista il programma, mentre la maggior parte offrirà piani di supporto tecnico che è possibile acquistare in aggiunta al programma software di contabilità. Dovresti leggere tutti i forum sugli altri utenti con l'assistenza clienti del fornitore di software che scegli perché non tutti sono stati creati uguali. Alcuni fornitori di software di contabilità forniscono un supporto adeguato, mentre altri no.
Considera la scalabilità
Quanta crescita ti aspetti che la tua attività cresca nel breve-medio termine? Dopo aver elaborato le proiezioni sulla crescita della tua azienda, vorrai vedere quanto è necessario il tuo programma di contabilità per soddisfare questa crescita.
Hai bisogno di un software di contabilità per funzionare anche su laptop, desktop o dispositivi mobili? Avete bisogno di un software di contabilità in grado di funzionare su una rete? Quanto è costoso aggiungere altri utenti al tuo software di contabilità? Dovresti prendere in considerazione queste domande e, se la tua piccola azienda funziona su una rete, è una buona idea contattare un professionista IT per assicurarsi che il software di contabilità scelto sia compatibile con il tuo hardware. Un professionista IT dovrebbe essere in grado di garantire che si soddisfano le specifiche hardware / software, oltre a fare altri suggerimenti di rete che miglioreranno le operazioni dell'azienda.
Hai bisogno di gestione dei documenti?
Alcune piccole imprese vogliono operare in un ambiente privo di supporti cartacei, mentre altre sono più a loro agio con l'essere un po 'fuori moda. Qualunque sia il processo che scegli, dovresti assicurarti che il software sia progettato per soddisfare le tue esigenze. Ad esempio, se si desidera un ufficio senza carta, è necessario verificare le funzionalità di gestione dei documenti del proprio software di contabilità. In alternativa, è possibile acquistare uno strumento di gestione dei documenti di terze parti e verificare se esistono programmi software di contabilità che si integrano con il sistema di gestione dei documenti per semplificare i processi del flusso di lavoro dell'azienda.
Potresti usare la gestione del flusso di lavoro?
Se si sceglie di operare in un ambiente di ufficio privo di supporti cartacei, sarà necessario scegliere un programma software di contabilità che abbia processi di flusso di lavoro incorporati o che consenta di costruirli per soddisfare i processi aziendali. Dal momento che non avrai fisicamente copie cartacee in giro per il tuo ufficio per la revisione e l'approvazione, sarà necessario avere la capacità di progettare i processi di approvazione per attività semplici e complesse come il foglio orario, il fornitore o l'approvazione del controllo.
Considerare le esigenze di sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati contabili è sempre importante perché vorrete assicurarvi che le vostre informazioni personali, le informazioni personali dei vostri dipendenti e le informazioni dei vostri clienti siano protette. Tuttavia, è possibile operare in settori quali l'assistenza sanitaria, dove si hanno requisiti di conformità aggiuntivi come HIPPA. Le sanzioni per queste violazioni possono paralizzare il tuo business, raggiungendo fino a $ 500.000 in alcuni casi. Qualunque sia il livello di sicurezza necessario, è necessario assicurarsi che i progetti siano incorporati nel programma software di contabilità o che sia possibile istituire le necessarie funzionalità di sicurezza in un piano IT per soddisfare tali esigenze.