Software e app che aiutano a gestire le tue ricevute
Se la stampa delle ricevute cartacee sta sbiadendo o sei stanco di stare al passo con la raffica di fogli di carta infilati in scatole da scarpe o cartelle di file, è ora di entrare nell'era digitale. Memorizzare e trovare tutte le ricevute, oltre a organizzarle in bollettini di spesa, è molto più semplice se trasformi la carta in file digitali.
Un altro vantaggio del passaggio al digitale è che puoi trovare facilmente la documentazione della ricevuta quando ne hai bisogno effettuando una ricerca basata su parole chiave che riconosci come generi alimentari, hotel, gas, manutenzione auto e così via.
Sia che tu voglia archiviare le ricevute nel cloud, utilizzare un'app mobile o scannerizzare e archiviare le tue ricevute, una qualsiasi delle seguenti opzioni ti aiuterà a ottenere le note spese più velocemente, alle spese deducibili dalle tasse dei documenti, a tenere i registri assicurativi o a gestire le ricevute per qualsiasi ragione. (Vale la pena notare che le opzioni di app online e mobile generalmente utilizzano la sicurezza a livello di banca).
01 - Servizi cloud per organizzare le ricevute online
Ecco le nostre scelte per le app online che organizzano le ricevute e ti consentono di creare rapidamente note spese, quando e dove ne hai bisogno. Queste applicazioni offrono una varietà di modi per acquisire le tue ricevute, tra cui e-mail, SMS, fotocamera del tuo smartphone e altri. Alcune di queste applicazioni dispongono di strumenti incorporati di reporting delle spese e opzioni per l'esportazione in software come Quicken, Quickbooks, Freshbooks o Excel.
02 - App mobili per organizzare ricevute e rapporti spese
A causa dei costanti miglioramenti della tecnologia mobile (comprese fotocamere su iPhone, tablet e dispositivi mobili Android), l'utilizzo di un'app mobile per ricevere organizzate le ricevute e le note spese è molto più conveniente rispetto all'utilizzo di un desktop o di un software online.
Le app mobili possono archiviare i dati del rapporto spese nel cloud, risparmiando spazio sul dispositivo mobile e alcuni funzionano con un'app online. Alcuni offrono un processo completamente automatizzato importando i dettagli direttamente dalle carte di credito o dalle scansioni dei telefoni cellulari e possono generare report dettagliati sulle spese, tra cui classificazione dei costi, data, fornitore e altre informazioni pertinenti. La migliore notizia è che è tutto pronto per te. Ecco quattro ricevute che organizzano app mobili che ci piacciono.
03 - Software di scansione della ricevuta
Se hai tonnellate di ricevute da organizzare per ottenere il rimborso delle spese, dei documenti fiscali o delle assicurazioni di back up e hai bisogno di un modo rapido per completare i resoconti delle spese, ci sono alcune buone opzioni di software desktop per Mac e Windows che possono essere utilizzate con il tuo attuale scanner. Ci sono anche piccoli scanner mobili che puoi acquistare per il tuo tempo lontano dall'ufficio. Innanzitutto, avviare il software ed eseguire le ricevute attraverso lo scanner che è alimentato da una connessione USB al computer. I dati vengono estratti dalla ricevuta nel software e una copia della ricevuta viene salvata. La maggior parte delle volte non è nemmeno necessario inserire o correggere alcuna informazione.
Se questa soluzione ti sembra la soluzione giusta, controlla cinque pacchetti di scanner e software per la gestione delle ricevute e delle note spese.