Si prevede che gli organizzatori di eventi e riunioni contribuiscano o scrivano lettere e materiali di invito formali per le riunioni, i viaggi incentive e altri programmi che organizzano. Non deve sembrare un compito travolgente, ma è importante seguire alcuni passaggi per seguire l'etichetta di invito corretta ed evitare di perdere dettagli importanti per i vostri ospiti.
Ecco come:
Crea un tema evento. Prima di scrivere lettere e materiali di invito formali, i pianificatori devono assicurarsi di avere un tema allettante per il programma. Le seguenti domande aiuteranno a iniziare il processo di brainstorming: è una conferenza educativa, un seminario o un viaggio incentive? Dove si svolge? Qual è l'unicità di quella destinazione o sede? Qual è il programma approssimativo per l'evento? Quali sono alcuni degli obiettivi dietro il programma? Perché un partecipante desidera partecipare? Queste domande aiuteranno a stabilire un tema di grande evento.
Crea un invito elettronico. Molte lettere e materiali di invito formali per i principali eventi sono stati spostati sui sistemi di registrazione online a causa del volume di importanti eventi logistici che devono essere acquisiti durante il processo RSVP: ortografia di nomi, informazioni di contatto, requisiti dietetici, accesso per disabilità, esigenze di trasporto, dettagli del programma, informazioni sulle attività e altro. Nota: eventi meno complicati possono utilizzare una singola pagina Web o un'immagine di progettazione grafica inviata tramite e-mail per comunicare i dettagli dell'evento e i contatti RSVP.
Crea un invito stampato. A seconda della natura del tuo programma o evento, l'etichetta di invito potrebbe suggerirti di scrivere lettere di invito formali e note per far sapere ai tuoi ospiti che apprezzi davvero la loro presenza. Questo è diverso dai materiali dell'evento; considera invece un semplice biglietto d'invito che fornisce informazioni preziose ai tuoi ospiti, tra cui l'host e il suo titolo, il tema dell'evento, la data (s) e / o il tempo (s), e un contatto RSVP.
Scrivere inviti per eventi formali. Come parte dell'invito elettronico, dovresti delineare informazioni di alto livello sul programma e sull'evento. Ad esempio, se si tratta di un viaggio incentive o di una conferenza di più giorni, è necessario includere quanto segue: la destinazione, l'hotel principale / sede della conferenza, l'argomento principale, i relatori (inclusi i biografi), il programma, le attività, la logistica e i dettagli sulla registrazione Le lettere e i materiali di invito devono fornire agli ospiti un motivo per partecipare e includere sempre un invito all'azione.
L'etichetta dell'invito inizia con la panoramica destinazione / sede. Quando scrivi lettere e materiali di invito formali, è sempre più sicuro presumere che nessuno sia stato nel luogo in cui stai ospitando il programma. Ciò significa che dovresti scrivere una breve panoramica della destinazione e / o dell'hotel / struttura / luogo in cui si svolge il programma. Se stai pianificando un evento di più giorni, tieni queste informazioni il più alto possibile, ma assicurati che ci siano abbastanza informazioni per fornire all'ospite informazioni dettagliate sul luogo e perché dovrebbero investire il loro tempo lì con te.
L'etichetta dell'invito richiede il programma dell'evento. Se stai pianificando un evento di più giorni come un programma di incentivi, i materiali di invito dovrebbero includere il maggior numero di dettagli possibile in modo che gli ospiti possano pianificare adeguatamente il loro tempo con te. Significa che il tuo invito dovrebbe identificare i metodi e le ore di arrivo in cui dovrebbero partecipare, i tempi per le riunioni di lavoro e le attività (e le scelte di attività), le informazioni sui pasti e le informazioni sulla partenza.
L'etichetta dell'invito richiede descrizioni delle attività. Quando scrivi lettere e materiali di invito formali, fornisci una panoramica delle varie attività per aiutare gli ospiti a determinare meglio ciò che corrisponde ai loro interessi. Il tuo programma di golf è un evento di mezza giornata o giornata intera? Qual è la "classe" di quel fiume rapide galleggiante? Qual è l'altezza in cui stai ospitando l'evento e quanto in alto ti porterà il programma di mountain bike? Qual è il periodo di tempo per un corso di pittura e cosa impareranno?
