Questi sono i proprietari di aziende che si presentano al momento delle imposte con tutte le informazioni per la dichiarazione dei redditi delle loro imprese in scatole da scarpe. I redattori delle tasse devono sistemare le ricevute e gli estratti conto dalle scatole di scarpe e cercare di capire le tasse per l'azienda in modo da poter preparare una dichiarazione dei redditi.
A volte questi Shoebox Business People arrivano con una stampa del reddito , ma per lo più hanno solo i loro estratti conto bancari (non riconciliati, ovviamente).
Poiché sono disorganizzati, questi imprenditori devono pagare di più per la dichiarazione dei redditi aziendali rispetto a chi è entrato in ufficio con una stampa del bilancio e del conto economico alla fine dell'anno.
Perché non vuoi essere una persona di affari Shoebox
Se conservi i documenti aziendali in una scatola da scarpe o in qualsiasi tipo di stato non organizzato, puoi perdere denaro:
1. La tua dichiarazione dei redditi richiede molto più tempo per la preparazione, il che significa che il costo della dichiarazione dei redditi aumenta.
2. Potresti perdere molte spese deducibili perché hai perso - o non hai mai ricevuto - le ricevute di cui hai bisogno per eseguire il backup della detrazione di spesa.
3. Altre deduzioni delle spese aziendali potrebbero andare perse perché non le hai registrate. Ad esempio, le spese di guida devono essere rilevate al momento del viaggio. Alla fine dell'anno non puoi fare solo viaggi di guida per affari.
4. Oltre alle questioni fiscali, non essere organizzato può farti perdere denaro ogni giorno.
Ad esempio, se gestisci la tua attività senza conoscere lo stato del flusso di cassa , potresti essere colpito da commissioni di scoperto e altre spese bancarie.
5. Non conoscere la tua posizione finanziaria complessiva potrebbe farti perdere opportunità di acquisto nei momenti migliori e investire per approfittare di buoni rendimenti.
I professionisti delle tasse ti diranno che esiste una precisa correlazione tra la salute finanziaria dell'azienda e lo stato dei loro record aziendali.
Vuoi evitare di essere una persona di affari Shoebox?
1. Ottenere un sistema di contabilità online e tenerlo aggiornato. Metti tutti i conti nella nota sopra in quel sistema. Usa i loro link ai tuoi account e ottieni gli aggiornamenti automatici, quindi non devi fare input manuali.
2. Impostare un modo per acquisire ogni singola transazione (evento finanziario) quando accade. Invio ogni ricevuta online al mio contabile via email, dicendogli in quale categoria inserirla. Quindi posso dimenticarlo. Un altro modo semplice è quello di mantenere tutti quei record online, usando Evernote. Puoi inviare una email al tuo account Evernote. Non dimenticare le piccole transazioni; registrarli in un piccolo sistema di cassa .
3. Metti un giornale di bordo nella tua auto e tieni traccia del chilometraggio aziendale . Prendi nota ogni volta che guidi ovunque per lavoro, compresi data, miglia guidate e scopi commerciali.
4. Ogni mese, rivedere le spese e riconciliare il conto bancario aziendale. Non è così difficile. Con un sistema online, è quasi fatto per te. Assicurati che tutte le spese siano correttamente classificate. Se una spesa era per una riunione di lavoro in un ristorante o in un altro luogo in cui hai pagato con la tua carta di credito o debito aziendale, nota lo scopo commerciale e chi eri con la ricevuta (di solito c'è un posto per le note).
Se vedi qualcosa di strano, seguici su. Solo tu puoi farlo e ci vorranno solo pochi minuti.
5. Prima della fine dell'anno, fai una rapida revisione dell'anno , annotando qualcosa di strano, eventuali spese non in linea con le previsioni. Aggiungi tutte le spese di chilometraggio aziendale dal tuo diario di bordo. Preparare un elenco delle spese di home office. E hai finito!
Dopo il primo dell'anno, quando hai terminato la contabilità di fine anno , puoi raggiungere l'ufficio del redattore fiscale con una memory stick. Oppure, meglio ancora, puoi inviare i file via e-mail direttamente al tuo preparatore fiscale.