Avere un piano e attenersi ad esso
Aziende e consumatori stanno scrivendo un nuovo contratto. Riguarda la responsabilità sociale delle imprese e le aspettative dei clienti
La ricerca di Cone Communications, esperti nel marketing di causa, ha rilevato che nove consumatori su 10 si aspettano che le aziende da cui acquistano siano responsabili e che restituiscano alle loro comunità.
Le aziende vogliono vendere i loro prodotti ma vogliono anche essere buoni cittadini aziendali.
Questo è un vantaggio per il marketing legato alla causa , di cui la sponsorizzazione è una parte. Ai consumatori piacciono le aziende che si prendono cura di loro. Quanto è meglio esibire quell'assistenza che aiutare a sponsorizzare il tuo evento?
Ma la mia carità è piccola e locale, si potrebbe dire. È vero, ma le imprese locali e persino gli sbocchi locali delle catene nazionali sono ancora più interessati a costruire una buona volontà proprio dove tu e loro vivete.
Cos'è la sponsorizzazione?
La sponsorizzazione è una strada a doppio senso tra beneficenza e impresa. L'organizzazione di beneficenza viene aiutata dalle spese dell'evento; e l'azienda ottiene esposizione, marketing a basso costo e buona volontà.
Le organizzazioni benefiche che comprendono ciò che spinge le aziende a sponsorizzare possono vincere al gioco di sponsorizzazione.
Come può una piccola carità competere?
I grandi enti di beneficenza nazionali hanno personale assegnato al marketing relativo alla causa , oppure possono assumere consulenti specializzati in programmi di sponsorizzazione.
Ma non disperare se la tua organizzazione è piccola, locale e il tuo staff è per lo più volontario. Puoi ancora ottenere sponsor per il tuo evento.
Sto solo programmando di lavorare nel quartiere.
Pensa a cerchi concentrici di influenza nella tua città o città. Inizia con le persone che conosci bene, lavora nella comunità in cui hai la vicinanza fisica con le imprese e poi affronta il circolo più vasto composto da società che non conosci personalmente ... ancora.
Molte organizzazioni pensano solo al Wal-Mart o al quartier generale aziendale in periferia quando considerano le sponsorizzazioni aziendali.
Quindi, non c'è da meravigliarsi che si scoraggino e ritengono che il sostegno al business degli sbarchi sia una causa persa. Pensa più piccolo, più vicino e alle attività di mamma e papà.
Inizia con il budget dell'evento
Sviluppa un budget per il tuo evento. Quanto costerà la sede? Pubblicità? Impostazione fisica? Luci, microfoni, intrattenimento, omaggi come le magliette? Sicurezza, stampa, cibo e servizio di ristorazione?
Come genererai entrate dall'evento? Farai pagare una quota per persona? C'è già denaro nel budget dedicato all'evento? Alcuni donatori hanno già promesso sostegno?
Quanti sponsor aziendali dello scorso anno hanno firmato di nuovo? Quanto del reddito contribuirà a sostenere l'evento e quanto andrà alla tua causa?
Una volta che hai capito quanti più soldi hai bisogno di aumentare, puoi impostare i livelli di sponsorizzazione per le aziende che ti avvicini. Trova nomi creativi per ogni livello di sponsorizzazione. Evita nomi abusati come Gold, Silver, Bronze. Pensa ai nomi che riflettono la natura della tua carità o della sua missione.
Di quante sponsorizzazioni avrai bisogno ad ogni livello per raggiungere il tuo obiettivo?
Crea diverse sponsorizzazioni a bassi livelli che attirano le piccole imprese, una sponsorizzazione di medie dimensioni per una società più grande e forse una sponsorizzazione sostanziale per un'azienda leader.
Le tue sponsorizzazioni dovrebbero formare una piramide, con diversi piccoli in basso, e meno mentre raggiunge la cima. Puoi anche applicare la piramide del donatore o una carta regalo che funziona così bene per le campagne di raccolta fondi per le sponsorizzazioni degli eventi.
Pianifica di superare il numero di sponsorizzazioni di livello base in modo che se non ne ottieni uno grande, non sarà devastante.
Non dimenticare di compilare un elenco di regali in natura a cui puoi ricorrere se una società preferisce non dare denaro.
Una catena di ristoranti potrebbe voler donare la sede, ad esempio, mentre il tuo deposito di legname locale potrebbe fornire i materiali per il palcoscenico e il fondale.
Assegna a ciascun livello di sponsorizzazione un elenco di come promuoverai lo sponsor prima e durante l'evento.
Questi possono essere loghi nel programma, segnaletica, un tavolo aziendale, comunicati stampa che annunciano la sponsorizzazione, omaggi di prodotti o degustazione di campioni.
Se sei attivo sui social media, assicurati di ostentare questo fatto agli sponsor. Un sondaggio ha rilevato che i benefici digitali si classificano al terzo posto rispetto agli sponsor di oggi, proprio dietro esclusività e segnaletica.
