Sii flessibile
Non chiuderti in date specifiche. Essere disposti a spostare arrivi e / o partenze in giorni o periodi di occupazione più bassi per produrre un tasso migliore.
Fai la tua ricerca
Se un altro grande evento è programmato per accadere durante le tue date, l'inventario delle camere sarà probabilmente basso e le tariffe ad un premio.
Pensa al futuro
Iniziare i colloqui contrattuali con il massimo anticipo possibile. È il mercato di un pianificatore (per ora) e gli hotel sono desiderosi di bloccare le attività future. Ma, tieni d'occhio le previsioni degli hotel. Man mano che i livelli di business si stabilizzano e salgono, anche i prezzi delle camere saranno più alti. Inoltre, assicurarsi di avere la flessibilità necessaria per regolare i contratti a lungo termine per tenere conto di nuovi trend di presenza / prenotazione.
O vivi nel momento
Anche le prenotazioni a breve termine possono produrre risparmi significativi. In questa economia, alcuni hotel offrono sconti ai pianificatori disposti ad ospitare eventi in un breve lasso di tempo.
Rendere più facile
Sii chiaro sul tuo valore e su ciò che vuoi in cambio. Fornire un RFP dettagliato (Request for Proposal) che citi ciò di cui hai bisogno (alloggi, spazio per riunioni e fascia di prezzo), cosa desideri (concessioni) e qual è la tua tempistica per una risposta.
Lascia che sappiano chi sei
Non dare per scontato che gli hotel lo sappiano. Fornisci dettagli sulla tua azienda e sui tuoi partecipanti per mostrare perché tu (e loro) valga lo sforzo, in particolare il rooming e i dati di spesa degli anni precedenti.
Conteggi di consistenza
Sei stato un cliente fedele per anni? Non aver paura di ricordare agli hotel la tua attuale (e futura) dedizione.
Ma non lasciare che questa devozione ti impedisca di fare acquisti in giro per assicurarti di ottenere il miglior prezzo per i tuoi soldi.
Cerca le concessioni
L'hotel non si sposterà sulla tariffa? Forse possono aiutare in altri modi. Richiedi vantaggi come upgrade della camera, tasse resort ridotte, palestra gratuita o accesso WiFi o anche ricevimenti gratuiti. Non saprai cosa potresti ottenere se non lo chiedi mai. Siate cauti, però, nel chiedere più di quanto sia ragionevole per le dimensioni del vostro gruppo e non lasciare che le agevolazioni alle concessioni interferiscano con una relazione altrimenti buona.
Prestare attenzione alla stampa fine
Clausole di abbandono, penali, termini di risoluzione o cancellazione - assicurati di controllare attentamente la piccola stampa. Le multe possono essere cancellate, posticipate o negoziate? Le stanze possono essere rivendute senza penalità?
Sii proattivo
Richiedi il diritto a un controllo in modo da poter controllare l'elenco degli ospiti dell'hotel contro il tuo elenco di partecipanti. È possibile ottenere crediti per i registranti in ritardo, le partenze anticipate oi partecipanti che prenotano fuori dal blocco? Potrebbe anche essere possibile ricevere credito per i frequentatori di convention che vengono "trasferiti" in altri hotel (quando gli ospiti vengono inviati ad altre proprietà a causa di vendite eccessive da parte dell'hotel ospite) o per mancata presentazione.