I membri del consiglio di amministrazione non possono lasciare che i loro interessi personali interferiscano con le decisioni che prendono come amministratori. Quindi, quasi tutte le società hanno politiche di conflitto di interessi e dichiarazioni che richiedono ai registi di firmare.
Cos'è un conflitto di interessi?
Alcuni esempi di situazioni che potrebbero causare un conflitto di interessi per un membro del consiglio di amministrazione:
- Se il membro del consiglio di amministrazione ha un interesse commerciale esterno in una società che compete con la società in cui è membro del consiglio di amministrazione
- Se il membro del consiglio di amministrazione è a conoscenza di decisioni che possono influenzare il prezzo delle azioni della società
- Se il membro del consiglio è a conoscenza di un'imminente fusione o acquisizione di società o di una vendita.
- Se un membro del consiglio di amministrazione è in una relazione personale con un dipendente della società.
Nota che potrebbe esserci o meno un crimine coinvolto. Di solito è solo l'apparenza di irregolarità o conflitto di interessi che causa problemi.
Quando preparare una politica di conflitto di interessi
Una politica di conflitto di interessi dovrebbe essere preparata dal legale della vostra azienda e firmata da tutti i membri del consiglio di amministrazione al primo consiglio di amministrazione (organizzativo) o quando aderiscono al consiglio.
Nessun membro del consiglio di amministrazione dovrebbe essere autorizzato a servire senza firmare questa politica.
Compiti dei membri del consiglio di amministrazione
Una politica di conflitto di interessi dovrebbe descrivere i doveri dei membri del consiglio di amministrazione:
- Doveri fiduciari, per questioni finanziarie e legali. Le questioni fiduciarie comportano responsabilità per la cura degli interessi commerciali. Questa responsabilità fiduciaria comprende tutte le altre responsabilità del consiglio di amministrazione.
- Il dovere di lealtà, mettendo le responsabilità del consiglio di amministrazione sopra altri interessi esterni
- Un dovere di riservatezza, mantenendo privati i rapporti e le informazioni da riunioni del consiglio di amministrazione e attività aziendali.
Interessi esterni
Le politiche di conflitto di interessi richiedono ai membri del consiglio di rivelare interessi esterni in conflitto con gli interessi dell'azienda. Questi potenziali conflitti di interesse includono relazioni o responsabilità (personali, finanziarie e altre). La politica consente ai membri del consiglio di amministrazione di impedire a un amministratore di partecipare a discussioni, rapporti o votazioni su un problema. Il membro può anche ricusare (scusa) se stesso da tale questione.
Continuo conflitto di interessi
Se un conflitto di interessi è significativo, in corso e inconciliabile, e se ostacola la capacità dell'individuo di adempiere ai doveri della posizione, una politica di conflitto di interessi dà all'organizzazione il diritto di rimuovere la persona dalla posizione.
Politica tipica sui conflitti di interesse
Una politica di conflitto di interessi per un consiglio di amministrazione potrebbe includere:
- Definizioni, come "persona interessata" e "interessi finanziari"
- Discussione sul dovere di rivelare e determinare se esiste un conflitto di interessi
- Procedure per affrontare il conflitto di interessi, dal singolo o dal consiglio
- Cosa succede se il consiglio di amministrazione determina o ha ragionevoli motivi per ritenere che si sia verificata una violazione del conflitto di interessi
- Discussione sulla compensazione del direttore da parte dell'organizzazione e sui suoi effetti sulla funzione di bordo
- Un requisito per la revisione annuale della politica di conflitto di interessi, la divulgazione di interessi esterni e la ri-firma della politica.
Le politiche di conflitto di interessi firmate per ciascun membro del consiglio di amministrazione fanno parte dei registri aziendali e devono essere conservate nel libro o nel fascicolo dei registri societari .