Per molte aziende, il dipartimento contabilità fornitori non riceve molta attenzione a meno che qualcosa non vada storto. Tuttavia, c'è molto da guadagnare dal dipartimento contabilità fornitori che è ben gestito. Viceversa, ci sono molti problemi che possono derivare da uno che si limita a zoppicare. Questo dipartimento ha spesso un enorme effetto sul flusso di cassa di un'azienda e ci sono opportunità che possono essere acquisite o perse approfittando degli accordi di pagamento con i fornitori.
Un dipartimento di contabilità clienti ben gestito dovrebbe essere in grado di usufruire degli sconti sul volume e degli sconti per i pagamenti anticipati, nonché di determinare il modo migliore per mantenere la maggior quantità di denaro disponibile per un'azienda per altre spese e investimenti. Questo dipartimento dovrebbe anche essere in grado di garantire che i fornitori soddisfino i loro obblighi sulla base di accordi e contratti, quindi se non vengono soddisfatti gli standard di volume o di qualità, i problemi vengono risolti e vengono intraprese azioni correttive appropriate.
Problemi comuni di contabilità fornitori
Sebbene ci siano numerose opportunità per tagliare i costi e liberare denaro, ci sono anche una serie di ostacoli che le imprese devono affrontare nel tentativo di raggiungere questi obiettivi. Lo studio sull'ottimizzazione dei pagamenti per i conti di Canon del 2014 ha rilevato che l'elaborazione della carta era una delle maggiori fonti di problemi per molte organizzazioni, con il tempo necessario per gestire la fatturazione della carta come il problema principale.
Altre importanti fonti di preoccupazione sono state:
- Garantire che i pagamenti siano effettuati in tempo
- Razionalizzazione del processo di approvazione della fattura
- Ottenere i migliori termini di pagamento con i fornitori e assicurarsi che gli obblighi siano soddisfatti da entrambe le parti
- Trattare con una varietà di sistemi di contabilità e fatturazione dei fornitori
- Registrazione e verifica della sicurezza di dati e transazioni
Molti dei problemi elencati sono peggiorati o creati facendo affidamento sulla fatturazione su carta. I documenti persi sono un problema frequente in molte organizzazioni, con conseguenti pagamenti ritardati o mancati. Inoltre, mentre un certo numero di aziende sono interessate a digitalizzare i loro documenti, la maggior parte dei fornitori invia ancora fatture cartacee o le invia via fax.
La maggior parte delle piccole imprese gestisce i propri documenti contabili pagabili, e gran parte di questo viene fatto manualmente. Poiché pochi fornitori sono passati alla fatturazione elettronica, la maggior parte delle organizzazioni spende grandi quantità di personale manualmente inserendo dati e creando copie digitali della documentazione.
L'uso della documentazione cartacea rallenta spesso il processo di approvazione delle fatture poiché le copie devono essere fatte e consegnate ai membri della direzione competenti per la revisione. Quando il lavoro di ufficio non è facilmente accessibile o disponibile in formato digitale, è una sfida analizzare i dati e assicurarsi che i migliori accordi di pagamento siano stati ottenuti e che gli obblighi siano stati rispettati. Gli accordi di sconti puntuali e di pagamento anticipato possono facilmente andare persi se le imprese non sono in grado di effettuare pagamenti quando sono obbligati a farlo, quindi le questioni relative alle pratiche burocratiche possono essere costose.
Miglioramenti e ottimizzazione
A causa del fatto che un certo numero di questioni relative alla corretta gestione dei dipartimenti di contabilità fornitori derivano dalle stesse cause alla radice, ci sono anche alcuni aggiustamenti che le organizzazioni possono fare e che si prenderanno cura di molte preoccupazioni allo stesso tempo. Tre dei modi più efficaci con cui le aziende possono razionalizzare i processi del dipartimento contabilità fornitori sono:
- Usa il riconoscimento dei caratteri degli oggetti per digitalizzare i documenti
- Approfitta dei portali online accessibili ai fornitori
- Crea flussi di lavoro di gestione
OCR
Mentre molte aziende traggono abitualmente vantaggio dagli scanner per creare copie digitali di documenti, questo in genere comporta solo la creazione di un'immagine di un documento che viene salvato su un computer. Ciò significa che le informazioni devono ancora essere inserite manualmente in un database, quindi mentre la perdita di record è meno di un problema, è ancora dispendioso in termini di tempo.
