Mettere in atto un piano di riserva
Idealmente, dovresti sempre avere un piano di riserva in atto in caso di malattie improvvise o altre emergenze, ma se un dipendente chiave allude a una partenza o ti avvisa, devi immediatamente elaborare un piano per consentire a qualcun altro di gestire i suoi compiti.
Dirigenti di alto livello e potenziali sostituti dovrebbero comprendere ogni aspetto del suo ruolo.
Una grande parte di un piano di successione è la documentazione. Tutto ciò su cui ogni dipendente sta lavorando dovrebbe essere parte di un manuale pubblico, di un calendario, di una lista di cose da fare o di un file. Questa documentazione dovrebbe includere le informazioni di contatto per le parti esterne e le spiegazioni su come funzionano le macro di Excel, i programmi per computer o altre scorciatoie create dal dipendente.
Il piano dovrebbe anche includere un elenco chiaro di priorità in modo che i dipendenti rimanenti non siano sopraffatti e sappiano quali compiti hanno la precedenza sul loro lavoro esistente.
Considerare la sicurezza delle informazioni
I dipendenti chiave hanno spesso accesso a conti bancari, sistemi informatici importanti e servizi online. Sebbene i casi di cattiva condotta intenzionale o furto di informazioni siano rari, è comunque buona norma rimuovere il loro accesso non appena non ne ha più bisogno.
Oltre a rimuovere l'accesso, devi assicurarti di mantenerlo.
Ad esempio, potrebbe essere necessario assegnare un altro dipendente a un dipendente per mantenere un sistema di firma dei controlli con due firme. Se il dipendente in partenza si è registrato per un servizio online, ad esempio l'analisi dei dati del tuo sito web, utilizzando l'e-mail aziendale, assicurati di fargli trasferire le credenziali.
Emissione di uno stipendio finale e vantaggi
I dipendenti in partenza hanno diritto al pagamento della busta paga finale e di eventuali benefici maturati, come i giorni di ferie non utilizzati.
I pagamenti per le prestazioni accessorie maturate dipendono dal contratto di lavoro e dalle leggi locali.
La legge statale stabilisce anche la tempistica per effettuare il pagamento. In genere hai quello che sarebbe stato il giorno di paga regolarmente pianificato se il dipendente fosse rimasto con la tua compagnia. Molte aziende preferiscono che i dipendenti in partenza firmino per lo stipendio finale di persona l'ultimo giorno. Lavora con i tuoi servizi di contabilità per calcolare l'importo finale dovuto.
Aggiorna il tuo bilancio
Se un dipendente ha già guadagnato opzioni su azioni o compensi differiti, è probabile che la spesa e la passività di accompagnamento siano già registrate nei tuoi libri. Se la partenza innesca un paracadute d'oro o un altro termine contrattuale, l'indennizzo dovuto può essere solo una nota a piè di pagina - se è incluso nel proprio bilancio.
Anziché aspettare il prossimo periodo di rapporto, chiedi al contabile di effettuare immediatamente le voci del diario appropriate per riflettere le transazioni finanziarie che si sono verificate con la partenza del dipendente. Questo ti dà un avviso in anticipo nel caso in cui tu abbia bisogno di spiegare o regolare per uno spostamento di profitti causati da eventuali pagamenti.
Notifica agli investitori
La maggior parte dei dipendenti è considerata sostituibile e le loro partenze non dovrebbero essere considerate rilevanti per le decisioni di investimento.
Tuttavia, ci sono delle eccezioni. Un esempio potrebbe essere la partenza di uno scienziato di primo piano la cui partenza interromperebbe la ricerca considerata centrale per le operazioni della sua azienda.
Indipendentemente da ciò, come la migliore pratica, dovresti inviare una liberatoria per notificare ai tuoi investitori la partenza di qualsiasi dipendente chiave. Ciò può aiutare a calmare i timori di disordini o dissensi all'interno delle vostre file e impedire agli investitori di prendere in considerazione il loro sostegno. È anche un buon modo per tenere gli investitori informati su ciò che accade all'interno della tua azienda e per far sapere loro come pensi di crescere in futuro.