Una nuova lettera di benvenuto ai clienti è una parte preziosa nell'acquisizione di nuovi clienti , soprattutto se la tua attività è focalizzata sulle relazioni personali. Prendersi il tempo per scrivere una nuova lettera di benvenuto ai clienti ha alcuni vantaggi, tra cui:
- Mostra ai tuoi clienti che apprezzi la loro attività
- Introduce ufficialmente la tua azienda a nuovi clienti
- Rassicura i nuovi clienti che hanno preso la decisione giusta nella scelta della tua azienda
- Fornisce importanti informazioni di contatto
Questo tutorial passo passo ti guiderà attraverso un nuovo formato di lettera di benvenuto per i clienti e le sezioni in esso contenute, in modo che tu possa utilizzarlo come modello nella tua attività.
01 - Carta intestata dell'azienda
La tua nuova lettera di benvenuto per i clienti dovrebbe essere stampata sulla carta intestata della tua azienda, o almeno includere le tue informazioni di contatto.
Avere carta intestata professionale con il marchio della tua azienda è un modo eccellente per rafforzare il tuo marchio attraverso le tue lettere di benvenuto e tutte le comunicazioni con i clienti. Ma se non hai la carta intestata per la tua nuova lettera di benvenuto, dovresti includere:
- Nome della ditta
- Indirizzo di ritorno
- Numero di telefono
- Indirizzo email
Si consiglia inoltre di includere un numero di fax, il sito web della società e qualsiasi altro metodo di contatto disponibile.
02 - Data e indirizzo del destinatario
L'inizio della nuova lettera di benvenuto del cliente dovrebbe includere la data della lettera e l'indirizzo postale del destinatario, tutti allineati a sinistra.
La casella degli indirizzi del destinatario dovrebbe in genere includere:
- Nome completo (con prefisso)
- Titolo
- Azienda
- Indirizzo di posta
03 - Saluto
In questa sezione della lettera di benvenuto del nuovo cliente, in genere saluti il tuo destinatario per nome, seguito da due punti.
Sia che tu saluti il destinatario con il suo nome (ovvero, Jane), o più formalmente, un prefisso e un cognome (ad esempio, Gentile signora Doe), dipenderà dal tuo rapporto con il cliente.
04 - Messaggio di benvenuto
La frase di apertura di una nuova lettera di benvenuto al cliente viene dopo il saluto e dovrebbe includere un messaggio di benvenuto al cliente.
Ecco un esempio di frase di apertura in una nuova lettera di benvenuto del cliente:
"A nome di tutto lo staff di Smith Consulting, vorrei cogliere questa opportunità per darti il benvenuto come nuovo cliente. Siamo entusiasti di averti con noi."
05 - Introduzione alla compagnia
Il corpo della tua nuova lettera di benvenuto per i clienti dovrebbe includere un'introduzione alla tua azienda e una reiterazione delle tue capacità.
Ecco un esempio di presentazione di un'azienda:
"Alla Smith Consulting siamo orgogliosi di offrire ai nostri clienti un servizio competente, competente ed eccellente. I nostri clienti sono la parte più importante della nostra attività e lavoriamo instancabilmente per garantire la vostra completa soddisfazione, ora e per tutto il tempo in cui siete clienti ".
In questa sezione, vorrete anche presentarvi e far sapere al cliente quale ruolo giocherete nei suoi rapporti con la vostra azienda.
Ecco un esempio di introduzione personale:
"Sono anche felice di informarti che sarò il tuo principale punto di contatto presso l'azienda, e ti incoraggio a contattarmi in qualsiasi momento con domande, commenti e feedback."
06 - Informazioni di contatto
Una delle parti più importanti di una nuova lettera di benvenuto per i clienti è la sezione che include vari metodi per contattarti, tutto in un unico posto. Questa sezione della tua lettera di benvenuto dovrebbe indicare chiaramente come e quando il cliente può contattarti quando ha domande o altri problemi.
07 - Rassicurazione
Quest'ultima sezione della tua nuova lettera di benvenuto ai clienti dovrebbe ancora una volta ringraziare il cliente per la sua attività, quindi rafforzare il fatto che sei lieto di accoglierli come clienti e pronti a fare ciò che serve per assicurarti che siano soddisfatti.
L'idea è di chiudere la lettera con una nota positiva, e lasciare il tuo nuovo cliente sentirsi benvenuto, apprezzato e importante.
Ecco un esempio dell'ultima frase della tua nuova lettera di benvenuto per i clienti:
"Jane, grazie ancora per affidare a Smith Consulting le tue più importanti esigenze di business, siamo onorati di servirti".
08 - Chiusura
La chiusura della tua nuova lettera di benvenuto al cliente include una stima (sinceramente, saluti, cordiali saluti, la tua sincerità, ecc.), La tua firma scritta e il tuo nome e titolo.
È importante includere sempre la firma effettiva e non una firma generata dal computer per personalizzare la lettera. La tua firma dovrebbe andare tra la preghiera e il tuo nome, quindi ti consigliamo di lasciare alcuni spazi extra lì.