Cos'è l'appropriazione indebita?
Appropriazione indebita è furto o malversazione (cattive azioni) da parte di dipendenti o altri fidati in un'azienda.
La maggior parte appropriazione indebita comporta il furto o la deviazione dei fondi della società al dipendente.
Frode dei dipendenti un notevole flusso di denaro aziendale
Secondo un rapporto del 2012 dell'Associazione dei Certified Fraud Examiners (ACFE), "il tipico business americano perde il 7% delle sue entrate annuali per frode da parte dei dipendenti" e le piccole imprese hanno la maggior parte dei casi e le perdite maggiori.
Rilevazione di frodi e appropriazione indebita dei dipendenti
ACFE dice che la maggior parte dei dipendenti che commettono frodi o appropriazioni indebite esibiscono segni rivelatori come vivere al di sopra delle proprie possibilità, avere difficoltà finanziarie, avere relazioni insolitamente strette con i venditori e avere problemi di controllo eccessivo. Se sei vigile e vigile, potresti essere in grado di rilevare e prevenire queste perdite aziendali. Questa è una soluzione in due parti:
Sii vigile: cerca questi segnali premonitori
Tieni gli occhi aperti per questi segnali premonitori di frode o appropriazione indebita dei dipendenti:
- Un dipendente che si rifiuta di andare in vacanza (paura che il furto venga rilevato dalla sostituzione)
- Un dipendente che fa continuamente gli straordinari
- Un impiegato che vuole portare a casa il lavoro
- Eccessiva spesa personale (nuove macchine, viaggi) da parte di un dipendente il cui reddito non può sostenere queste stravaganze. Il dipendente potrebbe rivendere oggetti o semplicemente godersi "la bella vita" a proprie spese
- La piccola moneta svanisce troppo rapidamente
- Spese stravaganti per i viaggi dei dipendenti
- Dipendenti che hanno stretti rapporti con i venditori. Tieni d'occhio i dipendenti che spesso pranzano con i venditori o che sono legati a contraenti indipendenti che lavorano per la tua azienda.
- Forniture per ufficio che scompaiono rapidamente. Se sembra che tu stia spendendo sempre di più sugli articoli per ufficio, potrebbero tornare a casa con i dipendenti.
Essere consapevoli dei segni può aiutarti a sapere dove concentrare le tue indagini.
Prevenire il furto e l'appropriazione indebita dei dipendenti
Conoscere i segni delle perdite dei dipendenti non è sufficiente. Devi essere in grado di scoprire in modo specifico se i dipendenti stanno facendo. Ecco alcuni controlli interni (tecniche di gestione contabile) che puoi istituire per scoprire cosa sta succedendo:
- Deposito giornaliero e riconciliazione mensile . Lasciare i contanti seduti è troppo allettante per alcuni dipendenti e riconciliare l'estratto conto ogni mese aiuta a rilevare le irregolarità prima piuttosto che dopo.
- Separare i doveri finanziari dei dipendenti. Ad esempio, il dipendente che scrive gli assegni non deve essere il dipendente che riconcilia l'estratto conto.
- Tieni traccia dei piccoli soldi . I soldi in un cassetto contanti possono rivelarsi troppo allettanti per alcuni dipendenti. Richiedere che tutte le transazioni con piccoli pagamenti contengano una piccola ricevuta di cassa o un log per sostenerle e richiedono due firme per i piccoli assegni di ricarica in contanti.
- MBWA (Gestisci camminando intorno). Fai sapere ai dipendenti che stai tenendo d'occhio le cose intorno all'azienda. Non entrare negli armadietti dei dipendenti o scrivanie o oggetti personali, basta essere attenti ai cambiamenti o alle attività insolite. È sorprendente come le persone si metteranno in fila quando sanno che a qualcuno interessa abbastanza da guardare.
- Verificare che le spese di viaggio siano supportate da documenti appropriati e che siano in linea. Ad esempio, controlla le fatture dell'hotel per assicurarti di non pagare per film o massaggi.
Comunica il tuo messaggio sull'onestà dei dipendenti
Dal primo giorno di lavoro, i dipendenti dovrebbero sapere che li richiedono, ad essere onesti. Un nuovo dipendente dimenticherà comodamente ciò che gli dici, ma se devono leggere e firmare un manuale o una guida del personale o un manuale delle procedure e delle procedure, non hanno la scusa di non sapere cosa è richiesto.
Tieni aggiornato il manuale del tuo dipendente e includi informazioni sulle tue aspettative e cosa accadrà se non sono oneste.
Proseguire immediatamente
Le forze dell'ordine ti diranno che il più grande deterrente contro il crimine è la probabilità di essere catturato e processato. Catturare i dipendenti che rubano o appropriazione indebita non è abbastanza; devi essere pronto a perseguire. Essere indulgente perché un dipendente "l'ha fatto solo perché aveva bisogno di soldi" non ha intenzione di impedire a lei o ad altri di rubare dalla tua attività.
Consultare un avvocato del lavoro
Prima che accada qualcosa, passa un po 'di tempo a parlare con un avvocato del lavoro, qualcuno che abbia familiarità con le leggi sull'occupazione e su come affrontare le questioni dei dipendenti. Scopri i tuoi diritti come datore di lavoro, come affrontare il furto o appropriazione indebita, come comunicare su questo problema con la stampa e altri dipendenti e come perseguire un dipendente.
Se sospetti che un dipendente ti stia derubando o ti sottragga, la tua prima chiamata dovrebbe essere quella di un avvocato, ma è molto meglio se hai una relazione con qualcuno e conosci le linee generali relative al furto e appropriazione indebita dei dipendenti.
Dichiarazione di non responsabilità Le informazioni contenute in questo articolo e in questo sito di guida sono a scopo di informazione generale e non devono essere intese come consulenza legale o fiscale. Ogni situazione è diversa; prima di intraprendere un'azione contro un dipendente, consultare un avvocato.