Pianificazione dell'audit
L' assicuratore di indennizzo del tuo lavoratore inizierà probabilmente il processo di revisione subito dopo la scadenza della politica di compensazione del lavoratore.
È possibile ricevere una lettera dall'assicuratore o una telefonata dalla persona incaricata di condurre la verifica. Il revisore incaricato deve pianificare l'audit in un momento che è conveniente per te. La data dovrebbe essere abbastanza lontana nel futuro che avrai tempo sufficiente per raccogliere le informazioni di cui l'auditor avrà bisogno. Chiedere al revisore di fornire un riepilogo dei dati che lui o lei richiederà per eseguire la verifica.
Si noti che il revisore assegnato può o meno essere un dipendente dell'assicuratore. Alcuni assicuratori mantengono un servizio di revisione interno con i propri dipendenti. Altri esternalizzano la funzione di revisione a una società di revisione indipendente. Il processo dovrebbe essere lo stesso se l'audit è eseguito da un dipendente dell'assicuratore o di un appaltatore.
Record di cui hai bisogno
Il revisore avrà bisogno di varie informazioni finanziarie per il periodo di tempo coperto dalla politica sottoposta a revisione. Ecco il tipo di informazioni che potrebbe essere richiesto di fornire:
- Contabilità contabile
- Moduli fiscali, in particolare moduli 941 e 944, Dichiarazione dei redditi dei datori di lavoro (trimestrale e annuale, rispettivamente)
- Registrazioni di esborsi in denaro
- Pagamenti per servizi forniti da contraenti indipendenti. Il revisore dovrà verificare che questi lavoratori non siano i tuoi dipendenti.
- Pagamenti per servizi forniti da subappaltatori
- Certificato di assicurazione per ogni subappaltatore che hai assunto
- W-2 e forme 1099
- Descrizione del lavoro per ciascun lavoratore. Assicurati che descriva accuratamente le funzioni del lavoratore.
- Descrizione delle operazioni aziendali
- Record del libro paga per il termine della politica. Il revisore dovrà verificare tutte le fonti di retribuzione fornite a ciascun lavoratore (salario, bonus ecc.).
- Limitazioni del libro paga applicabili a funzionari esecutivi, partner, proprietari unici ecc. Coperti dalla polizza
- Il tuo foglio di valutazione delle esperienze
Una volta raccolti i dati necessari, dovrai organizzarli. Metti insieme tutti i tuoi dati sui salari (come moduli W-2, buste paga e record straordinari) in modo che le informazioni siano facilmente accessibili. Allo stesso modo, inserire tutte le informazioni relative ai subappaltatori, inclusi gli importi di pagamento e i certificati di assicurazione, in un unico luogo. I tuoi sforzi pagheranno, rendendo l'audit più facile e veloce.
Cosa è incluso nel libro paga?
Il premio di indennizzo del lavoratore viene calcolato moltiplicando una tariffa moltiplicata per il proprio stipendio e dividendo il risultato per 100. L'NCCI e la maggior parte delle autorità di compensazione dei lavoratori statali si riferiscono al salario come remunerazione . Questi termini sono spesso usati in modo intercambiabile. Entrambi significano il valore monetario dei servizi forniti dai dipendenti alla tua organizzazione.
I costi inclusi nella retribuzione variano in qualche modo da stato a stato. Tuttavia, generalmente includono quanto segue:
- Stipendi e salari lordi, compresi retribuzioni e salari retroattivi
- Commissioni. Questo include le commissioni totali ricevute da un lavoratore e qualsiasi estrazione contro le commissioni.
- Bonus, inclusi piani di bonus azionari
- Vacanze, ferie e malattia
- Pagare gli straordinari. In tutti gli stati, ad eccezione di alcuni, la retribuzione comprende gli straordinari calcolati al tasso di tempo regolare. Ad esempio, supponiamo che la normale tariffa oraria di un lavoratore sia $ 20 all'ora. Se il lavoratore è stato pagato $ 600 per 20 ore di straordinario, includerebbe solo $ 400 della retribuzione per lavoro straordinario.
- Pagamenti effettuati da voi che altrimenti sarebbero stati trattenuti dalla retribuzione dei dipendenti come richiesto dalla legge per la Previdenza Sociale, Medicare o un piano pensionistico
- Pagamento ai lavoratori su una base diversa dal tempo lavorato. Esempi sono il cottimo, la partecipazione agli utili o piani di incentivi.
- Pagamento o indennità per utensili manuali o utensili elettrici portatili utilizzati dai lavoratori per svolgere il proprio lavoro
- Valore di affitto di un appartamento o di una casa fornito a un dipendente. Inoltre, il valore di altri alloggi e pasti ricevuti da un lavoratore come parte della sua paga
- Pagamenti dedotti dalla retribuzione lorda dei lavoratori per pensionamento, mensa o piani di risparmio
- Libro paga per i dipendenti di subappaltatori non assicurati (vedi commenti sotto)
Cosa è escluso dal libro paga?
