Come scegliere il giusto metodo di contabilità.
La scelta del metodo di contabilità appropriato per la tua attività è una decisione importante che alla fine indirizzerà tutto, dai rapporti finanziari alle registrazioni fiscali.
Nelle prime fasi di una piccola impresa, la contabilità di cassa è spesso il metodo "go-to" per mantenere i libri, mentre le imprese più complesse o più grandi con 1 milione o più di entrate annuali utilizzano la base di competenza.
Tuttavia, i motivi di una determinata scelta possono variare in base alle dimensioni e alle esigenze aziendali.
La scelta del metodo giusto per la tua attività richiede qualche considerazione, soprattutto perché l'IRS si aspetta che tu scelga un metodo e lo segua.
Qual è la contabilità di base di cassa?
Il metodo di contabilità di base di cassa è il sistema utilizzato dalla maggior parte delle persone per le loro finanze personali, come tenere traccia del saldo nei loro conti correnti. La contabilità di cassa contabilizza entrate e spese nel momento in cui si verifica la transazione.
Con un conto corrente personale, i depositi (entrate) vengono aggiunti al saldo quando i fondi sono ricevuti, mentre i controlli (spese) sono dedotti quando sono scritti. La contabilità di cassa per un'azienda funziona in modo simile.
Le vendite vengono registrate quando il pagamento viene ricevuto e le spese sono registrate al momento del pagamento, il tutto indipendentemente da quando i servizi vengono consegnati o le spese sono sostenute. In termini più semplici, la contabilità di cassa si basa su quando il denaro cambia mano.
Che cos'è la contabilità base per competenza?
La contabilità per competenza è intesa a far corrispondere le entrate e le spese con le quali sono sostenute o consegnate, indipendentemente da quando il pagamento è stato emesso o ricevuto.
Ciò è marcatamente diverso perché mira a correlare le spese e le entrate per contribuire a fornire una maggiore misura della redditività e della salute delle imprese.
Alcuni esempi di questo includono:
- Il tuo cliente effettua un ordine per $ 1.000 e spedisci il prodotto, permettendogli 30 giorni di tempo per pagare l'ordine. Registreresti le vendite nel periodo corrente, con la contropartita nella sezione dei conti clienti del bilancio. Quando si riceve il pagamento dal cliente, non è necessario registrare le vendite; invece, le voci sarebbero da incassare e crediti.
- Riceverai una bolletta del 30 giugno per le utenze di giugno, ma non pianifichi di pagarla fino al 10 luglio. Prima di chiudere i tuoi libri per giugno, accumulerai la responsabilità pubblicando una voce sulle spese di servizi di debito e sui conti di credito da pagare. A luglio, contrassegni il conto nei conti da pagare come pagato.
- Rinnova una licenza software annuale per $ 1,200 nel mese di gennaio. Tuttavia, invece di registrare una spesa di $ 1,200 per gennaio, la spesa è spesata per l'intero anno a $ 100 al mese.
I pro e i contro di ciascun metodo
Il metodo di contabilità in contanti è il metodo più semplice e il metodo più familiare alla maggior parte delle persone, in particolare ai proprietari di piccole imprese. Ti dà anche la visione migliore di quanto denaro hai veramente a disposizione per gestire la tua attività.
Tuttavia, può offrire un'immagine distorta dei profitti e delle perdite in quanto le spese e le entrate sono spesso riconosciute in periodi diversi.
Ad esempio, supponiamo di spendere $ 2.000 il 25 giugno per acquistare prodotti per soddisfare l'ordine di un cliente. Il tuo cliente prende il suo ordine il 1 ° luglio e ti paga $ 3.000. Nel caso improbabile che non aveste altre transazioni per entrambi i mesi, il vostro conto economico mostrerebbe una perdita di $ 2000 a giugno e un profitto di $ 3000 a luglio.
Il metodo di contabilità per competenza fa un lavoro migliore di far corrispondere entrate e spese al periodo appropriato. Questo ti dà una valutazione più chiara del tuo vero profitto o perdita. Tuttavia, il metodo dell'accreditamento tende a oscurare la tua visione di quanto denaro operativo hai effettivamente a disposizione, quindi potresti dover rivedere spesso la tua dichiarazione di flusso di cassa per ottenere un quadro migliore.
Il metodo dell'accreditamento è anche più complicato e richiede molto tempo per essere eseguito, a volte richiede il supporto di professionisti contabili per l'esecuzione e l'analisi.
Posso scegliere uno dei due metodi?
In generale, è possibile scegliere di utilizzare il metodo di contabilità per cassa o competenza, ma considerare le regole IRS per chi deve utilizzare il metodo di rateo:
- Aziende che operano come C-corporation con entrate lorde che in media superano i $ 5 milioni l'anno per gli ultimi tre anni.
- Non è possibile soddisfare la definizione IRS di un rifugio fiscale .
- Se si mantiene un inventario, è necessario utilizzare il metodo di riscossione per registrare gli acquisti e le vendite dell'inventario, ma è possibile utilizzare un metodo ibrido che consente di registrare altre spese e entrate, come rendita o reddito da interessi, su base di cassa.
Il miglior metodo per il tuo business
La scelta di un metodo di contabilità dipende da una serie di fattori, come la dimensione della vostra azienda, il livello di comfort con le procedure contabili e la natura della vostra attività. Se sei una persona che lavora da solo, le tue esigenze non saranno le stesse di un'azienda manifatturiera con 100 dipendenti.
Tuttavia, tieni presente che se mantieni un inventario, dovrai utilizzare il metodo di accumulo per registrare parte delle voci e quando la tua attività supera il limite di entrate lorde, l'IRS probabilmente ti costringerà a convertire completamente in contabilità per competenza . Potresti trovare più facile immergerti nel metodo dell'accumulo dall'inizio piuttosto che utilizzare un metodo "ibrido" o trovarti di fronte a cambiamenti radicali in futuro.