Scopri cosa fanno i sistemi di informazioni contabili
Sistemi di elaborazione elettronica dei dati (EDP)
La maggior parte delle aziende, ad eccezione dei più piccoli, utilizza sistemi computerizzati, chiamati anche sistemi di elaborazione elettronica dei dati (EDP).
Questi sistemi gestiscono ogni fase del processo contabile dalla registrazione della transazione finanziaria alla preparazione dei rendiconti finanziari. Le aziende stanno migliorando costantemente la loro tecnologia dei sistemi per rimanere competitivi e rimanere conformi al Sarbanes-Oxley Act del 2002 . Anche le aziende più piccole possono scegliere di utilizzare sistemi come Quickbooks .
Nozioni di base sulle transazioni commerciali e sui processi aziendali
Per capire come funzionano questi sistemi di informazione contabile, è necessario comprendere i termini contabili di base "transazioni commerciali" e "processi aziendali". Soprattutto, è necessario capire in che modo le transazioni e i processi aziendali si uniscono per generare report finanziari. Per quanto riguarda i sistemi informativi contabili, le transazioni commerciali possono essere suddivise in diversi tipi di processi aziendali:
1. Entrate e processi, sistemi e controlli di ritorno
Le transazioni commerciali che rientrano in questi processi aziendali sono grandi volumi di vendite giornaliere, resi e transazioni di afflusso di denaro .
2. Spese e processi, sistemi e controlli di ritorno
Le transazioni commerciali che rientrano in questi processi aziendali sono grandi volumi di spesa, rendimenti e transazioni di uscita di cassa. Anche le operazioni di acquisto di buste paga e di immobilizzazioni rientrano in questa categoria.
3. Processi, sistemi e controlli di conversione
Le transazioni commerciali di questa categoria sono materie prime e transazioni in corso d'opera.
4. Processi, sistemi e controlli amministrativi
Le transazioni commerciali che sono amministrative sono investimenti, prestiti e transazioni in conto capitale.
Tutte queste transazioni commerciali generano account T impostati nei processi, nei sistemi e nei controlli della Contabilità generale . Dal libro mastro generale, vengono elaborate le dichiarazioni finanziarie interne ed esterne. I report finanziari interni potrebbero rappresentare un programma di invecchiamento per i crediti o un report sullo stato dell'inventario delle vendite. Le relazioni finanziarie esterne sarebbero il conto economico , il bilancio e il rendiconto finanziario .
Tipi di sistemi informativi contabili
Esistono più tipi o categorie di sistemi di informazione contabile. Ciò che l'azienda utilizza dipende dal tipo di attività , dalle dimensioni dell'azienda, dalle esigenze dell'azienda e dalla raffinatezza del business:
Sistemi manuali
I sistemi di informazione contabile manuale sono utilizzati principalmente da piccole imprese e attività domestiche. Se un sistema è interamente manuale, richiederebbe quanto segue: documenti di origine , contabilità generale , giornale generale e riviste specializzate o riviste sussidiarie di cui potresti aver bisogno.
Sistemi legacy
I sistemi legacy sono spesso presenti nelle aziende esistenti e sono stati utilizzati prima che la tecnologia dell'informazione diventasse tanto sofisticata come oggi. Anche se i sistemi legacy possono sembrare obsoleti, presentano alcuni vantaggi decisivi per l'azienda. Contengono preziosi dati storici sull'azienda. Il personale dell'azienda tende a sapere come usare il sistema e capirlo. Un sistema legacy è stato solitamente personalizzato in base alle esigenze specifiche di un'azienda individuale. Non troverai questo tipo di personalizzazione nei pacchetti di software di contabilità generici.
Sfortunatamente, anche i sistemi legacy presentano svantaggi significativi. Spesso non hanno documentazione. Di solito è difficile trovare parti di ricambio perché l'hardware e il software potrebbero diventare obsoleti. Anche il linguaggio del computer utilizzato dai sistemi legacy è solitamente una lingua più vecchia.
La maggior parte dei sistemi legacy è stata costruita da zero.
Sostituzione di sistemi legacy
È possibile sostituire completamente il sistema legacy con un nuovo sistema aggiornato. Questa è una soluzione piuttosto costosa. Puoi anche aggiornare il tuo sistema legacy. Puoi usare una procedura chiamata screen scraping, che è una tecnica che prende i dati visualizzati sullo schermo del computer e li traduce in modo che una nuova applicazione possa leggerli. È anche possibile configurare un sistema di integrazione di applicazioni aziendali. Questo tipo di sistema collega in rete le diverse applicazioni del tuo sistema legacy, come inventario, libro paga e altro.
Se sei una SMB, a meno che tu non sia la più piccola varietà hone-based, vorresti che il tuo sistema di informazioni contabili fosse aggiornato per mantenerti competitivo nel tuo settore. Ci sono molte opzioni tra cui scegliere.