Scegli il tuo argomento e posizione
Questo passaggio rappresenta le due variabili che il tuo pubblico vorrà sapere prima di ogni altra cosa.
Il "dove e perché" dell'incontro avrà immediatamente un impatto su chi sarà invitato e se parteciperà o meno.
Il luogo prescelto influisce sull'incontro complessivo e influisce sulle altre decisioni che l'utente dovrà prendere quando pianificherà l'evento.
Identificare i partecipanti
Una parte importante di una riunione mirata e produttiva è evitare distrazioni e ciò significa limitare gli inviti ai migliori responsabili delle decisioni. C'è una tendenza nella cultura aziendale a includere tutte le parti correlate nelle comunicazioni, ma è possibile aumentare la produzione eliminando gli associati che potrebbero rallentare i progressi con discussioni senza importanza. Invece di invitare partecipanti senza diritto di voto, incoraggia i partecipanti chiave a parlare con i loro subordinati prima di venire alla riunione.
Offri tre date e orari
Fai attenzione a come ti informi sulla disponibilità di ciascun partecipante. È facile aprire una "scatola di Pandora" di problemi quando si tratta di pianificare una data reciprocamente vantaggiosa per la riunione.
Un modo per evitare questo è offrire alcune date e orari, quindi chiedere a ciascuna persona quale funziona meglio. Se sei fortunato, una delle date corrisponderà a tutti. In caso contrario, non abbiate paura di chiedere i valori anomali se possono regolare il loro calendario per accogliere la maggioranza.
Crea un itinerario
È fondamentale avere un programma per quali argomenti saranno discussi insieme a chi guiderà ogni segmento della riunione.
I pianificatori potrebbero aver bisogno di chiedere consiglio ai massimi dirigenti al fine di creare accuratamente un itinerario. Una volta completata la prima bozza, deve essere presentata al gruppo per l'approvazione.
Discutere delle esigenze di presentazione
Ci sono molti modi diversi di presentare idee al gruppo e ogni oratore programmato avrà le sue preferenze. Funzionalità di PowerPoint, accesso a Internet e lavagne bianche sono solo alcuni dei componenti di cui potresti aver bisogno. Sii proattivo nel richiedere questi dettagli e segui per confermarli alcuni giorni prima dell'incontro.
Programma di catering
La chiave per ordinare cibo per piccole riunioni è di mantenere il menu funzionale. Non vuoi che il catering interferisca con qualsiasi aspetto del business in questione, quindi evita i pasti eccessivamente formali, se possibile. Se è richiesto un pranzo al sacco, prova a prenotare una stanza adiacente per il pranzo in modo che i partecipanti possano tornare alla riunione il prima possibile.
Invia dettagli finali
Circa sette giorni prima dell'evento, si desidera inviare una copia finale dell'itinerario e dettagli a ciascun partecipante. Questo dovrebbe includere tutto ciò che è stato ordinato per il giorno. Includono anche indicazioni stradali, informazioni sul parcheggio, numeri di stanza e contatti di emergenza.
Se stai lavorando con i dirigenti, copia anche i loro assistenti amministrativi nell'e-mail.
Giorno della riunione
Come pianificatore di riunioni, è compito tuo assicurarti che l'evento venga avviato con successo. Ovviamente, vorrai arrivare sul posto in anticipo per ispezionare la stanza e incontrare i coordinatori di catering e A / V. A seconda della posizione, potresti anche voler postare la segnaletica in modo che tutti possano arrivare nella stanza.
E ci sei tu - otto passi relativamente semplici per pianificare un piccolo incontro di successo.
L'esecuzione di ogni passaggio richiederà ovviamente tempo e diligenza da parte tua, ma comunicare i tuoi piani ai partecipanti è metà della battaglia. Più le persone sanno cosa aspettarsi dall'incontro, più saranno preparati a mettersi al lavoro.