Ordine d'acquisto - Definizione dei termini di vendita al dettaglio

Se hai mai ordinato prodotti o forniture per il tuo negozio al dettaglio, ti potrebbe essere chiesto se hai un numero di ordine di acquisto. Un ordine di acquisto (PO) è un contratto di vendita scritto tra l'acquirente e il venditore che specifica in dettaglio la merce o i servizi da rendere da un singolo fornitore. Specifica i termini di pagamento, le date di consegna, l'identificazione dell'articolo, le quantità, i termini di spedizione e tutti gli altri obblighi e condizioni.

Gli ordini d'acquisto sono generalmente documenti prestampati e numerati generati dal sistema di gestione finanziaria del rivenditore. In altre parole, se si utilizza un software di contabilità come QuickBooks , quando si ordinano prodotti da un fornitore, verrà creato un ordine di acquisto nel sistema. Lo scopo del PO è quello di creare un documento tracciabile all'interno del vostro sistema di contabilità o POS per essere utilizzato in tutti i modi vantaggiosi per gestire la vostra attività.

Come funziona con un sistema di inventario

1. Un ordine di acquisto indica al tuo sistema di inventario ciò che hai in ordine. Se si utilizza un sistema aperto per l'acquisto , esso sa di non ordinare più di un prodotto perché è già ordinato.
2. Può stabilire specifiche di acquisto con il venditore. Ad esempio, contiene ovviamente le quantità di ciascun prodotto che si sta ordinando, ma anche i dettagli del metodo di pagamento, i termini di cui si pagheranno i prodotti (compresi gli appuntamenti ) e il metodo con cui si desidera che i prodotti vengano spediti al proprio negozio.
   
   Molti fornitori dispongono di un set o di un sistema predefinito che utilizzano per la fatturazione e il trasporto. Quindi, senza alcuna istruzione, per impostazione predefinita verranno trasferiti a terra UPS per la spedizione ad esempio. Ma potresti aver bisogno più velocemente e il PO può comunicarlo.

1. Un ordine di acquisto è un documento di responsabilità per tutte le parti. È molto facile che vengano fatti degli errori al momento dell'ordine. Ma quando tutto è scritto, è difficile discutere. Ricordo molte volte quando ho ricevuto la fatturazione e ho fatturato erroneamente da un venditore, ma avevo il mio ordine di acquisto per eseguirne il backup e l'ho invertito o corretto.
   
   Un esempio di questo, ho ricevuto una fattura per 300 scatole di crema per scarpe e quando ho ordinato 300 pezzi. Ci sono 100 pezzi in una scatola, quindi puoi immaginare quanto più alta è stata la fattura rispetto a quello che avrebbe dovuto essere.

1. Quando la merce arriva dal venditore, è possibile controllarla contro il PO e assicurarsi che la spedizione sia corretta. In quinto luogo, consente a tutti voi dipendenti di essere coinvolti. Ad esempio, un dipendente può ordinare e un altro può ricevere.
   
   Ricordo il mio primo negozio al dettaglio 26 anni fa quando non avevamo un sistema PO. Dato che ero io a ordinare, dovevo anche controllare tutto per assicurarmi che fosse giusto. Uso non efficiente del mio tempo come proprietario di un negozio.

Uno degli altri vantaggi degli ordini di acquisto è il merito di credito. Le banche guarderanno spesso i tuoi PO per determinare se sei solvibile. Un solido processo di acquisto può aiutarti ad ottenere l'approvazione. Un povero risulterà in voi non ottenere un prestito. Può anche essere utilizzato per il credito con il venditore. Ad esempio, alcuni venditori potrebbero richiedere il pagamento in contanti al momento dell'ordine. Dopo un periodo di rapporti commerciali con te, potrebbero consentirti di inviare un PO contro una carta di credito. Questo è enorme nella gestione del flusso di cassa .

Le OP sono una pratica comune nella vendita al dettaglio. E qualsiasi POS o software di contabilità che potresti installare nel tuo negozio avrà una componente PO per te.