Inizia con le basi
Le idee migliori iniziano con una solida base, quindi è importante impostare il framework del tuo evento prima di guardare oltre.
Cose come date, orari e itinerari dovrebbero essere completati prima di passare a qualsiasi dettaglio intricato.
Scegli la sede giusta
Avrai più facile trovare una stanza per un gruppo più piccolo, ma le soglie di capacità saranno più strette. Se il tuo evento si espande da 50 a 100, potresti doverti spostare in una stanza più grande a seconda delle capacità della tua sede. In generale, è più facile andare più piccoli in un pizzico, quindi acquistare una stanza in grado di ospitare la proiezione più grande di presenze.
Mappa una strategia di marketing
Anche se stai ospitando un "evento gratuito", devi comunque presentarlo in un modo che attiri le registrazioni . Le persone vogliono sapere in che modo trarranno beneficio dall'occasione e il modo in cui si esprimono i propri inviti e i materiali di marketing può avere un grande impatto sull'eventualità che vengano visualizzati. Anche se il tuo evento sembra davvero emozionante per te, la vera sfida è far emozionare anche gli altri.
Budget a persona
L'unico lato negativo dei piccoli eventi è che in genere costano di più a persona perché i prezzi degli hotel e dei catering diminuiscono all'aumentare delle quantità. Per rendere le cose ancora più complicate, un calo del 20% dei numeri per un piccolo evento potrebbe influire sullo stato dei prezzi del gruppo. Con questo in mente, si desidera calcolare i costi di budget per persona sotto il più basso numero di presenze proiettate.
Se lo fai in modo accurato, il tuo margine di profitto aumenterà effettivamente per ogni persona aggiunta alla proiezione.
Gioca ai tuoi punti di forza
I piccoli gruppi offrono maggiori opportunità per discussioni organizzate, quindi usalo a tuo vantaggio quando pianifichi l'itinerario. Non è molto divertente essere "parlato" tutto il giorno, motivo per cui molti piccoli eventi offrono sessioni di gruppo o opzioni di breakout. Anche i progetti di gruppo possono essere integrati nelle giuste circostanze. Pensa a come coinvolgere i partecipanti nel dialogo in quanto aumenterà il tasso di ritenzione di ogni presentazione.
Include sessioni di domande e risposte e moduli di feedback
Il modo migliore per iniziare a pianificare il tuo prossimo evento è ascoltare il feedback da quello attuale. Lascia un sacco di tempo per le domande alla fine di ogni segmento. Puoi anche mettere in discussione le domande del tuo staff per avviare la conversazione. I moduli di feedback sono abbastanza facili da includere nei pacchetti di informazioni, ma assicurati di istruire i partecipanti su come li vuoi inviare.
Aggiungi rete post evento
Una buona funzione di rete può aggiungere un enorme valore a tutti i partecipanti. Se sei stato efficace nel stimolare il dialogo tra i partecipanti, tutti dovrebbero sapere qualcosa l'uno dell'altro entro la fine della giornata.
Aiuta sempre a rendere il cibo disponibile in una funzione come questa, e potresti addirittura voler assumere impegni prima del giorno dell'evento. Come si suol dire, niente attira una folla come una folla, quindi sii proattivo nel promuovere tutte le funzioni post-evento.
Piccoli eventi hanno il potenziale per essere un'esperienza ricca e gratificante per tutti, ma è necessario pianificare ogni minuto con il pubblico in mente. La buona notizia è che diventa sempre più facile perché capirai esattamente cosa sperano i tuoi ospiti.