Le lettere di raccolta dovrebbero fare due cose: mantenere la buona volontà del cliente e aiutarvi ad essere pagati. Sai che una lettera sta funzionando quando invii una serie di lettere e il tuo telefono squilla mentre i pagamenti iniziano ad arrivare per posta.
Se invii una serie di lettere e non c'è risposta, è l'ora delle nuove lettere di raccolta.
Per comprendere le migliori pratiche di creazione di lettere, di seguito è disponibile una lettera di raccolta esemplare.
Un esempio di quando utilizzare una lettera di raccolta
Le vendite non sono state quello che erano l'anno scorso in questo momento. Frank scosse la testa mentre esaminava il vecchio bilancio di prova stampato, sapeva di dover affrontare un lavoro scomodo che ora era una necessità se voleva rimanere in affari.
Con la raccolta di lettere scritte da un esperto che lo guidava, sapeva solo cosa fare. "Invia prima piuttosto che dopo", aveva comandato l'esperto. Frank ha preso la sua pila di fatture scadute e ha iniziato a inserire le informazioni sui clienti nei modelli delle lettere di ritiro. Mentre Frank si faceva strada tra i pali, la sua fiducia crebbe con l'idea di essere pagato quel denaro che gli era dovuto.
Lettera di raccolta del campione
8 gennaio 2018 Franchi Plumbing N. conto o numero fattura: 123 Saldo o Scaduto Saldo: $ 100,00 Caro Jim, Questo è un promemoria per cui il saldo del tuo conto di $ 100,00 era scaduto dal 28 novembre 2008. Si prega di pagare questo importo oggi, ho allegato una busta di pagamento con timbro per la vostra convenienza. Grazie per il tuo pagamento. Cordiali saluti, Frank Smith Franchi Plumbing |
Suggerimenti per la lettera di raccolta
Come potete vedere dalla lettera di raccolta di esempio sopra, le lettere di raccolta più efficaci sono brevi, precise e facili da leggere. Cerca di evitare parole e frasi lunghe o confuse. La lettera più diretta porta a meno equivoci. La tua lettera di ritiro dovrebbe:
- Dì la ragione della tua lettera nella prima frase
- Spiega di più sulla prima frase della tua seconda frase
- Suggerisci una soluzione
- Grazie al destinatario
La tua lettera di ritiro è un riflesso della tua attività, quindi tienila professionale e assicurati di firmare personalmente ogni lettera. Ricorda che la tua lettera è per convincere qualcuno a mandarti dei soldi. La tua formulazione e il tuo tono sono fondamentali, specialmente se si tratta di un cliente con cui vuoi continuare a fare affari. Presuma sempre che il cliente pagherà.
Racchiudere una busta per il pagamento è anche una buona idea. Se è possibile includere la spedizione sulla busta di pagamento, è meglio. Più è facile per il cliente effettuare il pagamento, maggiori sono le possibilità di essere pagati.
Michelle Dunn aiuta le aziende che vogliono avere clienti che pagano in tempo o in anticipo, lavora con aziende che stanno lottando con clienti che pagano in ritardo o non pagano. Michelle ha oltre 21 anni di esperienza nella raccolta crediti e crediti, è l'autrice di "Diventa lo Squeaky Wheel, una guida per crediti e collezioni per tutti" e molti altri libri e possiede una conoscenza approfondita e un intero kit di strumenti di prodotti e servizi che può fare una grande differenza per la tua azienda.
A cura di Alyssa Gregory