Rendetelo breve ma invitante
Mim Carlson e Tori O'Neal-McElrath, autori di Winning Grants, Step by Step , sottolineano che la lettera di presentazione dovrebbe:
- presenta la tua organizzazione alla persona giusta;
- assicurare al finanziatore che questo progetto ha il supporto del tuo consiglio di amministrazione ;
- e dichiari ciò che chiedi ... quanto e per cosa.
Quando includi una lettera di presentazione?
Utilizzare una lettera di accompagnamento per le proposte alle corporazioni e fondazioni, ma non per le domande di sovvenzione federali o statali. Quei finanziatori vogliono solo ciò che chiedono. Raramente chiedono una lettera di copertura.
Attributi di una buona lettera di presentazione
La tua lettera di presentazione dovrebbe essere:
- breve
- arrivare al punto rapidamente
- non dovrebbe solo ripetere le informazioni contenute nella proposta
- dovrebbe dire al lettore quanto bene capisci il finanziatore e in che modo la tua sovvenzione soddisfa i requisiti del finanziatore
Beverly A. Browning, l'autrice di Grant Writing for Dummies , suggerisce di scrivere la lettera di accompagnamento dopo aver completato l'intera proposta e quando si è in uno stato d'animo riflessivo. Browning dice:
"Mentre consideri il tuo grande risultato (la richiesta di finanziamento finita), lascia che la parte creativa, il lato destro del tuo cervello, dia un calcio e colleghi i tuoi sentimenti di realizzazione alla persona che contribuirà a realizzare i tuoi piani."
Formattare la tua lettera di copertura
Segui questi principi fondamentali e non puoi sbagliare:
- Utilizza la carta intestata della tua organizzazione. Mettere la stessa data sulla lettera di accompagnamento che si trova sulla domanda di sovvenzione compilata. Questa è la data in cui invierai la proposta di sovvenzione al concedente. L'uso della stessa data rende coerenti tutti i documenti del pacchetto di proposte.
- Per l'indirizzo interno (nella parte superiore della lettera) utilizzare il nome e il titolo della persona di contatto o della fondazione, seguito dal nome, dall'indirizzo, dalla città, dallo stato e dal codice postale della fonte di finanziamento. Controlla queste informazioni con una telefonata o un'email. Tali informazioni cambiano frequentemente, quindi assicurati di avere il nome e l'indirizzo correnti. Inoltre, quando invii una richiesta di sovvenzione elettronica , potresti non conoscere un nome particolare.
- Nel tuo saluto, usa "Caro" più il titolo personale (Sig., Sig.ra, Sig.ra, Dott., Sig., Ecc.), Seguito dal cognome. È fondamentale che tu indirizzi la lettera a una persona in particolare. Chiama la fondazione o l'ufficio aziendale per assicurarti di avere la persona giusta e il titolo personale corretto. Questi dettagli possono sembrare poco importanti, ma contano.
- Il tuo primo paragrafo dovrebbe essere breve e mirato. Presenta la tua organizzazione (il suo nome legale) e comunica al finanziatore quanti soldi stai richiedendo e perché. Includi una frase o due su ciò che fa la tua organizzazione, quindi includi un punto basato sulla ricerca che mostra che c'è bisogno di ciò che fa la tua organizzazione.
- Scrivi uno o due paragrafi più brevi. Indica lo scopo del tuo progetto e come si adatta alla missione del finanziatore o alle priorità di finanziamento. Includi il fatto che il tuo consiglio di amministrazione supporta pienamente il progetto.
- Termina la tua lettera con un paragrafo riassuntivo. Aggiungi cosa può significare questa partnership di finanziamento per il pubblico target del tuo progetto. Potresti voler includere anche un invito per una visita al sito.
- Usa una chiusura come "Cordiali saluti".
- La lettera dovrebbe essere firmata dal direttore esecutivo o dal presidente del consiglio, o da entrambi. Sotto la firma, digitare il nome del firmatario, l'iniziale centrale, il cognome e il titolo del lavoro. Sebbene l'ED o il presidente del consiglio di amministrazione debbano firmare la lettera, includere le informazioni di contatto della persona migliore per rispondere alle domande alla fine dell'ultimo paragrafo.
- Nella parte inferiore della lettera, includere la parola "ENCLOSURE" (in maiuscolo).
Quanto dovrebbe essere lunga la lettera di presentazione?
La maggior parte degli esperti suggerisce di limitare la lettera di accompagnamento a una pagina con tre o quattro paragrafi. Dal momento che il lettore ha tutta una proposta per attraversare, non vuoi renderlo impaziente di dover leggere una lunga lettera di copertura.
Il tono e le specifiche della tua lettera di presentazione possono variare a seconda che tu sia stato invitato a presentare una proposta completa dopo aver inviato una lettera di richiesta (LOI) , o se questo progetto è il primo approccio della tua organizzazione a questa particolare fondazione.
