L'organizzazione è la chiave per una conferenza di successo
La pianificazione della conferenza è diversa da altri tipi di pianificazione degli eventi e include passaggi aggiuntivi.
Le conferenze tendono ad essere eventi su larga scala che in genere richiedono un anno o più per pianificare. La tua lista di cose da fare potrebbe includere la selezione di un luogo, la prenotazione di camere d'albergo, l'impostazione della registrazione online, la messa in sicurezza degli oratori, l'organizzazione di suite di ospitalità, l'hosting di una sala mostre, la programmazione di riunioni, la gestione di cibo e bevande e altro ancora. Preparare una guida alla pianificazione di una conferenza ben organizzata che illustra i passaggi è un must per qualsiasi pianificatore di conferenze di successo.
I seguenti passaggi ti aiuteranno a preparare una guida alla pianificazione della conferenza che servirà da piano per pianificare qualsiasi conferenza. Personalizza e modifica la guida in base all'evento che stai pianificando e tienilo a portata di mano. Una volta preparato e utilizzato correttamente, diventerà presto il più prezioso strumento di pianificazione della conferenza.
Inizia con le basi
La prima parte della guida alla pianificazione della conferenza dovrebbe includere le nozioni di base relative alla conferenza:
- Data e ora dell'evento
- Luogo dell'evento (se noto)
- Scopo dell'evento
Includere tutti gli altri elementi conosciuti, come date alternative o numero di partecipanti.
Qual è il piano?
Prima di iniziare a pianificare i vari elementi di una conferenza, devi capire quali sono questi diversi elementi e dove si inseriscono nello schema generale del tuo evento.
Quindi estrai penna e pad o siediti davanti al computer e inizia a scrivere tutto ciò che ti viene in mente. Non preoccuparti di elencare le cose in ordine di importanza o in qualsiasi tipo di sequenza cronologica. Quello verrà dopo. Al momento, essenzialmente realizzerete una versione molto lunga ma semplice della vostra lista di cose da fare, che sarà suddivisa in diversi componenti standalone da gestire singolarmente durante il processo di pianificazione.
Questa sezione può elencare uno dei seguenti:
- Selezione della sede
- Selezione dell'hotel
- Spazio per riunioni
- Suite di ospitalità
- Sala per esposizioni e cabine per conferenze
- Cerimonia d'apertura
- Registrazione degli speaker / degli espositori
- Registrazione del partecipante
- L'organizzazione del viaggio
- Badge del partecipante
- Programma di eventi
- Cibo e bevande
- Audiovisivo
- Personale in loco
Prendi un po 'di tempo in più nella compilazione di questo elenco in modo da non tralasciare nulla e andare avanti e aggiungere qualcosa che si presenta in seguito. Non essere sopraffatto dalle molte aree di responsabilità elencate; lo scopo qui è quello di pensare a tutto ora in modo da poter pianificare e gestire ogni articolo in modo efficiente.
Seleziona una sede
Una volta stabilito il momento in cui tenere la conferenza e aver compreso lo scopo generale dell'evento, il passo successivo è selezionare una sede.
A seconda delle dimensioni della conferenza, è possibile selezionare una sede per tutte le esigenze della conferenza, dalla sala mostre alle sale riunioni, sale per banchetti e camere d'albergo. Se la conferenza è troppo grande per essere ospitata in una sede, cerca una sede che si trovi in prossimità di hotel o ristoranti esterni, in modo che i partecipanti alla conferenza non debbano viaggiare troppo lontano per passare da un evento di conferenza a un altro.
Pensa alla registrazione del partecipante
In che modo i partecipanti si registreranno per questa conferenza? Come riceveranno la conferma della registrazione? Come verranno generate e distribuite le etichette nome alla conferenza? La guida alla pianificazione della conferenza includerà le risposte a tutte queste domande e dovrebbe essere aggiornata una volta che la registrazione della conferenza è in corso.
Se si prevede che un evento attiri grandi folle, allora un sistema di registrazione per le conferenze online è la strada da percorrere.
Il sistema può elaborare pagamenti , tenere traccia delle registrazioni e organizzare altre informazioni pertinenti e assistere nella generazione di report.
Espositori e sale espositive per conferenze
Le aree espositive sono una caratteristica comune delle conferenze, offrendo agli sponsor e ai venditori l'opportunità di affittare spazi per promuovere i loro prodotti e servizi. Questa è anche un'opportunità per l'ospitante della conferenza di generare entrate se la funzione espositiva viene effettivamente promossa e ben accolta. A seconda delle dimensioni della tua conferenza, la gestione degli espositori e della sala espositiva richiederà tempo e risorse aggiuntivi, quindi pianifica di conseguenza.
Come notato sopra, i sistemi di registrazione delle conferenze online sono il modo migliore per tenere traccia delle registrazioni, quindi se vi state aspettando un numero elevato di espositori, considerate di incorporare la registrazione degli espositori nel vostro sistema di registrazione dei partecipanti. Gli espositori avranno anche bisogno di quanto segue:
- Badge per espositori
- Mappa della sala espositiva per conferenze con i numeri degli stand elencati
- Manuali per allestire stand allestiti e abbattere
- Esporre contratti di stand
- Elenco dei fornitori in loco disponibili per assistere con i noleggi e i servizi di esposizione
Come pianificatore di conferenze , sarai responsabile dell'assunzione di sicurezza per garantire la sicurezza dei materiali situati nella sala delle esposizioni.
Pianifica i dettagli della conferenza
Con alcune delle maggiori responsabilità affrontate, come la selezione della sede della conferenza e la registrazione dei partecipanti, è possibile spostare l'attenzione sulla pianificazione dei dettagli della conferenza. Come nel caso della pianificazione di un evento di qualsiasi natura, l'organizzazione è fondamentale così come l'attenzione ai dettagli.
Ora è il momento di tirare fuori quella lunga lista di cose da fare che hai messo insieme all'inizio del processo di pianificazione della conferenza. Guardare attraverso l'elenco e apportare modifiche o aggiunte, se necessario, per riflettere gli ultimi compiti e responsabilità. Quindi metti questi articoli in ordine cronologico, iniziando con gli articoli che possono o devono essere completati con largo anticipo. Per esempio:
- Prenota un blocco di camere d'albergo
- Prenota spazio espositivo
- Ricerca sistemi di registrazione delle conferenze online
- Pianificare il piano di marketing della conferenza
Inizia dall'inizio e vai da lì. Per ogni dettaglio che deve essere curato, includere un follow-up per assicurarsi che i contratti siano firmati e ricevuti. All'avvicinarsi della data della conferenza, i tuoi elementi di azione includeranno attività a breve termine come:
- Seleziona combinazione di colori e decorazioni
- Fai composizioni floreali
- Scegli il menu
- Organizzare il trasporto aeroportuale per gli altoparlanti o i VIP
Considera la tua guida alla pianificazione della conferenza come manuale di riferimento per tutto ciò che è incluso nella pianificazione di una conferenza, non importa quanto piccola. Questa guida diventerà rapidamente uno strumento inestimabile che non solo ti manterrà organizzato e nei tempi previsti, ma calmerà i nervi man mano che la grande data si avvicina e ti chiederai se hai dimenticato qualcosa.