Lascia spazio per essere flessibile. Ogni potenziale sponsor potrebbe avere le sue particolari esigenze di marketing, o desiderare di dare contante e contributi in natura.
Prepara il tuo pubblico / Matrice di corrispondenza sponsor
Prima di chiedere alle aziende di sponsorizzare il tuo evento, pensa al pubblico che il tuo evento raggiungerà. Fai una lista dettagliata.
Raggiungerai le famiglie? Bambini piccoli? Nuove madri, pensionati, persone ad alto reddito, nonni, bambini in età scolare, anziani?
Pensa in grande al tuo pubblico.
Il tuo evento principale potrebbe essere un festival teatrale estivo per bambini dai 6 ai 12 anni, ma pensa a tutti gli adulti che saranno lì con i loro figli.
Non dimenticare i nonni che verranno a vedere i loro nipotini esibirsi, per non parlare dei fratelli più grandi e degli insegnanti che daranno una mano.
Aggiungi i venditori alla tua lista che potrebbero partecipare alla fiera all'aperto che allestirai prima e dopo le esibizioni.
Una volta che hai un elenco di possibili segmenti di pubblico, crea un elenco dei tipi di attività che sono anche interessati a tali segmenti di pubblico.
Certamente, qualsiasi attività commerciale che vende o serve a famiglie o che è educativa può essere interessata.
I ristoranti che dipendono dagli affari di famiglia e che accolgono i bambini sono possibilità. Prendi in considerazione i negozi di abbigliamento e scarpe per bambini, i fast food e i luoghi di intrattenimento come i cinema.
Trova negozi che gestiranno vendite back-to-school, negozi di giocattoli, scuole private e grandi magazzini di tutti i tipi.
Prendi in considerazione tutte le aziende di servizi che sono interessate alle famiglie, come gli uffici di assicurazione auto, gli uffici aziendali con dipendenti con figli e le società che potrebbero essere alla ricerca di opportunità di volontariato per i loro dipendenti .
La matrice audience / sponsor ti aiuterà a identificare le aziende che potrebbero essere interessate a sponsorizzare il tuo evento e ti aiuteranno a costruire il tuo piano di vendita per quelle aziende.
Dovresti chiamare, mail o visitare le aziende?
Alcuni enti di beneficenza pensano di poter scrivere una lettera sul loro evento e sulle opportunità di sponsorizzazione, inviarlo a tutte le imprese della loro comunità e, magicamente, le sponsorizzazioni arriveranno.
Non funziona in questo modo. Pensa alla pila di posta che ogni azienda ottiene. Perché dovrebbe prestare molta attenzione a una lettera o addirittura a un pacchetto di sponsorizzazione completo di una piccola organizzazione non profit locale che chiede aiuto?
Se si invia una lettera, renderla specifica per quella particolare attività e quindi seguire telefonicamente o qualche altro contatto personale.
Non aver paura delle chiamate a freddo. Secondo IEG, un'azienda che aiuta le organizzazioni e gli sponsor a trovarsi, il 55% delle sponsorizzazioni proviene da chiamate a freddo.
Usa le telefonate, le visite, la posta e le e-mail in modo intercambiabile secondo le circostanze. Solo un metodo di contatto non funzionerà. Utilizzare un approccio integrato ed essere sistematico e persistente.
Usa il tuo Inner Circle per trovare i migliori risultati per i potenziali sponsor
Chiedi ai tuoi volontari (specialmente ai membri del consiglio di amministrazione ) se hanno una connessione con un'azienda locale.
Si sentirebbero a loro agio sia per dare un sostegno alla società per il supporto o, almeno, per fornire un'introduzione al decisore? Offri di partecipare a un incontro con il volontario.
Follow-up su tutti questi cavi. Se un volontario dice che contatterà il proprio datore di lavoro o suo cugino che possiede l'ufficio assicurativo, scrivilo e poi seguilo. Il volontario ha fatto il contatto? Quello che è successo? Come puoi aiutare?
Lavora il cerchio geografico che puoi raggiungere fisicamente
Cammina intorno all'area immediata in cui si trova la tua associazione di beneficenza e dove intendi organizzare il tuo evento.
Annota i nomi di tutte le aziende, cerca le loro informazioni di contatto e poi chiamale sul tuo prossimo evento. Stabilire un appuntamento per parlare con loro di persona.
In quell'incontro, crea un piano di marketing per il business. Spiega chi parteciperà al tuo evento, come pubblicizzerai la sponsorizzazione e presenterai i livelli di sponsorizzazione.
Se non si ottiene un impegno a quel punto, lasciare alcuni materiali preparati e il proprio biglietto da visita.
