Premium stimato
Il premio retribuzione del lavoratore viene calcolato moltiplicando una tariffa moltiplicata per il proprio stipendio e dividendo il risultato per 100. Ad esempio, si supponga che il proprio stipendio sia pari a $ 500.000 e il tasso sia $ 0,10. Il tuo premio è 500.000 X .1 / 100 o $ 500.
Il premio che paghi all'inizio del tuo periodo di polizza è un importo provvisorio. È una stima basata sui tuoi libri paga previsti per il prossimo anno. Dopo che la tua politica è scaduta, il tuo assicuratore svolge una verifica per determinare i tuoi effettivi salari per quell'anno. Il tuo assicuratore regola quindi il tuo premio. Se il tuo libro paga effettivo supera il tuo stipendio stimato, potresti ricevere un premio aggiuntivo. Se il tuo libro paga effettivo è inferiore al tuo libro paga previsto, potresti ricevere un premio di restituzione.
Scopo del controllo
Gli audit vengono eseguiti per garantire che i premi dei datori di lavoro paghino per l'assicurazione sulla compensazione dei lavoratori riflettono accuratamente i loro rischi. Gli assicuratori controllano che i datori di lavoro siano correttamente classificati e che i libri paga utilizzati per la valutazione siano accurati. Se la politica di un datore di lavoro contiene classificazioni o libri paga errati, il datore di lavoro può pagare troppo o troppo poco, rispetto ad altri datori di lavoro, per l'assicurazione di risarcimento dei lavoratori.
Molti stati obbligano gli assicuratori a controllare tutte le politiche di compensazione dei lavoratori il cui premio annuale stimato supera una certa soglia, come $ 10.000. I dipartimenti di assicurazione statale effettuano controlli periodici per assicurarsi che gli assicuratori stiano eseguendo gli audit richiesti.
Obblighi contrattuali
La maggior parte delle politiche di retribuzione dei lavoratori, incluso il modulo standard NCCI , contiene una clausola che affronta gli audit.
Nel modulo NCCI, questa clausola si trova sotto la parte cinque, Premium. Afferma che il datore di lavoro deve consentire all'assicuratore di controllare la polizza in qualsiasi momento entro tre anni dalla scadenza della polizza. L'assicuratore ha il diritto di esaminare qualsiasi documento relativo alla polizza. Questi potrebbero includere libri contabili contabili, dichiarazioni dei redditi e record del libro paga.
Le politiche di remunerazione dei lavoratori contengono anche una disposizione relativa alle ispezioni. Nel modulo NCCI questa disposizione si trova nella parte Sei, Condizioni. Fornisce all'assicuratore il diritto di ispezionare i luoghi di lavoro del datore di lavoro in qualsiasi momento. Lo scopo di tali ispezioni è valutare l'insormibilità della vostra attività e raccogliere informazioni sui salari. Le ispezioni per la compensazione dei lavoratori non sono intese come controlli di sicurezza.
Una polizza assicurativa è un contratto legale . Quando si acquista la copertura di risarcimento per i lavoratori, si è contrattualmente obbligati a rispettare le disposizioni di controllo e ispezione nella politica. Se il tuo assicuratore chiede di visitare la tua struttura o richiede informazioni aggiornate sui salari, devi presentare le sue richieste. In caso contrario, si può verificare una violazione del contratto. Il tuo assicuratore può rispondere al tuo rifiuto annullando la tua politica o rifiutando di rinnovarla .
Ciò potrebbe influire negativamente sul modificatore dell'esperienza .
Tipi di audit
Esistono diversi tipi di audit di compensazione dei lavoratori. I tipi di audit disponibili possono variare da stato a stato e da assicuratore a assicuratore.
- Mail Audit Il tipo più semplice di audit. Gli audit postali possono essere consentiti per i piccoli datori di lavoro che non generano molto premio. Tuttavia, gli audit postali potrebbero non essere disponibili per i datori di lavoro in determinate professioni (come le coperture), indipendentemente dalle loro dimensioni.
- Audit preliminare Condotto quando una polizza viene scritta per la prima volta con un nuovo assicuratore. Gli audit preliminari sono generalmente eseguiti sul posto. Il loro scopo è quello di garantire che le classificazioni e i libri paga corretti vengano utilizzati sulla politica.
