Quali pianificatori di eventi pubblici possono imparare dalla città di Chicago
Le organizzazioni di quartiere nelle città di tutta la nazione ospitano eventi pubblici e comunitari speciali come festival all'aperto, fiere di strada e carnevali. Molti di questi eventi pubblici, in particolare quelli di successo, diventano festività anticipate e talvolta un punto di orgoglio per la comunità ospitante. Mentre ci sono aspetti della pianificazione e dell'esecuzione degli eventi che sono condivisi tra tutti i tipi di eventi, dai matrimoni alle conferenze aziendali , gli eventi pubblici tendono ad avere i propri bisogni e le proprie sfide. Uno di questi unici fattori di pianificazione degli eventi pubblici sta funzionando e ricevendo il permesso dalle agenzie governative.
A volte il modo migliore per imparare è semplicemente saltare dentro. Altre volte, vale la pena imparare dalle lezioni e dalle esperienze degli altri. In questo caso, impareremo dalla città di Chicago. Con esperienza nell'organizzazione di circa 350 eventi speciali in tutta Chicago, l'Ufficio degli eventi speciali del Sindaco ha creato la sua Guida alle risorse per gli eventi speciali e il Pacchetto di permessi per eventi speciali , che include idee pratiche che altre città potrebbero desiderare di integrare nei loro eventi della comunità. Ecco i suggerimenti migliori per pianificare eventi di successo della comunità dai maestri stessi.
01 - Avere un processo di applicazione formale
A Chicago, il codice comunale richiede alle organizzazioni che desiderano ospitare un evento comunitario di presentare un'applicazione formale che accetti determinate linee guida sugli eventi, come ad esempio:
- Nessuna tassa può essere addebitata per l'ammissione (impostare un importo di donazione)
- I venditori di generi alimentari devono avere una licenza e possedere una certificazione
- I venditori di alcolici devono essere autorizzati (solo birra e vino)
- I venditori di merchandise devono essere autorizzati
- L'Autorità di transito di Chicago deve essere informata
Avere un processo di richiesta formale per eventi speciali pubblici e comunitari può ridurre il carico di lavoro e semplificare le approvazioni, il che è un vantaggio per tutti.
02 - Richiedi un permesso per eventi speciali
Oltre alla procedura di richiesta dell'evento, la città di Chicago richiede anche che gli organizzatori inviino una richiesta speciale per i permessi di eventi, che comporta i propri requisiti quali:
- La domanda deve essere presentata almeno 45 giorni prima dell'evento
- Le domande devono essere autenticate
- Gli organizzatori devono produrre un certificato di assicurazione per $ 1 milione in responsabilità civile commerciale che nomina la Città di Chicago come assicurato supplementare
Mentre a prima vista potrebbe sembrare che Chicago crei un bel po 'di burocrazia da saltare quando si tratta di eventi della comunità, senza rendere le domande troppo difficili, la città ha assicurato che tutti gli eventi pubblici soddisfino i loro requisiti - molti dei che riguardano la sicurezza.
03 - Richiedi una mappa degli eventi con l'autorizzazione
Come parte di una richiesta di permesso per eventi speciali, gli organizzatori devono inviare una mappa degli eventi che identifica le aree di chiusura delle strade e il piano di reinstradamento. Dovrebbe prendere in considerazione gli spazi pubblici del garage, l'accesso carrabile e lo spazio della corsia dei vigili del fuoco. Deviazione segni e barricate devono essere conformi ai requisiti della città, e gli organizzatori sono tenuti a ottenere questi materiali direttamente. I seguenti elementi sono presi in considerazione quando si rilascia un permesso:
- Sicurezza pubblica
- Prossimità di un altro evento nella zona allo stesso tempo
- Emissione precedente di un permesso per un altro evento nella stessa mappa di posizione
04 - Richiede i permessi della tenda e del tettuccio
A Chicago, le tende o i baldacchini che sono più grandi di 240 piedi quadrati negli eventi pubblici richiedono permessi dalla città. Se più grande di 600 piedi quadrati, i disegni devono essere timbrati da un architetto o ingegnere strutturale autorizzato e devono essere presentati i piani di uscita e di emergenza, compresi i segnali e l'illuminazione. Se la dimensione supera i 4.000 piedi quadrati, la richiesta di permesso deve essere presentata dalla società responsabile della costruzione della struttura. Questo processo garantisce che le misure di sicurezza vengano prese sul serio.
