Formatta una lettera commerciale professionale con questi suggerimenti
Corretti formati lettera commerciale
Lettere commerciali negli Stati Uniti, utilizzare quattro formati di lettere comuni. Le variazioni si differenziano per altri paesi, ad esempio la data è composta in un altro stile.
Sono accettabili tutti i formati di lettera commerciale appropriati, ma il blocco è più comune.
Formato blocco lettera: il formato lettera blocco comune è formattato con tutto il testo a filo con il margine sinistro. I paragrafi sono raddoppiati e tutti i testi di riga sono distanziati. I margini sono un'impostazione standard di word processor di un pollice. (vedi l'immagine di Block Letter Format).
Formato Letter Semi-Block: per il semi-block, l'unica differenza tra il semi e il blocco alternativo è che il testo del corpo è giustificato a sinistra, la prima riga di ogni paragrafo è rientrata.
Formato lettera blocco alternativo : il formato lettera blocco alternativo sposta l'indirizzo di ritorno, la data, la chiusura, il nome, il titolo e la firma sul lato sinistro della pagina.
Formato Lettera semplificato: questo formato prende le stesse proprietà della lettera di blocco con un'eccezione, il saluto o la formula di saluto sono eliminati. È un formato utile quando non si sa che il sesso del destinatario è maschio o femmina, o la signora o la signorina.
Sezioni di una lettera commerciale
- Indirizzo di ritorno: se si dispone di carta intestata della società è possibile saltare questa sezione. Includi il tuo indirizzo completo e il nome commerciale corretto. Puoi anche includere il tuo indirizzo e-mail o il numero di telefono, se necessario, dal tuo destinatario.
- Data: segui il formato mese, giorno, anno. Rendi attuale la tua data alla data di spedizione effettiva della lettera.
- Nome e indirizzo del destinatario: includere il nome completo e l'indirizzo del contatto a cui si sta inviando la lettera. Il titolo della persona può essere aggiunto insieme al numero di telefono, se necessario.
- Saluto: per il saluto usa il nome formale della persona e termina con i due punti per la tua lettera commerciale.
- Oggetto: affermare chiaramente l'oggetto della lettera aiuta te, destinatario, a conoscere rapidamente il contesto di ciò che riguarda la tua lettera.
- Corpo: il corpo della tua lettera dovrebbe iniziare con un'introduzione generale su chi sei e sullo scopo della lettera. Includere paragrafi specifici delineano il problema o il problema. Chiudi il corpo con un invito all'azione. Ogni lettera commerciale dovrebbe essere breve e concisa tenendo conto del tempo limitato del lettore.
- Chiusura: qui puoi scegliere qualsiasi formato formale come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".
- Firma: firma il tuo nome come nella tua lettera. Nome e titolo: inserisci il tuo nome completo e il titolo del lavoro.
- Racchiudi e CC: se stai inviando documenti aggiuntivi includi una linea di recinzione e se qualcun altro sta ricevendo una copia della lettera includi cc. o copia carbone dell'altro ricevitore o ricevitore.
È possibile semplificare l'intero processo di creazione di una lettera commerciale correttamente formattata utilizzando il programma di elaborazione testi.
In Microsoft Word, è possibile utilizzare la procedura guidata per le lettere andando alla funzione "Strumenti", selezionare "Lettere e indirizzi" e fare clic sulla Creazione guidata Lettera. La procedura guidata ti chiederà in ogni campo e ti permetterà di scegliere un formato.
L'utilizzo del formato corretto per le lettere commerciali è un passo per rendere la tua attività più professionale. Prenditi il tempo per fare la giusta impressione con il tuo business.