Personalizza le proposte per riflettere su servizi e competenze esclusivi
Saper scrivere una proposta di servizio di pianificazione di eventi è una parte importante della gestione di un'attività di pianificazione di eventi di successo. Qualsiasi azienda che vende un servizio dovrà preparare una sorta di proposta commerciale per presentare la propria azienda e i propri servizi a un potenziale cliente. Ma i servizi di pianificazione degli eventi sono unici e la proposta che crei dovrebbe riflettere i servizi personalizzati che fornirai.
Ecco alcuni suggerimenti facili da seguire per scrivere una proposta di pianificazione dell'evento efficace.
Una proposta di servizio di pianificazione degli eventi
Una proposta di servizio di pianificazione di eventi è una proposta completa che delinea l'evento e i servizi che fornirai. Questa proposta è la tua opportunità di vendere la tua attività, le competenze, le idee e la visione dell'evento a un potenziale cliente. È inoltre progettato per presentarti come la persona migliore per eseguire l'evento, di cui il cliente può fidarsi. Le proposte devono essere ben scritte, accuratamente studiate e fornire i dettagli necessari in modo che il cliente possa immaginare ciò che ha in mente.
Non prendere la scorciatoia
I modelli abbondano per tutti i tipi di documenti commerciali, dalle proposte di servizio e fatture ai registri contabili e note spese. L'utilizzo di questi modelli può sicuramente aiutarti a redigere una proposta in modo rapido ed efficiente. Ma resisti alla tentazione di scaricare un modello generico, riempi gli spazi vuoti e invialo come rappresentazione della tua attività e dei servizi di pianificazione degli eventi.
La tua proposta di evento è un riflesso di te, della tua attività di pianificazione degli eventi e dei servizi che offri. Poiché la pianificazione di un evento richiede la personalizzazione di quell'evento in base alle esigenze e al budget del cliente, la proposta deve riflettere un evento personale e unico. Puoi utilizzare un modello come guida generale per iniziare a scrivere la tua proposta di evento, ma poi personalizzarlo e includere i singoli servizi forniti per ciascun cliente.
Primo passo: il meeting
Il primo passo è incontrare il tuo potenziale cliente per discutere su ciò che hanno in mente per questo evento, quale sia lo scopo, il numero di ospiti e cosa sperano di ottenere. Oltre a data, ora e posizione desiderata, prendere nota di qualsiasi idea riguardante il tema, la ristorazione, l'estetica generale, i colori o l'atmosfera discussi durante questo incontro.
Guida introduttiva alla proposta di evento
Quindi hai avuto un incontro iniziale con il tuo cliente e hai un'idea di cosa hanno in mente per il loro evento. E hai scaricato alcuni modelli generali per iniziare a scrivere la proposta. Ora potresti fissare uno schermo vuoto del computer chiedendoti cosa includere nella tua proposta di pianificazione degli eventi.
Ogni proposta dovrebbe essere scritta pensando al cliente. Ma non limitarti a ripetere tutte le idee che hanno condiviso con te durante la riunione e semplicemente fissare un cartellino del prezzo per i tuoi servizi per fornire esattamente ciò che hanno appena descritto. La pianificazione degli eventi è un'attività di servizi ed è quel servizio, il tocco personale e l'approccio creativo che rendono un evento non solo di successo, ma anche memorabile. E gli eventi che sono memorabili possono fare molto per generare nuovi clienti per il tuo business.
Quindi prepara la tua proposta in un tono e uno stile che rifletta te e la tua attività.
Presenta la tua idea dell'evento in modo tale che sia chiaro al tuo cliente che stai incorporando i loro pensieri, speranze e preoccupazioni nel tuo approccio a questo evento. Capire le esigenze dei tuoi clienti è molto importante e trasmettere questo nella tua proposta può fare la differenza tra loro che assumono te o qualcun altro. Ecco cosa includere in una proposta di servizio di pianificazione eventi:
introduzione
Inizia con una breve introduzione a te e alla tua attività di pianificazione degli eventi. Includere specifiche come la durata della tua attività e il tuo background professionale.
descrizione dell'evento
Questa prossima sezione è un riassunto dell'evento reale. Questo dovrebbe includere i dettagli forniti durante le riunioni come l'obiettivo dell'evento, il periodo di tempo generale, il numero di ospiti e le possibili sedi.
Servizio fornito
Questa sezione è particolarmente importante.
Il cliente dovrà sapere - in particolare - quali servizi fornirai per questo evento. Una lista di controllo con punti elenco è un ottimo modo per mostrare i diversi servizi che sono inclusi. Questo funziona bene per le funzioni più piccole come docce da sposa o cene celebrative ed è facile per il cliente vedere cosa farai e tutti i venditori che userai. Per eventi più grandi che hanno funzioni multiple, come un aperitivo o un pranzo, potresti voler creare sezioni per ogni aspetto dell'evento e quindi elencare i servizi forniti in ciascuna sezione.
Mostra il tuo lavoro
Se hai pianificato eventi simili in passato, includi le foto di questi eventi per mostrare il tuo lavoro. Queste immagini possono letteralmente aiutare il cliente a vedere cosa puoi fare.
Soldi soldi soldi
Mentre il cliente può leggere la tua proposta tenendo conto di tutti i dettagli e le immagini dell'evento che hai immaginato, questa mentalità di solito sposta gli ingranaggi quando si tratta della sezione che parla di soldi. Spesso, è una fermata improvvisa. Per cercare di evitare questo, non cambiare improvvisamente la lingua o il tono della tua proposta a tutti gli affari e fatti.
Denominate questa sezione "Costi proposti" e continuate a guidare il cliente attraverso gli aspetti di questo evento articolando attentamente i costi. Aiuta il tuo cliente a vedere la tua proposta come una serie di passaggi, ognuno con diversi servizi e costi correlati.
Fornire un riepilogo dettagliato che elenca il prezzo per ciascun articolo e il suo scopo. Ad esempio, se noleggi biancheria da tavola, elencala come costo separato. Se si stanno assumendo server, elencare il numero di server, il costo all'ora e il costo totale per la durata dell'evento. Utilizza questo metodo per ogni elemento pubblicitario, descrivendolo in modo che il cliente possa continuare a prevedere l'evento e comprendere il relativo costo.
Solo dopo che queste sezioni sono state suddivise in base ai relativi costi, è possibile raggrupparle nella parte inferiore della proposta per elencare il costo totale dell'evento. Se offri sconti per la prenotazione in anticipo, elencali sotto questo numero finale.
Chiusura
L'ultimo pezzo della tua proposta è un ringraziamento per la loro considerazione. Fornire informazioni di contatto tra cui sito Web, indirizzo e-mail e numero di telefono in modo che i potenziali clienti possano mettersi in contatto con voi per qualsiasi domanda o - ancora meglio - per assumervi per il lavoro.