Una buona gestione dell'ufficio fa bene alla tua linea di fondo
1. Stabilire le procedure di gestione dell'ufficio e attenersi a loro.
Le attività di routine richiedono procedure di routine se si desidera rimanere organizzati e far funzionare le cose senza intoppi.
Imposta le routine per la gestione dei documenti e dei sistemi di ufficio. Ad esempio, se possibile, ogni foglio di carta che arriva nel tuo ufficio dovrebbe essere gestito una sola volta, messo in atto e archiviato, non accatastato a caso su una scrivania. Allo stesso modo, le comunicazioni digitali come le e-mail dovrebbero avere la priorità e agire immediatamente se possibile o contrassegnate per azioni future.
I sistemi Office, inclusi desktop, laptop, file server, stampanti multifunzione e dispositivi mobili, necessiteranno di procedure amministrative e di emergenza. Quando il sistema si arresta in modo anomalo o un componente del computer non funziona, tutti nel tuo ufficio devono sapere chi chiamare e cosa non fare (ad esempio provare a risolvere il problema da soli). Impara i 3 passaggi per proteggere i tuoi dati aziendali critici.
2. Stabilire responsabilità chiaramente delineate.
Una buona gestione dell'ufficio dipende dalle persone che sanno chi è responsabile di cosa - sono le persone che sono responsabili a fare le cose.
Cosa succederebbe, ad esempio, se l' acquisto per la tua piccola impresa fosse fatto da chiunque in qualsiasi momento? Sareste in grado di trovare la carta della stampante quando ne avete avuto bisogno? Mettere una persona incaricata di ordinare tutte le attrezzature e le forniture risolve il problema e mantiene le cose senza intoppi. Chiedi ai dipendenti di inviare via email alla persona designata eventuali richieste di forniture o di pubblicare un elenco manoscritto in un luogo ben visibile in cui le persone possano aggiungere ciò di cui hanno bisogno.
È lo stesso con l'amministrazione dei sistemi (computer). Devi avere una persona responsabile della sicurezza dei tuoi sistemi informatici e tenere traccia di cose come account, password e software. L'utilizzo di sistemi basati su cloud per applicazioni office, software di contabilità e archiviazione dati è una soluzione ideale per le piccole imprese, ma è comunque necessario affidare a una persona fidata l'incarico di eseguire attività amministrative come aggiungere / eliminare utenti, assegnare autorizzazioni, ecc.
3. Conservare i record e mantenere aggiornati i record aziendali.
Tenere i record suona come la parte più facile di una buona gestione dell'ufficio, finché non si considera la necessità di mantenere tali record accessibili e aggiornati. Ma la prima regola per essere un buon manager d'ufficio ti aiuterà ad avere una presa su questo; rendere l'aggiornamento registra una routine di ufficio. Ad esempio, quando ricevi un nuovo cliente o cliente, ci vuole solo un momento per inserirli nel tuo database dei contatti. Poi ci vorrà solo un altro o due secondi per aggiornare il record dopo che gli hai parlato al telefono.
(Nota, anche, che la maggior parte delle giurisdizioni ha leggi sulla privacy che regolano la gestione delle informazioni sui clienti.)
4. Fai una passeggiata nel tuo ufficio e siediti.
Il tuo ufficio è un esempio di gestione dello spazio o cattiva gestione dello spazio?
Quando cammini per l'ufficio, devi evitare gli ostacoli o correre il rischio di inciampare in qualcosa?
Quando ti siedi su una scrivania potresti davvero lavorare comodamente lì? Le cose sono organizzate in modo logico in modo che le cose che useresti di più alla scrivania siano le più vicine?
Oggigiorno ci sono un sacco di cose stipate negli uffici, dagli stand delle stampanti attraverso gli schedari . Per una buona gestione dell'ufficio, è necessario essere sicuri che tutte le cose in ufficio siano organizzate per la massima efficienza - e la massima sicurezza. Le nozioni di base di Small o Home Office Design forniscono suggerimenti per soddisfare in modo sicuro le esigenze di alimentazione, illuminazione e ventilazione del tuo ufficio .
5. Pianifica il lavoro noioso.
È troppo facile rimandare cose che non ti piacciono e alla maggior parte degli uomini d'affari non piacciono le attività come l' archiviazione , la spedizione e la ricezione, o la contabilità, nemmeno i dirigenti d'ufficio.
Sfortunatamente, un ufficio, come una cucina, non funzionerà bene senza le faccende fatte.
Se sei un piccolo imprenditore che non è in grado di assegnare a qualcun altro ciò che consideri un lavoro noioso o spiacevole, costringiti a farlo regolarmente programmando il tempo ogni settimana per farlo. Prenditi una mattinata o un pomeriggio, ad esempio, e spendi le chiamate a freddo , restituendo richieste e-mail non prioritarie, facendo post sui social media , recuperando la contabilità o aggiornando i record.
6. Delegare ed esternalizzare.
In un mondo perfetto, ognuno farebbe solo quello che ha o ha avuto il tempo di fare e ha fatto bene. Poiché il mondo non è perfetto, invece molte persone fanno cose che non hanno il tempo o il talento per fare bene.
La delega e l'esternalizzazione non solo possono migliorare la gestione dell'ufficio della tua piccola impresa, ma ti consentono anche di concentrarti sui tuoi talenti, migliorando così i tuoi profitti. Un assistente part-time o virtuale può essere in grado di gestire molte delle attività amministrative o amministrative. Per ulteriori informazioni sulla delega, vedere Decidere di delegare.
7. Rendere la pianificazione aziendale una priorità.
Molti proprietari di piccole imprese trascorrono le loro giornate recitando e reagendo - e poi si chiedono perché sembrano girare le ruote. La pianificazione aziendale è un componente importante di una buona gestione dell'ufficio e deve essere parte della normale routine di gestione dell'ufficio.
I proprietari di piccole imprese di successo trascorrono del tempo ogni settimana nella pianificazione aziendale e molti utilizzano le sessioni di pianificazione aziendale quotidiana come strumento per la definizione degli obiettivi e la crescita.
Questa guida alla pianificazione aziendale è un ottimo strumento per iniziare gli sforzi di pianificazione aziendale in corso; definisce una struttura di pianificazione aziendale per la tua piccola impresa e fornisce risorse su tutto, dalla stesura di una dichiarazione di visione attraverso le regole per la definizione degli obiettivi di business .
Se si dispone di personale, coinvolgerli nella pianificazione aziendale , sia formalmente che informalmente.
Amerai la differenza
Non lasciare che il caos interferisca con il fare affari. Una volta che inizi ad applicare questi sette principi di buona gestione dell'ufficio, rimarrai stupito dalla differenza che fa una buona gestione dell'ufficio - e quanto più business fai.
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