Sia che la vostra azienda stia progettando un semplice stand da 10 'a 10', sia una grande esposizione espositiva da 40 'a 50', la formazione del personale che gestirà lo stand durante lo spettacolo stesso è della massima importanza. Sfortunatamente per la maggior parte degli espositori delle fiere commerciali, la formazione del personale tende a essere trascurata a favore di altre questioni apparentemente più urgenti come la pianificazione degli stand, la progettazione, la costruzione e altri aspetti logistici. Mentre l'importanza dello stand è importante per attrarre clienti e potenziali clienti, la presenza e il comportamento del personale possono creare o distruggere quel nuovo potenziale business.
Alcuni impiegati e dirigenti esperti che si occupano di stand fieristici sono orgogliosi della loro abilità nel mirare a individuare e coinvolgere solo potenziali clienti, ma restare concentrati solo sulle entrate o sui grandi clienti possono spesso danneggiare il loro marchio e portare a opportunità mancate.
Ai pianificatori di eventi aziendali viene talvolta chiesto di assistere nella gestione della logistica della fiera e, a volte, della fiera stessa. Quando i grandi pianificatori di eventi sono coinvolti nella fase di pianificazione, hanno l'opportunità unica di migliorare il ritorno sull'investimento della società condividendo le seguenti regole e consigli sull'etichetta del personale fieristico.
01 - Greetings and Open Body Language
- Alzati e saluta i partecipanti, davanti allo stand
- Se sono necessari dei sedili, utilizzare sgabelli alti che creano un contatto a livello degli occhi
- Sorridi e stabilisci un contatto visivo con i partecipanti da tutte le direzioni
- Parla con i partecipanti alla fiera, non con i colleghi
- Siediti solo se sei con un cliente che vuole anche sedersi
- Non incrociare braccia o gambe, tenere le mani fuori dalle tasche
- Evitare di agitarsi e appoggiarsi alle pareti e ai mobili della cabina
- Sii consapevole delle altre persone nella cabina e vicino al tuo spazio
- Non entrare nello spazio di un altro espositore
- Sii entusiasta, fiducioso ed educato
- Ringrazia i partecipanti per trascorrere del tempo al tuo stand quando arrivano e se ne vanno
Sebbene semplici, questi consigli di base del linguaggio del corpo offrono un'atmosfera accessibile e professionale che incoraggerà i potenziali clienti a visitare - e rimanere - nel proprio stand.
02 - Ruoli del personale e script delle vendite
Al personale addetto alla fiera deve essere assegnata un'area specifica della mostra da coprire e dovrebbe avere l'esperienza necessaria per trasmettere importanti informazioni aziendali ai partecipanti. Alcune aziende forniscono persino allo staff un messaggio di saluto e uno script di vendita personalizzabili, quindi ogni membro del team è pronto a fornire un messaggio coerente, lucido ed efficace ai partecipanti.
Al di là della sceneggiatura o del piazzale degli ascensori, i rappresentanti delle aziende in una fiera devono essere preparati a rispondere alle domande di base o sapere dove ottenere maggiori informazioni. Lo stand dovrebbe anche essere sempre gestito da almeno una persona che possiede tale esperienza e / o autorità, e quella persona dovrebbe essere accessibile al personale di supporto e ai partecipanti in ogni momento.
03 - Coinvolgimento del partecipante
Le persone partecipano a fiere di settore per una ragione, quindi è importante che lo staff di stand si presenti rapidamente e chieda rapidamente ai partecipanti di scoprire se possono aiutarli in qualsiasi modo. È qui che un saluto o uno script introduttivo può rivelarsi utile, ma tale script è efficace solo se lo staff dello stand lo usa per coinvolgere i partecipanti.