L'etichetta dell'invito richiede informazioni sulla logistica delle riunioni. Anche in questo caso, supponendo che tu stia ospitando un programma di più giorni, agli ospiti devono essere forniti i dettagli su ciascuno dei seguenti elementi:
- Prenotazioni di volo
- Registrazione degli eventi
- Prenotazioni in camera
- Trasferimenti aeroportuali
- Codice di abbigliamento
- Tempo metereologico
- Procedure di check-in
- Oggetti non rimborsabili
- Contatti dello staff ospitante
Sviluppa l'agenda finale dell'evento. Questo aspetto sarà diverso dai materiali iniziali dell'invito, ma dovrebbe essere fornito agli ospiti invitati all'arrivo o appena prima di partecipare a un evento. Dovrebbe includere una panoramica di ora per ora (va bene combinare ore) su cosa è pianificato quando e dove. Se sono previste più tracce didattiche pianificate contemporaneamente, è utile delineare tali tracce in gruppi in modo che i partecipanti sappiano quali argomenti sono pianificati quando e dove.
Crea la lettera di benvenuto dell'evento. Molti pianificatori lottano con quali informazioni dovrebbero o non dovrebbero includere nelle lettere di benvenuto. Il miglior consiglio è di mantenere il messaggio di benvenuto semplice e di far sapere agli ospiti che sono accolti e apprezzati. Il galateo d'invito suggerisce che la lettera debba essere firmata dall'host ufficiale dell'evento.
Uno degli oggetti di invito all'evento più trascurati è l'avviso di partenza. Come parte della lettera di benvenuto e di eventuali regali di arrivo, è importante allegare dettagli su come gli ospiti partiranno.
Crea carte menu. Sia che stiate pianificando una colazione, un pranzo o una cena, gli ospiti apprezzano sempre le carte del menu che descrivono le voci del menu per ogni corso del pasto. Dà loro qualcosa di cui parlare quando si riuniscono con gli altri al loro tavolo e permette ai camerieri di ottenere rapidamente le scelte di menu da parte degli ospiti, contribuendo a mantenere il programma in pista. Nota: se stai pianificando una sorpresa speciale durante il pasto, come ad esempio un dessert a tema per un intrattenimento unico, è utile tenere gli elementi fuori dalla scheda del menu per migliorare l'effetto speciale.
Crea carte regalo apprezzamento. Che si tratti di un regalo di arrivo o di un regalo di un cuscino, ogni regalo di apprezzamento dovrebbe avere la sua nota informativa. È un'opportunità per rafforzare i messaggi di "ringraziamento" e far sentire i tuoi ospiti davvero speciali. È utile incorporare formulazione e messaggi che riflettono il tema dell'evento stesso.
Crea avvisi di partenza individuali.
Il giorno prima della partenza, consegnare le comunicazioni alle camere degli ospiti che ricordano loro quando partiranno, compreso il numero del volo e l'orario di partenza. Fornisce l'opportunità di correggere eventuali errori dell'ultimo minuto che potrebbero essere stati trascurati durante la pianificazione della logistica.
Suggerimenti:
- Assicurati di avere un grande designer grafico e un processo di registrazione online. La sfida ancora oggi è che esistono molti diversi sistemi di registrazione online degli eventi , ma richiedono una grande quantità di personalizzazione o l'utilizzo di sistemi di terze parti è ancora considerato un po 'costoso in base all'invito. Ecco perché molti pianificatori fanno ancora affidamento sui loro strumenti e risorse locali.
- Trovati un grande negozio di articoli di cancelleria. Sebbene le organizzazioni si stiano spostando sempre più verso l'uso di forme di comunicazione elettroniche, ciò non sostituisce l'impatto che gli inviti stampati e i materiali per gli eventi forniscono. Cerca articoli di cancelleria che si adattino al tema dell'evento e vari stili di carta e dimensioni per creare più interesse e drammaticità. I tuoi ospiti noteranno lo sforzo.
- Crea un modello e replicalo da lì. I pianificatori dovrebbero creare un modello di lettere e materiali di invito e semplicemente aggiornare nuovi eventi dai modelli di programmi ed eventi precedenti. Ovviamente, nuovi elementi decorativi, grafica, testo, ecc. Devono essere selezionati e utilizzati, quindi ogni volta viene richiesta una certa quantità di personalizzazione.