Esempio di lettera di accompagnamento
Mary Smith, PhD
Responsabile del programma
Fondazione comunitaria
4321 Common Lane
Qualche città, YZ 55555
Caro Dr. Smith:
Il centro per anziani di Some City richiede rispettosamente una sovvenzione di $ 50.000 per il nostro progetto pilota di sensibilizzazione della comunità latina senior.
Come il più grande centro per anziani di Any County, che serve oltre 450 anziani ogni giorno, siamo consapevoli dei cambiamenti demografici nella nostra area di servizio. E ci impegniamo a crescere e ad adattare il nostro centro per soddisfare le esigenze emergenti. Il progetto pilota per la comunicazione di comunità latina senior ci consentirà di condurre uno sforzo di un anno per determinare se il nostro centro può efficacemente:
- fornire un accesso completo ai servizi sanitari e sociali agli anziani delle comunità latine servite dal nostro centro, e
- innalzare e integrare pienamente la competenza culturale del consiglio, dello staff e dei volontari del centro cittadino di Some City.
Il nostro consiglio di amministrazione è entusiasta di questo programma e ansioso di lanciarlo affinché possiamo diventare il centro più inclusivo e culturalmente competente per gli anziani di tutte le nostre comunità che necessitano di questi servizi. Se alla fine del nostro anno pilota scopriamo che questo programma ha successo, il nostro consiglio si è impegnato a includere una parte delle spese annuali del progetto nel nostro budget operativo annuale in modo che il programma diventi parte integrante dei nostri servizi principali .
Attraverso questo progetto, il Centro diventerà il riferimento principale dato da Health Access Latinos, Families of Any County e tre cliniche della comunità all'interno di un raggio di quindici miglia del nostro centro. Accetteremo anche i referenti degli anziani di lingua spagnola da qualsiasi altra agenzia di comunità nella nostra area di servizio immediato.
Grazie per l'esame della nostra richiesta. La prossima settimana ti ricontatteremo per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere, nonché per sapere se potremmo incontrarti con te per discutere i meriti della nostra proposta. Nel frattempo, in caso di domande, non esitate a contattare Connie Jones, il nostro direttore dello sviluppo, al numero (555) 555-5555, x555 o cjones@scsc.org.
Cordiali saluti,
Jane adorabile
Direttore esecutivo
ALLEGATO
* Lettera ristampata (con modifiche) con il permesso di Winning Grants, Step by Step , Seconda edizione, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 modi per rovinare la tua lettera di copertura
- Scrivere troppo. Una lettera di presentazione non è una tesi, né è una proposta completa. Tenerlo breve e al punto Suggerimento: qualcuno lo ha letto. Lo capiscono?
- Usando grandi parole . Se sei stato a scuola, hai imparato a scrivere in modo complicato. Non farlo qui. Non stai cercando di impressionare qualcuno con la tua erudizione. Vuoi solo dichiarare il tuo caso nel modo più naturale possibile. Se non sai quando stai complicando la tua scrittura, usa un'app come Hemingway. Ti dirà quando le tue frasi sono difficili da leggere e quando sei troppo prolisso.
- Fare errori grammaticali . Se non sei sicuro della tua grammatica, non correre rischi. Utilizzare il controllo grammaticale in WORD e, inoltre, eseguire la bozza tramite un'app come Grammarly. Esiste una versione gratuita, ma la versione a pagamento va ben oltre il tipico controllo grammaticale necessario.
Come puoi far risaltare la tua lettera di presentazione?
Triste a dirsi, ma la tua proposta di sovvenzione può essere tra le centinaia o le migliaia che una fondazione tipica vedrà durante un anno medio. La tua lettera di accompagnamento può fare la differenza nel fare il taglio al prossimo passo verso il finanziamento. Ma come puoi farlo risaltare?
Beh, non provare nulla di "carino". I funzionari della Fondazione non saranno impressionati. Ma puoi includere un paragrafo sul motivo per cui la tua organizzazione è quella che può compiere al meglio questa missione. Indagare le organizzazioni della concorrenza e valutare solo come e dove eccellere. Potrebbe essere nella forza del tuo staff e dei volontari, la tua esperienza con questo particolare problema o il supporto della comunità che ti piace.
Non è necessario menzionare i nomi dei concorrenti o criticarli. Basta evidenziare i tuoi punti di forza. Questo sarebbe un buon momento per consultarsi con gli altri in ufficio. Fai entrare alcune persone e fai un brainstorming su come la tua organizzazione non profit eccelle.
risorse:
Storytelling per Grantseekers , seconda edizione, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Acquista da Amazon.
Sovvenzioni vincenti passo dopo passo: la cartella di lavoro completa per pianificare, sviluppare e scrivere proposte di successo, 4a edizione, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Acquista da Amazon
Grant Writing for Dummies , 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Acquista da Amazon