Mantieni le tue ricevute organizzate per tasse, assicurazioni e note spese
Hai un sacco di ricevute da organizzare e gestire prima ancora di poter pensare di rimborsare le tue spese? O forse hai bisogno di loro per documentare le tue spese fiscali o per sostenere una richiesta di risarcimento. Ecco alcune fantastiche opzioni software che possono aiutarti a organizzare quelle ricevute utilizzando uno scanner per documenti se stai cercando un modo più semplice e veloce.
NeatReceipts Mobile Scanner e sistema di archiviazione digitale
Lo scanner mobile e il sistema di archiviazione digitale NeatReceipts sono costituiti da uno scanner compatto e leggero, dal software per organizzare ricevute e altre immagini digitali, un cavo USB e accessori per l'archiviazione di viaggi e desktop.
Il software NeatReceipts organizza ricevute, documentazione fiscale, biglietti da visita e documenti, e fa tutto separatamente, quindi è facile individuarli quando ne hai bisogno. Le ricevute possono essere stampate, inviate per e-mail o esportate in una varietà di formati, tra cui PDF, OFX e QIF.
02 - Shoeboxed
Scansiona le tue ricevute e inviale elettronicamente a Shoeboxed per organizzarle e memorizzarle online.
Shoeboxed può integrarsi con QuickBooks Online sotto determinati piani, e anche la spesa di grafici e diagrammi di analisi è disponibile online. Ci sono anche app gratuite per iPhone, iPad e Android che offrono funzionalità come la possibilità di utilizzare il GPS integrato del telefono per monitorare con precisione il chilometraggio e per acquisire le immagini ricevute utilizzando la fotocamera dello smartphone.
Le "buste magiche" di Shoeboxed sono buste gratuite che puoi riempire di ricevute, biglietti da visita e altri disordine di carta, quindi spedirle per posta. Ciò ti evita di doverle scansionare. Shoeboxed lo farà per te, scansionandoli in file digitali e rispedendoti gratuitamente le copie cartacee.
Le ricevute possono anche essere importate automaticamente dalla tua email se usi Gmail di Google. In caso contrario, è ancora possibile inviare le ricevute via email a Shoeboxed in modo che possano essere rintracciate.
Shoeboxed può esportare dati in Quicken, Excel e in formati file CSV o PDF.
Ci sono tre piani principali di Shoebox da scegliere:
- Lite : fino a 50 documenti al mese per un utente
- Classico : appropriato per i proprietari di piccole imprese, 150 documenti al mese, buste magiche prepagate (solo USA) con ritorno documenti e integrazione con QuickBooks Online. Per un massimo di due utenti
- Affari : stesse offerte classiche, ma con 500 documenti al mese e fino a tre utenti.
C'è anche un piano gratuito ma molto piccolo con un limite di cinque documenti al mese, oltre a un piano aziendale di grandi dimensioni per 1.000 documenti al mese. Ogni piano offre un periodo di prova gratuito.
Visioneer RoadWarrior
Visioneer RoadWarrior è un software per la ricezione delle ricevute con un piccolo scanner portatile alimentato tramite USB in grado di scansionare una pagina in pochi secondi. RoadWarrior utilizza Kofax Virtual ReScan o la tecnologia VRS per migliorare la scansione e il software organizza scansioni ricevute e documenti. Le immagini di ricevuta possono essere salvate in formato PDF ricercabile o come documenti Word, Excel o WordPerfect. Anche i biglietti da visita possono essere scansionati.
Rack2-Filer
Il software Rack2-Filer è in bundle con Fujitsu ScanSnap S1300i e scansiona ricevute e altri documenti per l'archiviazione digitale in formati come Microsoft Word, DOCX o Adobe PDF. Organizzare scansioni e documenti scansionati in Rack2-Filer in archivi virtuali ed e-binder, che possono essere sfogliati sfogliando le pagine.
- Se lavori con e-binders, evidenzia le informazioni e aggiungi fogli divisori, collegamenti ipertestuali o note adesive.
- La ricerca di Rack2-Filer controlla ogni documento, comprese le note adesive e i titoli dei raccoglitori, per parola, frase o numero.