Il riconoscimento dei caratteri oggetto, o OCR, implica la scansione di un documento e il recupero dei dati da esso. Questi dati possono essere aggiunti automaticamente a un database o foglio di calcolo. Il processo OCR aiuta a ridurre il problema degli errori manuali di immissione dei dati e consente di inserire le informazioni non appena viene ricevuta la documentazione. L'OCR impiega all'incirca lo stesso tempo per un dipendente come la scansione di un documento per creare un file immagine e generalmente non richiede passaggi aggiuntivi. Per Gartner, ci sono organizzazioni in grado di pubblicare l'80% o più delle loro fatture senza che un dipendente debba essere coinvolto direttamente.
Portali fornitore
La semplificazione del processo per l'inserimento di fatture e dati in un sistema centralizzato può consentire alle aziende di creare o sfruttare un portale online che consente a un'azienda e ai suoi fornitori di tenere traccia degli ordini, esaminare le fatture e verificare quando vengono effettuati i pagamenti. Rendere questi dati disponibili a un numero di individui in un'organizzazione può aiutare a garantire che il dipartimento contabilità fornitori abbia una supervisione adeguata, e può aiutare a velocizzare il tempo necessario per approvare le fatture. Lasciando che i fornitori accedano al portale, queste aziende possono inviare fatture e tenere traccia dei pagamenti, nonché essere informati di eventuali problemi relativi alle forniture ricevute o ai problemi di fatturazione.
Stabilire flussi di lavoro e processi
Tuttavia, un'organizzazione decide di gestire i propri sforzi di gestione dei dati, è importante che sia in atto un processo consolidato per la gestione dei conti e dei pagamenti. Ciò consente alle aziende di garantire che le operazioni funzionino e di individuare alternative se sono ingombranti o comportano errori o ritardi. Secondo Deloitte, questi processi dovrebbero descrivere in dettaglio cosa fa il dipartimento contabilità fornitori quando riceve una fattura, come vengono immessi e condivisi i dati e qual è il processo per l'approvazione delle fatture. Ci dovrebbero anche essere delle linee guida per determinare i modi migliori per trattare il pagamento di diversi tipi di fornitori.
Mentre molti fornitori offrono sconti per il pagamento entro 30 o 90 giorni, potrebbe non valere lo sconto se ciò inibisce il flusso di cassa di un'organizzazione. È anche essenziale che ci sia un modo per verificare che sia l'azienda che i fornitori soddisfino le prescrizioni di un contratto o di un accordo. Stabilire i flussi di lavoro per affrontare questi problemi può aiutare le organizzazioni a fare le scelte giuste.
Quando i fornitori non consegnano in tempo, in quantità sufficienti o adeguate quantità di scorte, le aziende potrebbero non voler pagare le fatture fino a quando tali questioni non saranno state risolte. Un flusso di lavoro può essere fondamentale per stabilire cosa dovrebbe essere fatto quando sorgono questi problemi. Inoltre, i pagamenti ai fornitori devono essere effettuati in tempo utile per evitare di perdere sconti o incorrere in penali per i pagamenti in ritardo. Ogni contratto con il fornitore deve essere documentato e aggiornato man mano che le cose cambiano e i processi devono garantire che ogni account sia gestito in modo appropriato.
La creazione di flussi di lavoro può anche aiutare un'azienda:
Esternalizzazione
La digitalizzazione di record, l'implementazione dell'OCR e l'utilizzo di un portale a cui i fornitori hanno accesso potrebbero non essere necessari per le piccole imprese, ma le organizzazioni non dovrebbero presumere che il costo impedirà a un'azienda di trarne vantaggio. Mentre il costo di installazione e manutenzione di sistemi elettronici può essere proibitivo per molte piccole e medie organizzazioni, farlo spesso non è necessario. Ci sono una varietà di fornitori di terze parti a cui le organizzazioni possono affidare queste attività in outsourcing. Le organizzazioni possono ottenere assistenza in outsourcing per qualsiasi cosa, dalla creazione di un processo OCR per aiutare un'azienda a creare flussi di lavoro per analizzare i contratti dei fornitori.
Mentre le organizzazioni potrebbero non essere in grado di sostenere i costi dell'implementazione di una varietà di sistemi IT da soli, avere una gestione da parte di terzi è spesso molto conveniente. Le aziende dovranno confrontare i costi dell'utilizzo di soggetti esterni per sviluppare questi sistemi rispetto ai potenziali risparmi e al valore della liquidazione, ma l'outsourcing consente alle organizzazioni di sfruttare tecnologie e sistemi che sarebbero normalmente troppo costosi.
- Assicurarsi che gli ordini di acquisto vengano creati per ogni nuovo ordine
- Verificare che le fatture corrispondano ai prodotti ricevuti e soddisfino gli accordi contrattuali
- Controlla i registri per assicurarti che i pagamenti siano effettuati, che siano fatti in tempo e che non siano duplicati
- Determina il metodo migliore per pagare le fatture, ad esempio tramite EFT o carte di credito, per ridurre le commissioni