Come conservare un log delle miglia per richiedere le spese di autoveicolo

by Susan Ward

Devi avere un diario di bordo per dimostrare le tue richieste di spesa per l'automobile

Se hai utilizzato uno o più dei tuoi veicoli per guadagnare un reddito d'impresa nell'ultimo anno, puoi richiedere le relative spese come spese aziendali sulla tua imposta sul reddito negli Stati Uniti e in Canada utilizzando un registro dei percorsi. ( Quali spese di autoveicolo è possibile richiedere l'imposta sul reddito? Dettagli quali spese è possibile richiedere e come rivendicarle.) Ma come sempre, se si desidera detrarre tali spese, è necessario essere in grado di dimostrare la vostra richiesta con prove nel forma di un libro di registro di distanza in miglia dell'automobile.

Come mantenere un registro chilometraggio

Sia l'Internal Revenue Service (IRS) che l'Agenzia delle Entrate del Canada (CRA) dichiarano che mantenere un registro accurato dei viaggi d'affari mantenuto per un intero anno è la prova migliore che si può avere per sostenere le richieste di rimborso degli autoveicoli.

Le seguenti informazioni devono essere registrate nel giornale di bordo ogni volta che il veicolo viene utilizzato per scopi commerciali:

l'appuntamento,
il punto di partenza,
la destinazione,
lo scopo del tuo viaggio;
il veicolo che inizia il chilometraggio,
il chilometraggio finale del veicolo,
le miglia totali (o chilometri in Canada) guidate.

Esempio di registro delle miglia

I log di chilometraggio sono in genere disponibili presso i negozi di forniture per ufficio oppure è possibile utilizzare il seguente modello che può essere copiato in un documento di Word, Excel o simile selezionando il testo e utilizzando copia / incolla (utilizzando Windows, delinea il testo da selezionare con il mouse e premi CTRL-C per copiare e CTRL-V per incollare).

**Chilometraggio del veicolo / Registro delle spese Anno__________ Contachilometri del 1 gennaio _____________**
Data	Inizio chilometraggio	Fine chilometraggio	Chilometraggio totale	Scopo commerciale	Parco $	pedaggi $	Altro $

Monitoraggio automatico delle percorrenze

L'immissione manuale delle informazioni di viaggio in un registro è noiosa, soprattutto se si fanno molti viaggi di lavoro. Fortunatamente ci sono diverse applicazioni di monitoraggio del chilometraggio disponibili per gli smartphone Apple e Android che fanno uso dei telefoni GPS per tenere traccia di ogni miglio / chilometro percorso per motivi di lavoro.

Con un piccolo contributo mensile, l'app registra i dati del tuo viaggio d'affari e ti consente di scaricare un riepilogo delle miglia con la dichiarazione dei redditi. Alcune delle più popolari app per il monitoraggio del chilometraggio includono:

MileIQ (IOS e Android)
Log spese miglia (solo IOS)
TripLog (IOS e Android)

Uso professionale contro personale

Sia l'IRS che il CRA sono attenti alle pretese eccessive per l'uso commerciale di veicoli personali - la rivendicazione della maggior parte o della totalità del chilometraggio del veicolo per uso aziendale è un modo sicuro per attirare l'attenzione delle autorità fiscali e un eventuale controllo . (Vedi 10 Red Flags che renderanno la tua piccola azienda canadese controllata ).

Pertanto, quando arriva il momento di richiedere le spese aziendali per l'autoveicolo, dovrai sapere quante miglia o chilometri non legati al business hai guidato, e il modo più semplice per farlo è capire quante miglia o chilometri totali hai guidato nel corso dell'anno confrontando la lettura del contachilometri del veicolo alla fine dell'anno fiscale a ciò che era all'inizio dell'anno.

Quindi, una volta ottenuti i dati per l'anno, per calcolare le spese per i veicoli a motore , è necessario calcolare tutte le miglia / chilometri percorsi per uso aziendale nel corso dell'anno.

Il tuo uso personale è quindi il chilometraggio totale per l'anno meno il chilometraggio aziendale.

Buone notizie per i contribuenti canadesi: è possibile utilizzare un registro di distanza in miglia CRA semplificato come prova

L'Agenzia delle Entrate del Canada consente ora alle piccole imprese di ridurre il registro dei loro registri e di utilizzare un registro dei campioni di tre mesi per estrapolare l'uso aziendale per l'intero anno.

Per utilizzare un giornale di bordo semplificato:

È necessario aver precedentemente mantenuto un registro delle miglia per un anno completo per stabilire l'uso commerciale di un veicolo di un anno di riferimento.
Devi aver conservato questo diario di bordo per un anno intero nel 2009 o in un anno successivo.
L'uso commerciale del veicolo per l'anno in cui si utilizza il registro semplificato deve corrispondere al 10% dei risultati del proprio uso aziendale del veicolo registrato per l'anno di riferimento.

Il CRA afferma anche che le imprese dovranno dimostrare che l'uso del veicolo nell'anno di riferimento rimane rappresentativo del suo normale utilizzo.

Essendo tutte queste cose vere, è possibile conservare un registro per soli tre mesi e quindi calcolare l'uso aziendale del veicolo moltiplicando l'uso aziendale determinato nell'anno di riferimento in base al rapporto tra il periodo di campionamento e il periodo dell'anno di riferimento , utilizzando questa formula:

(Periodo anno campione% ÷ Periodo anno base%) × Anno base annuale% = Uso aziendale annuale calcolato

Si noti che per fare ciò, si dovrà sapere qual è la percentuale di utilizzo aziendale per il particolare periodo di tre mesi dell'anno che si sta utilizzando come anno base in modo da poterlo confrontare con il nuovo periodo dell'anno campione.

Quindi, se, ad esempio, ho tenuto un registro di chilometraggio CRA semplificato per gennaio, febbraio e marzo dello scorso anno fiscale, ho anche bisogno di sapere qual è la mia percentuale di utilizzo aziendale del mio veicolo in gennaio, febbraio e marzo durante il mio anno di riferimento quando ho tenuto un registro delle miglia per l'intero anno.

Ecco un esempio:

Supponiamo che abbia conservato un diario di bordo semplificato per i primi tre mesi dell'anno e che il mio uso commerciale della percentuale di veicoli sia del 64%.

Torno al mio log di chilometraggio completo per l'intero anno fiscale 2015, che ho scelto di utilizzare come anno base, dare un'occhiata ai record di gennaio, febbraio e marzo e scoprire che il mio uso commerciale della percentuale di veicoli durante quel tempo era del 68%. La mia percentuale di utilizzo del mio veicolo per scopi commerciali per l'intero anno base è stata del 70%.

Quindi, applicando la formula per estrapolare i miei tre mesi di dati nel mio diario di bordo semplificato per coprire l'intero anno:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Quindi il 65% è l'uso aziendale annuale della percentuale del veicolo che sto rivendicando utilizzando i miei dati del diario semplificato - una cifra che sarà accettabile per l'Agenzia delle Entrate del Canada perché rientra nell'intervallo di variazione consentito del 10%.

Per maggiori dettagli sulla richiesta di spese commerciali relative all'utilizzo del veicolo per guadagnare reddito, vedere Quali spese di autoveicolo è possibile richiedere imposte sul reddito in Canada?