È essenzialmente la conferenza prima della conferenza.
Per coloro che non possono pianificare riunioni frequenti, una riunione pre-conferenza può sembrare scomoda o imbarazzante in un primo momento perché potrebbe includere nuovi termini o lingua, come "evento riprendere" o "ordine evento banchetto".
Che cosa dovrebbero aspettarsi i pianificatori di eventi da un preconcetto?
Un pre-con è un incontro che si svolge con venditori di eventi e fornitori in cui è pianificato l'evento o il programma. Si svolge di solito uno o due giorni prima dell'evento effettivo ed è diverso dal walk through che si verifica il giorno di un evento.
Alcune persone possono associare incontri pre-con a pianificare conferenze, convegni, congressi e programmi di incentivi più grandi. Tuttavia, è anche comune tenere una riunione pre-con per seminari e altri eventi speciali.
Cosa aspettarsi durante una riunione pre-con
La riunione pre-con consente al pianificatore di eventi di rivedere tutta la logistica finale per un determinato programma con il team di gestione dei fornitori coinvolto nel programma.
In genere, una riunione pre-con è coordinata e pianificata dal responsabile dei servizi di conferenza della sede. Lui o lei inviterà i manager di varie aree coinvolte nell'evento a rivedere la logistica del loro particolare ruolo per un evento.
Questo è un momento eccellente per l'incontro o l'organizzatore di eventi per stabilire un rapporto con tutti i soggetti coinvolti.
Durante la fase preliminare, è opportuno che l'organizzatore di eventi evidenzi alcuni degli obiettivi chiave dell'evento, incluse importanti informazioni sull'organizzazione che ospita l'evento, i messaggi chiave trasmessi all'evento e importanti VIP.
Pre-Con è il momento giusto per rivedere il ripristino dell'evento
Un evento resume è anche conosciuto come specifiche di evento. Include tutte le informazioni rilevanti su un programma o un evento, inclusi dettagli sul programma stesso. Questi articoli possono includere alcuni o tutti i seguenti elementi: date, orari, contatti, profili dei partecipanti, contatti di emergenza, cibo e bevande, trasporto, informazioni sulla spedizione, fatturazione, audio / video e altre esigenze speciali.
Ogni responsabile di reparto rivedrà la propria comprensione dell'evento , compresi i dettagli rilevanti e le proprie procedure operative tipiche. Esamineranno anche la loro comprensione del contratto dell'evento e le informazioni precedentemente condivise sugli ordini di eventi del banchetto.
I pianificatori di eventi e riunioni dovrebbero ricordare di porre domande dettagliate relative alle specifiche dell'evento durante questo periodo, come i livelli di personale e i nomi dei contatti chiave durante l'evento reale da tutte le aree rappresentate. Gli elementi chiave della discussione pre-con possono includere una revisione di:
- Requisiti di cibo e bevande
- Requisiti dell'elenco di rooming degli ospiti (se appropriato)
- Requisiti dell'esposizione di conferenze e fiere commerciali
- Requisiti della sala riunioni e dello spazio espositivo (planimetrie)
- Requisiti tecnici, come elettrico e telecomunicazioni
- Dettagli sul posizionamento della segnaletica
Questo è il momento ideale per apportare modifiche all'ultimo minuto. Sebbene a loro non piaccia sempre, la maggior parte dei venditori e dei fornitori si aspetta cambiamenti ragionevoli (e irragionevoli). Naturalmente, se il preconcetto è programmato durante un periodo in cui è in corso l'installazione, prendere in considerazione la possibilità di eseguire un'ispezione preliminare della stanza per assicurarsi che tutto funzioni regolarmente.