Cos'è un viaggio d'affari?
L'IRS ha una definizione specifica per i viaggi d'affari, al fine di determinare se è possibile detrarre queste spese di viaggio a fini commerciali. L'IRS dice che i viaggi di lavoro sono lontani dal tuo domicilio fiscale che è "sostanzialmente più lungo di un normale giorno di lavoro" e che richiede di dormire o riposare mentre si è lontani da casa.
Devi anche dormire lontano da casa per essere in grado di detrarre questi costi. Il viaggio deve anche essere "temporaneo" (che dura meno di un anno).
Cos'è una casa delle tasse?
La tua casa delle imposte è un concetto stabilito dall'IRS per determinare se un viaggio è deducibile. Il tuo domicilio fiscale è definito dall'IRS come normale sede di lavoro; non è il posto dove vivi. Se hai un ufficio nella tua casa, probabilmente è la tua casa delle tasse; se hai un ufficio in centro, da qualche parte, quella è la tua casa delle tasse. Se lavori in più sedi e non hai una sede di lavoro regolare, la tua sede fiscale potrebbe essere quella in cui vivi.
Dopo aver determinato dove si trova la tua sede fiscale (probabilmente con il tuo professionista fiscale), questa casa delle imposte può essere utilizzata per determinare se le spese di viaggio aziendali sono deducibili. Se devi allontanarti dal tuo domicilio fiscale durante la notte, o se hai bisogno di tempo per "riposare e dormire" durante i tuoi viaggi, puoi probabilmente contare le tue spese durante il viaggio come detrazioni commerciali.
1. Potresti essere in grado di detrarre i costi dei viaggi d'affari in un viaggio combinato business / personale.
Se viaggi negli Stati Uniti, il tuo viaggio deve essere "interamente" aziendale per te a prendere le detrazioni per i costi di viaggio d'affari. Ma se c'è un po 'di tempo personale "incidentale", va bene. Ad esempio, se si viaggia a Dallas per lavoro e si trascorre una serata con la famiglia nella zona, questo è "secondario" allo scopo principale del viaggio.
L'IRS dice,
"La pianificazione di attività aziendali occasionali durante un viaggio, come la visualizzazione di videocassette o la partecipazione a lezioni che trattano argomenti generali, non cambierà in realtà la vacanza in un viaggio d'affari".
Se parte o tutto il tuo consiglio è al di fuori degli Stati Uniti , le regole IRS sono diverse. L'IRS ha regole molto specifiche per l'assegnazione del tempo personale e di lavoro nei viaggi internazionali. Vedi la pubblicazione IRS 463 per maggiori dettagli.
2. Puoi utilizzare le diems per calcolare i costi di viaggio d'affari.
Il termine "per diem" significa al giorno. Le indennità sono importi che sono considerati ragionevoli per le spese giornaliere durante il viaggio, per i pasti e le spese varie. Le tariffe giornaliere sono fissate per i viaggi negli Stati Uniti e all'estero e le tariffe variano a seconda dell'area.
Ad esempio, le tariffe giornaliere nelle grandi città degli Stati Uniti sono più alte di quelle del paese al di fuori delle grandi aree metropolitane. Le aziende possono impostare le proprie tariffe giornaliere, ma la maggior parte delle aziende utilizza i tassi giornalieri stabiliti dal governo degli Stati Uniti.
I rimborsi giornalieri non sono imponibili se sono maggiori. Se i dipendenti ricevono più diaria rispetto alla tariffa massima stabilita dall'Amministrazione dei servizi generali, l'eccedenza è tassabile per il dipendente.
Maggiori informazioni sulle tariffe giornaliere e sull'assicurazione IRS attualmente disponibile.
3. Non è possibile detrarre il costo del viaggio aereo per lavoro se si utilizzano crediti frequent flyer mile
Se hai utilizzato miglia frequent flyer per viaggi aerei per un viaggio di lavoro, non puoi detrarre il costo come spesa per viaggi d'affari. Ad esempio, se prenoti un viaggio per $ 350 e hai utilizzato miglia frequent flyer per $ 300 del costo, puoi detrarre solo $ 50 come spesa aziendale.
4. Non tutte le spese su una fattura dell'hotel sono spese di viaggio deducibili.
Il costo della camera e le tasse sono deducibili, così come le spese di lavanderia, ma le spese personali aggiuntive come la palestra o le tasse del centro fitness e le tasse per film o giochi non sono deducibili.
È possibile detrarre le spese alberghiere per le chiamate telefoniche o l'uso di un apparecchio fax.
5. Potresti non essere in grado di detrarre il costo di portare un coniuge in viaggio d'affari
Il costo di portare un coniuge, un figlio o un'altra persona in viaggio d'affari è considerato una spesa personale e non è deducibile.
Ma se riesci a dimostrare che l'altra persona è occupata dal business e sta svolgendo attività commerciali rilevanti durante il viaggio (prendendo minuti in riunioni o incontri con clienti commerciali) potresti essere in grado di detrarre il costo del viaggio di questa persona.
6. È possibile detrarre il 50% delle spese per i pasti durante un viaggio d'affari.
Anche se sembrerebbe ragionevole che i costi del pasto in viaggio d'affari siano completamente deducibili, non lo sono. I costi dei pasti sono deducibili al 50%, come le spese di intrattenimento. Leggi di più sui pasti e le spese di intrattenimento come parte del viaggio d'affari. Il limite del 50% si applica anche a tasse e mance per pasti d'affari, costi di copertura, affitto per una suite di ospitalità e parcheggio in un'arena sportiva.
7. Potrebbe essere possibile detrarre il costo di una crociera per un viaggio di lavoro, con determinati limiti.
Il costo di una crociera può essere deducibile, fino al limite attuale stabilito dall'IRS (attualmente $ 2.000). Devi anche essere in grado di dimostrare che la crociera era direttamente correlata a un evento aziendale, come una riunione di lavoro o una riunione del consiglio di amministrazione.
L'IRS impone specifici requisiti aggiuntivi rigorosi per la deduzione del viaggio in crociera come spesa aziendale, per ovvi motivi. Vedi ulteriori dettagli sotto "Navi da crociera" nella Pubblicazione IRS 463.
Ulteriori informazioni sulla deduzione delle spese di viaggio d'affari
Per ulteriori informazioni, vedere queste pubblicazioni IRS:
- Pubblicazione 17 - Guida fiscale per gli individui
- Temi 511 - Viaggi d'affari
- Pubblicazione 463 - Spese di viaggio, di intrattenimento, regali e auto
Dichiarazione di non responsabilità: questo articolo e tutti gli articoli su questo sito sono offerti a scopo informativo generale e non sono intesi come consulenza fiscale o legale. Ogni situazione aziendale è unica e le imposte, le leggi e le normative cambiano frequentemente. Consulta i tuoi professionisti fiscali e legali prima di intraprendere azioni che potrebbero influire sulla tua attività.