Gli errori contabili si verificano di tanto in tanto, ma molti errori di contabilità comuni possono essere evitati con una pianificazione e una preparazione adeguate. Sappiamo tutti che in genere è necessario più tempo per correggere un errore piuttosto che farlo correttamente la prima volta. È interessante notare che è anche più economico identificare e correggere gli errori all'inizio di un progetto piuttosto che aspettare di correggere il problema in un secondo momento.
Se tratti la tua attività come un progetto a lungo termine, allora vorrai essere proattivo rendendoti conto degli errori comuni che altri stanno facendo e correggendoli presto, il che non solo farà risparmiare tempo, denaro e mal di testa alla tua azienda, ma anche darti un vantaggio competitivo sul mercato con operazioni più snelle e una migliore soddisfazione del cliente. Di seguito sono riportati errori di contabilità comuni a tutti i CPA che i proprietari di piccole imprese hanno fatto.
01 - Mancato rispetto delle procedure contabili
Un passo utile è lo sviluppo di moduli standard e liste di controllo da completare per garantire coerenza e accuratezza. Ad esempio, è necessario documentare un processo per l'impostazione di nuovi fornitori.
Saranno necessari il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) del fornitore, tra gli altri documenti quali certificati di assicurazione , lettere di raccomandazione o contratti firmati. Quindi dovrai inserire queste informazioni nel tuo software di contabilità in modo da poter elaborare i pagamenti.
Dovrai prendere il tempo necessario per prendere in considerazione le informazioni che devi raccogliere dai tuoi fornitori, sviluppare un modulo standard o una lista di controllo per assicurarti di ottenere tali informazioni e quindi avere una politica scritta che i tuoi dipendenti possano seguire.
02 - Lavorare senza un budget
Crea un budget in modo da avere una base di riferimento per giudicare i risultati operativi della tua attività. I bilanci non sono utili solo per arginare le spese eccessive, ma possono essere utilizzati per stabilire obiettivi finanziari realistici e scritti. I budget dovrebbero sempre essere radicati nella realtà, ma puoi certamente usare il tuo budget per fissare obiettivi finanziari ragionevoli, sia che si tratti di aumentare i ricavi o di ridurre le spese operative.
03 - Errori di immissione dati
Gli errori di immissione dei dati si verificano di volta in volta. Sebbene non sia possibile impedire tutti gli errori di immissione dei dati, è possibile avere una politica per eseguire varie riconciliazioni in modo tempestivo per garantire che le voci dei dati vengano rilevate rapidamente e possano essere corrette.
Ad esempio, si desidera eseguire riconciliazioni bancarie mensili, nonché riconciliazioni di crediti e debiti. È inoltre possibile eseguire scostamenti budget-to-actual per identificare possibili errori nella classificazione delle entrate o delle spese o eseguire periodicamente ricevute dei clienti o rapporti di pagamento dei fornitori per garantire che tutte le entrate e gli esborsi siano ragionevoli.
Le transazioni inusuali devono essere riviste per garantire che non siano stati commessi errori di immissione dei dati e che le transazioni siano accurate.
04 - Impossibile eseguire il backup del software di contabilità
È necessario eseguire regolarmente il backup del software di contabilità aziendale e di altri dati. Molti programmi software di contabilità per piccole imprese hanno una funzione che ti consente di impostare il backup automatico del tuo programma di contabilità.
Usalo. Dovresti anche avere il tempo di ricontrollare i tuoi file di backup, arrivando addirittura a utilizzare il file di backup per vedere se puoi gestire la tua attività come al solito con esso.
A volte i file corrotti; a volte non si esegue il backup di tutti i dati necessari. Un controllo rapido può identificare i problemi con il processo di backup in modo da poter disporre di tutto ciò che è necessario per continuare a gestire la propria attività in caso di necessità.
05 - Fare troppo te stesso
L'outsourcing di attività amministrative che non aggiungono valore alla tua azienda può essere un vantaggio.
Ad esempio, un commercialista è probabilmente più esperto in materia fiscale di quanto lo sia tu, quindi la pianificazione e la preparazione delle tasse in outsourcing al tuo commercialista ti consentiranno di ridurre il tuo debito fiscale, aumentare la conformità fiscale e lasciarti più tempo da dedicare a generare entrate attività.
Molti proprietari di piccole imprese non vogliono delegare la responsabilità ad altri professionisti capaci, ma l'outsourcing contabile, legale, IT e altre funzioni amministrative possono ridurre gli errori e aumentare la redditività se si utilizza saggiamente il nuovo tempo.
06 - Impossibile classificare correttamente entrate e spese
Il metodo di contabilità della scatola da scarpe non è probabilmente una buona scelta per le piccole imprese con più di poche transazioni all'anno. Tutti i soldi in entrata e in uscita dalla tua attività devono essere assegnati alla categoria appropriata.
I proprietari di attività che restano in cima ai propri registri contabili non incorrono in errori. Sapranno chi è stato addebitato, quanto e se il cliente ha pagato o meno.
Scoprirai anche che la tua preparazione alla fine dell'anno fiscale sarà molto più agevole che tentare di riassemblare i record necessari per preparare la dichiarazione dei redditi della tua azienda subito prima del reso.