La maggior parte delle persone che partecipano a una fiera hanno una ragione rilevante per saperne di più sui tuoi prodotti e servizi, quindi assicurati che il tuo staff offra loro una breve panoramica della sceneggiatura e abbia le capacità per continuare la conversazione e coinvolgere il potenziale cliente da lì. Il personale dovrebbe essere preparato a fare domande aperte per costruire un rapporto con i partecipanti e determinare le esigenze.
04 - No Personale Cibo o Bevande
Questa regola dell'etichetta dovrebbe essere semplicemente una parte dei saluti e del linguaggio del corpo, ma sfortunatamente, a causa della sua abbondanza alle fiere commerciali, merita una sua categoria. Una delle più comuni violazioni del galateo della fiera si verifica quando cibo e bevande sono tenuti nello stand per il consumo personale dello staff. I giorni della fiera sono lunghi; certamente, il tuo staff dovrebbe avere accesso a snack e acqua. Ma quegli snack e bevande non dovrebbero essere consumati nella cabina o lasciati visibili ai partecipanti alla fiera.
È facile individuare tovaglioli, involucri, bottiglie di plastica e altri oggetti che non fanno parte della cabina. Può sembrare elementare, ma ricordare al personale dello stand per evitare di mangiare, bere e masticare gomma all'interno della cabina può essere la differenza tra l'aspetto professionale o l'apparire come scemi. Per evitare questo, alcuni espositori della fiera commerciale scelgono di rilasciare le bottiglie d'acqua ricaricabili a marchio personale, che possono essere un'ottima opzione per garantire personale ben idratato e dall'aspetto professionale.
05 - Fornire personale adeguato
Il personale addetto alla fiera è solitamente responsabile della predisposizione degli stand o almeno degli ultimi ritocchi su uno stand più grande e costruito e dovrebbe arrivare abbastanza presto per assicurarsi che tutti i materiali siano correttamente visualizzati e pronti per i partecipanti allo spettacolo non appena le mostre si aprono. I manager devono provvedere allo staff in modo adeguato per consentire ai partecipanti un facile accesso allo staff e per prendere in considerazione i bisogni per il pranzo e / o altre pause senza travolgere lo spazio dello stand con i dipendenti dell'azienda.
È inoltre estremamente importante evidenziare gli orari degli spettacoli e assicurarsi che la rappresentanza della compagnia rimanga nello stand fino al completamento delle ore programmate. È sorprendente il numero di cabine in cui il personale scompare 15, 30, anche 45 minuti prima della fine di uno spettacolo, manca l'opportunità di interagire con i potenziali clienti e di emettere un'immagine non professionale.
06 - Aderire al codice di abbigliamento personale
L'abbigliamento è qualcosa che differisce da un'organizzazione all'altra. Alcune aziende richiedono abbigliamento casual aziendale o aziendale (ad esempio, polo, cappotti sportivi, camicie, ecc.), Mentre altri forniscono personale con abbigliamento di marca o uniforme. Anche altri semplicemente danno ai dipendenti una certa direzione in fatto di abbigliamento personale con colori e stile di abbigliamento appropriato.
L'abbigliamento professionale e uniforme aiuta a rafforzare i temi dello stand fieristico e dovrebbe anche essere percepito come rispettoso degli organizzatori e dei partecipanti alla fiera stessa. Il codice di abbigliamento dovrebbe anche distinguere facilmente il personale dello stand dai partecipanti e includere le etichette nome.
07 - Installazione e manutenzione della cabina
Gli organizzatori di eventi in genere dirigono lo staff dello stand per immagazzinare le scatole e le forniture poco attraenti in luoghi nascosti, come dietro un muro fieristico, sotto un tavolo con un giro completo, o in un luogo al di fuori dell'area espositiva dove sono conservati ulteriori rifornimenti.
È importante che lo spazio per la cabina appaia sempre ben mantenuto (compreso il pavimento) e che la spazzatura non dovrebbe essere visibile da nessuna parte. Il galateo delle fiere commerciali richiede che lo staff degli stand sia consapevole di questa regola durante l'intera giornata.