I registri societari sono quei registri che una società americana deve conservare per dimostrare che sta funzionando nel modo richiesto dall'Internal Revenue Service e dalle leggi dello stato in cui è incorporata l'impresa (costituita come entità aziendale aziendale).
Perché sono necessari i documenti aziendali?
I documenti aziendali sono necessari per dimostrare che la società funziona in modo appropriato secondo quanto richiesto dall'Internal Revenue Service, per dimostrare che la società è un'entità separata e per mantenere lo scudo aziendale dalla responsabilità.
Cos'è un libro dei registri aziendali?
Alcune aziende hanno un "libro" di registri aziendali che include tutti i documenti richiesti. In altri casi, i registri aziendali sono conservati online o in un archivio. I record devono essere in un unico posto e disponibili se l'Internal Revenue Service controlla la tua azienda.
È inoltre possibile mantenere i record aziendali "nel cloud", ma questi record possono includere informazioni riservate e processi proprietari, quindi assicurarsi che il server sia sicuro. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, ha un grande articolo sulla gestione dei documenti che può aiutarti con questo progetto.
Come vengono creati i record aziendali? Chi mantiene i record aziendali?
I registri societari sono generati dal consiglio di amministrazione della tua società. Il consiglio di amministrazione crea documenti quali gli articoli costitutivi della vostra società e i rapporti annuali. Il consiglio di amministrazione crea e modifica anche documenti quali mozioni e verbali nel corso delle riunioni del consiglio di amministrazione.
Il segretario aziendale è generalmente designato per conservare tutti i documenti aziendali. Naturalmente, tutti i record devono essere firmati e qualsiasi azione intrapresa deve avere documentazione. Se la società ha azioni ordinarie, la segreteria aziendale (di solito l'ufficio di questa persona) tiene traccia dei registri azionari.
Il segretario aziendale chiama anche il ruolo in ogni riunione del consiglio, rilevando quali membri del consiglio sono presenti e assenti.
Mantenere un registro delle risoluzioni del consiglio di amministrazione
I consigli di amministrazione approvano le politiche e le risoluzioni globali (decisioni) e non vengono coinvolti nel processo decisionale quotidiano dell'azienda. Una delle attività più importanti di un consiglio di amministrazione è di prendere una decisione. Le risoluzioni sono fondamentalmente documenti che prendono decisioni sul tabellone. Risoluzioni aziendali possono essere fatte su molte questioni, tra cui:
- Registri delle principali transazioni della società
- Approvazioni di contratti
- Documenti di vendita o acquisto di beni immobili (terreni e fabbricati)
- Assunzione o licenziamenti di un gran numero di dipendenti
- Espansione in un nuovo mercato o in una nuova posizione
Tutte queste decisioni e altro ancora devono essere registrate.
Quali altri record dovrebbero essere inclusi?
- Il tuo Statuto e qualsiasi articolo che modifica questo documento. Questi articoli sono archiviati con il tuo stato, ma hai ancora bisogno di una copia dell'originale e di tutte le modifiche.
- Statuto sociale . I regolamenti sono i principi guida che regolano il lavoro del consiglio di amministrazione della società. Lo statuto comprende i doveri degli impiegati societari , le informazioni sulla riunione annuale e le modalità con cui il consiglio di amministrazione definisce le politiche e i voti.
- Verbale di tutte le assemblee degli azionisti e dei direttori, inclusa la riunione annuale
- Relazione annuale
- Un registro azionario per tenere traccia delle transazioni di titoli e della proprietà azionaria.
- Affari societari e risoluzioni fiscali
- Assunzioni e risoluzioni di appuntamenti
- Risoluzioni del conflitto di interessi del regista
- Risoluzioni per prestiti alla e dalla società
- Risoluzioni relative a benefici per i dipendenti e piani pensionistici
- Risoluzioni dei dividendi azionari
Segui la legge dello Stato nella costituzione della tua cartella e nella conservazione dei registri
Mentre crei la tua azienda, dovrai verificare con il tuo stato per assicurarti di seguire le linee guida dello stato per l'organizzazione e la gestione della tua azienda. Tutti gli stati hanno regolamenti specifici che regolano le società. Rivolgiti al segretario di stato del tuo stato o al tuo avvocato per ulteriori informazioni.