05 - Richiedono collaborazioni con funzionari di pubblica sicurezza
Eventi speciali a Chicago devono coinvolgere sia la polizia che i vigili del fuoco. Gli organizzatori devono incontrare il comandante della polizia (e / o il suo rappresentante) per affrontare questioni come una corsia di marcia per veicoli di emergenza, piani di sicurezza e posto di comando designato all'evento. Gli organizzatori dovrebbero designare un individuo che funga da collegamento con il dipartimento di polizia, i vigili del fuoco, le strade e i servizi igienico-sanitari, l'ufficio degli eventi speciali e altri. Aiuterà ad avere una persona esperta ed esperta nella tua squadra che funga da punto di coordinamento per tutti questi dipartimenti pubblici.
06 - Fornire una lista di controllo del codice di sicurezza antincendio
Gli organizzatori di eventi all'aperto e di festival a Chicago ricevono una checklist e sono tenuti a soddisfare determinati requisiti del codice di sicurezza antincendio, tra cui:
- Le tende devono essere fatte di materiale ignifugo (certificazione richiesta)
- Gli estintori sono richiesti in ogni cabina
- Le file di sedili temporanei devono ospitare da 5 a 14 persone (massimo)
- I posti a sedere temporanei devono essere di almeno 36 pollici
- I liquidi infiammabili non devono essere immagazzinati in alcuna tenda, tettoia o cabina
- Non è consentito accumulare spazzatura
- I cavi elettrici devono essere bloccati e si consigliano più prese
- Si raccomandano corsie antincendio per i veicoli di emergenza (corsia dei vigili del fuoco di 10 piedi)
- Per i membri dello staff sono raccomandati corsi base di RCP e di primo soccorso
Esperti o nuovi pianificatori di eventi pubblici apprezzano tutti una buona lista di controllo.
07 - Garantire pratiche di manipolazione alimentare sicure
La città di Chicago richiede che i venditori partecipino a una lezione del Dipartimento della Salute prima di inviare qualsiasi domanda. Inoltre, i venditori devono ottenere una formazione e certificazione per i servizi igienici in estate (offerta dall'associazione dei ristoranti dell'Illinois). L'ufficiale sanitario, che determina se un venditore riceverà un permesso per l'operazione, mantiene l'autorità di sospendere qualsiasi permesso in qualsiasi momento.
La città delinea regole dettagliate per alimenti, contenitori, etichette, protezione alimentare, igiene personale del personale, attrezzature alimentari, rifiuti, costruzione di stand e materiale tossico. Richiede inoltre ai venditori di partecipare a un seminario obbligatorio di igiene.
In una nota correlata , le licenze per liquori devono essere ricevute 20 giorni prima dell'evento.
08 - Avere un piano per contrattare i servizi urbani
Gli appaltatori pubblici o privati devono essere assunti per una serie di servizi, tra cui la pubblicazione di cartelli di divieto di parcheggio , le barricate, i rimorchi, i bidoni dei rifiuti, i tamburi di riciclaggio, i rivestimenti, lo spazzamento, la raccolta dei rifiuti, i servizi elettrici e / o le apparecchiature audio. A Chicago, il Dipartimento di Strade e Servizi Sanitari è disponibile a fornire tali servizi con una tariffa oraria programmata in base alle competenze.
Inoltre, è richiesto un programma di riciclaggio come parte del pacchetto di permessi speciali per eventi a Chicago. Con l'aumento della popolarità degli eventi verdi , questa non è una cattiva idea!
09 - Richiedi permessi animali
Se gli animali sono coinvolti nell'evento in qualsiasi modo, la città di Chicago richiede che il nome di un veterinario locale che sarà presente all'evento deve essere presentato con l'applicazione dell'evento. Questa persona sarà responsabile della fornitura di animali malati o feriti. Inoltre, la commissione per la cura e il controllo degli animali può ispezionare gli animali prima del loro utilizzo in attività pubbliche.
10 - Gestisci segnaletica e promozione degli eventi
Gli organizzatori di eventi pubblici a Chicago hanno l'opportunità di ottenere un'esposizione aggiuntiva agli eventi con banner di palo leggero. Naturalmente, la città gestisce queste richieste richiedendo che gli organizzatori completino una richiesta di banner che include una copia della grafica per banner proposta, la data dell'evento e qualsiasi altro aspetto significativo della richiesta. Il dipartimento di strade e servizi igienico-sanitari gestisce questo tipo di richieste.