Invia immediatamente una nota di ringraziamento, allegando un altro biglietto da visita e copia del piano di sponsorizzazione. Quindi segui una telefonata una o due settimane dopo. Continuate a farlo fino a quando non pensate che non ci sia alcuna possibilità di supporto da quella attività.
Lavora il tuo cerchio esterno di influenza
Fai una lista di tutte le corporazioni di medie e grandi dimensioni nella tua zona.
Pensa ai grandi datori di lavoro, alle catene di negozi di alimentari e ai punti vendita che fanno parte di una grande azienda.
Chiama le aziende e chiedi chi gestisce il loro marketing, i loro contributi di beneficenza o le loro sponsorizzazioni e come dovresti contattarli.
Chiedi eventuali linee guida che la società ha per richieste di beneficenza. Alcune grandi aziende lavoreranno solo con organizzazioni non profit 501 (c) (3) , ad esempio. Quindi contattare la persona o il dipartimento appropriato nel modo che preferiscono.
L'ufficio aziendale potrebbe volere una lettera inviata a loro, oppure potrebbe avere un modulo online che vuole che gli enti di beneficenza utilizzino. Qualunque cosa sia, segui le istruzioni, ma poi segui una settimana o due per scoprire se l'azienda ha ricevuto le informazioni e cosa dovresti fare dopo.
In ogni punto di contatto, cerca di ottenere un incontro con qualcuno in modo da poter rendere il tuo campo di persona. Preparare un pacchetto di proposte di sponsorizzazione da presentare e lasciare indietro. La proposta può essere semplice o più complessa, a seconda della natura del tuo evento. Ecco un modello di proposta da cui puoi lavorare.
Un affiliato locale di un'organizzazione più grande può indirizzarti alla sede centrale in un'altra città. Non smettere a quel punto. Scrivi o chiama quell'ufficio, indicando che il negozio o l'ufficio locale ti ha inviato.
Le aziende ottengono centinaia di richieste all'anno. La maggior parte non va da nessuna parte semplicemente perché la non-profit non ha continuato a seguire. Quindi non arrenderti.
Anche se questa volta non ottieni una sponsorizzazione, istruirai l'azienda su chi sei e su cosa fa la tua associazione benefica. Ciò preparerà il terreno per il coinvolgimento in una data successiva.
Tieni un registro dettagliato di questi contatti in modo da sapere cosa hai fatto e cosa dovresti fare dopo. Quando ti scoraggi, ricorda che stai costruendo passi verso una relazione futura.
Formalizzare gli accordi di sponsorizzazione e coltivare la relazione
Una volta raggiunto un accordo di sponsorizzazione con un'azienda, invia una lettera di ringraziamento che conferma ciò che ciascuna parte fornirà e quando.
Con il tuo sponsor principale, potresti voler redigere un contratto che specifichi le responsabilità della tua organizzazione e dello sponsor. Invia un'altra nota di ringraziamento quando il contributo è ricevuto.
Invia gli aggiornamenti degli sponsor sulla tua pianificazione durante il periodo che precede l'evento. Assicurati che ricevano le tue newsletter e altre comunicazioni. Invitali a chiamarti in caso di domande. Se lo sponsor chiama, assicurati che le loro domande abbiano una risposta rapida.
Invitare i rappresentanti dell'azienda a partecipare a qualsiasi attività pre-evento, ad esempio una reception o una conferenza stampa per annunciare l'evento. Offri ai tuoi sponsor molta pubblicità ... anche al di là di ciò che richiede il loro accordo di sponsorizzazione.
Assicurati di inviare un invito all'evento a quelle aziende che hanno scelto di non partecipare. Ringraziali per l'esame della tua richiesta e invitali a visitare e godersi l'evento.
Quando un'azienda scopre che il tuo evento ha avuto successo e che altre aziende hanno contribuito a sostenerlo, possono scegliere di diventare sponsor l'anno successivo.
Dopo l'evento, fornire agli sponsor un sacco di documentazione
Vuoi sponsor per tornare l'anno prossimo?
Scatta molte foto all'evento mostrando la segnaletica dello sponsor, i partecipanti che si divertono e le attività che il contributo dello sponsor ha reso possibile.
Invia report su presenze, denaro raccolto e per cosa sono stati utilizzati quei soldi. Organizza i volontari per scrivere note di apprezzamento agli sponsor, inviare certificati di supporto o più copie della tua newsletter che mostrano le foto dell'evento.
Trovare e ottenere sponsor aziendali è un lavoro molto duro, specialmente quando il tuo evento è nuovo.
Ma quel lavoro, se fatto bene, può portare a partnership molto soddisfacenti per il futuro. Come con qualsiasi donatore della tua organizzazione, devi trovare quelle aziende che lavoreranno con te, prendertene cura facendole parte della tua famiglia organizzativa e rendendole felici e coinvolte a lungo termine.
Risorse utili:
- Causa Forum di marketing
- RunWalkRide.com
- SponsorPark
- Consiglio nazionale del non profit