- Audit telefonico utilizzato da alcuni assicuratori. L'assicuratore può inviarti un modulo da compilare e restituire all'assicuratore. Quando l'assicuratore ha ricevuto le informazioni, pianifica una telefonata con un revisore contabile per discutere le informazioni fornite.
- Field Audit Una verifica fisica eseguita presso la vostra sede. Lo scopo è quello di raccogliere i salari e altre informazioni che l'assicuratore utilizzerà per calcolare il premio finale.
- Audit provvisorio Può essere condotto se la tua azienda è cambiata in qualche modo, magari iniziando una nuova operazione. Gli audit intermedi sono anche utilizzati da grandi datori di lavoro che desiderano segnalare i loro salari mensili o trimestrali anziché una volta all'anno. Questi controlli sono generalmente condotti per posta. Una verifica fisica viene eseguita alla fine del periodo di politica.
- Test Audit Condotto da un'autorità di compensazione dei lavoratori statali per verificare i risultati dell'audit ottenuti dall'assicuratore . Verifiche ispettive di condotta degli uffici di stato per garantire che i revisori assicurativi utilizzino correttamente il sistema di classificazione e valutazione. Gli uffici vogliono anche assicurarsi che gli assicuratori stiano usando piani di rating approvati dall'ufficio (quando è richiesta l'approvazione preventiva).
Frode da parte di un datore di lavoro
Rispettare la richiesta di informazioni da parte dell'assicuratore non è il solo obbligo da parte dell'assicurato. È inoltre necessario fornire dati precisi . Se fornisci intenzionalmente informazioni false al tuo assicuratore, potresti essere perseguito dal dipartimento assicurativo del tuo stato per frode assicurativa . Ecco alcuni esempi di azioni che potrebbero essere considerate fraudolente:
- Sottostima del tuo libro paga con l'intento di ridurre il tuo premio
- Fornire descrizioni di falsi posti di lavoro a un controllore di assicurazione
- Fornire dichiarazioni fiscali fasulle o altri rapporti finanziari
- Nascondere il fatto che hai assunto subappaltatori
- Fornire certificati di assicurazione falsificati per i subappaltatori
Una volta completata la verifica, l'assicuratore ti invierà un rapporto. Idealmente, i libri paga mostrati nel rapporto non differiscono sostanzialmente dai libri paga stimati elencati nella polizza. Sfortunatamente, questo non è sempre il caso. Se le proiezioni sui salari erano troppo basse, l'audit potrebbe aver generato un grande premio aggiuntivo. Il rapporto di controllo potrebbe anche mostrare modifiche alle classificazioni. Se il revisore ha stabilito che la tua attività è stata classificata in modo errato , potrebbe aver aggiunto nuovi codici di classe o rimosso quelli esistenti.
Controversie di controllo
Gli assicurati non sono sempre d'accordo con i rapporti di verifica. Un report potrebbe contenere errori, ad esempio il modificatore di esperienza errato o dati di busta paga errati. In alternativa, potrebbe mostrare cambiamenti di classificazione con cui non sei d'accordo.
Se non si è soddisfatti dei risultati di una verifica, contattare immediatamente l'assicuratore. La maggior parte degli assicuratori fornisce istruzioni su come contestare una verifica. Questi potrebbero essere inclusi nei documenti della tua politica. Assicurati di seguire attentamente le indicazioni dell'assicuratore. Invia il tuo reclamo per iscritto entro il periodo di tempo specificato dall'assicuratore. Descrivi il problema in dettaglio. Ad esempio, se pensi che l'auditor abbia usato la classificazione sbagliata, spiega il tuo ragionamento e suggerisci un'alternativa. L'assicuratore esaminerà il reclamo e deciderà se una revisione è giustificata.
Se una verifica ha generato un premio aggiuntivo ma avete contestato i risultati dell'audit, l'obbligo di pagare il premio aggiuntivo deve essere sospeso fino a quando la controversia non viene risolta. Se l'assicuratore non affronta il problema in modo soddisfacente, puoi fare ricorso contro la decisione dell'assicuratore alla commissione per il risarcimento dei lavoratori dello stato.