Ci sono un certo numero di costi che sono tipicamente esclusi quando il salario è calcolato allo scopo di valutare l'assicurazione di compensazione dei lavoratori. Mentre questi variano a seconda dello stato, spesso includono quanto segue:
- Consigli e altre mance ricevute dai dipendenti
- Trattamento di fine rapporto (diverso da quello per il tempo lavorato)
- Sconti sui beni acquistati dal datore di lavoro
- Spese aziendali rimborsate
- Paga per il servizio militare attivo
- Indennità uniformi
Classifiche
Uno dei compiti principali di un revisore è garantire che l'attività assicurata sia classificata correttamente. I sistemi di classificazione delle retribuzioni dei lavoratori sono concepiti per categorizzare le imprese , non i singoli dipendenti. Il revisore esaminerà le operazioni della vostra azienda per determinare se la classificazione di base elencata nella vostra politica è corretta.
La classificazione di base è la classificazione che meglio descrive la tua attività in generale. Questo è spesso lo stesso della classifica di governo (la classificazione assegnata al maggior numero di salari). Ad esempio, supponiamo che tu operi in un negozio di macchine. Alcuni dei tuoi dipendenti lavorano con i torni mentre altri utilizzano trapani o macchine per timbratura. Le attività specifiche svolte dai dipendenti possono variare da lavoratore a lavoratore. Tuttavia, si adattano tutti alla tua classificazione di base, Machine Shop.
Alcuni dipendenti possono eseguire attività che richiedono classificazioni separate. Ad esempio, la tua officina impiega un impiegato che svolge il suo lavoro in un ufficio chiuso lontano da altri lavoratori. È probabile che a questo dipendente venga assegnata la classificazione Dipendente dell'Ufficio amministrativo piuttosto che Negozio di macchine.
I sistemi di classificazione della compensazione dei lavoratori sono estremamente complessi. Il revisore può riclassificare la tua attività in un modo che non comprendi o che non ha senso per te. In questo caso, chiedi al revisore una spiegazione. Se sei ancora confuso riguardo alle modifiche, chiedi assistenza al tuo agente o broker .
Incontro con l'auditor
Per condurre la verifica, il revisore dovrà incontrarsi con voi o con un rappresentante fidato della vostra azienda. Se deleghi questo compito a qualcun altro, assicurati che lui o lei:
- conosce bene la tua attività
- comprende tutte le fasi delle operazioni dell'azienda
- sa quali compiti vengono eseguiti da ciascun dipendente
- comprende la politica di compensazione dei dipendenti della tua azienda, incluse le classificazioni che contiene
- comprende i dati finanziari della tua azienda, compresi i dati sui salari, in modo che lui o lei possa rispondere alle domande del revisore
Durante l'incontro con l'auditor, tu o il tuo designato dovreste cooperare e rispondere alle domande del revisore nel modo migliore possibile. Non offrire informazioni che non sono state richieste.
Come molte aziende, la tua azienda può assumere una società di contabilità fuori sede per gestire le tue funzioni di contabilità e buste paga. Il vostro contabile dovrebbe incontrarsi con la revisione a vostro nome? La risposta è no. Il contabile può fornire al revisore i documenti finanziari di cui ha bisogno per eseguire la verifica. Tuttavia, il revisore dovrà visitare i locali per condurre una verifica fisica.
subappaltatori
Molti stati hanno leggi che impongono responsabilità agli appaltatori che assumono subappaltatori non assicurati. Queste leggi si applicano a te se la tua azienda opera come appaltatore e subappalta il lavoro ad altri.
Ad esempio, supponiamo che la tua azienda, ABC Construction, ingaggi un subappaltatore chiamato P & J Plumbing per eseguire lavori di tubatura in un edificio che stai ristrutturando. Un dipendente di P & J è ferito sul posto di lavoro e tenta di presentare una richiesta di risarcimento per i lavoratori. Tuttavia, P & J non ha acquistato una copertura di compensazione per i lavoratori. Nella maggior parte degli stati, il lavoratore infortunato può chiedere i sussidi secondo la politica di remunerazione del lavoratore.
Gli assicuratori sono tenuti per legge a fornire benefici ai dipendenti di subappaltatori non assicurati. Pertanto, il revisore verificherà i documenti fiscali e cercherà moduli 1099 rilasciati ai subappaltatori. Lui o lei verificherà se hai ottenuto un certificato di assicurazione da ogni subappaltatore che hai assunto. Se un subappaltatore da voi assunto non fornisce prove dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, il revisore vi addebiterà un premio aggiuntivo per la copertura assicurativa del contraente.
La tariffa applicata per un subappaltatore non assicurato dipende dal tipo di lavoro svolto dal subappaltatore. Ad esempio, se il subappaltatore esegue lavori di copertura, verrà utilizzata la tariffa per la classificazione di copertura applicabile. Il tasso verrà applicato a tutto oa una parte del costo del lavoro subappaltato. Se il denaro che hai pagato al subappaltatore era solo per lavoro, allora l'intero costo (diviso per 100) sarà utilizzato come base del premio.
Contractor Versus Subcontractor
Se la tua azienda non è un imprenditore, sei responsabile per gli infortuni subiti dai dipendenti di appaltatori indipendenti che noleggi? La risposta è generalmente no. Il contraente gestisce un'attività indipendente dalla tua. Pertanto, il contraente è responsabile della prestazione di indennità per i lavoratori ai propri dipendenti feriti.
Ad esempio, supponiamo di possedere un negozio al dettaglio. Assumi un Fabulous Flooring, un appaltatore di pavimenti, per strappare un vecchio pavimento di linoleum nel tuo negozio e sostituirlo con uno nuovo. Delinei il risultato che vuoi (un nuovo piano) e Fabulous fa il lavoro. Un supervisore favoloso sorveglia i lavoratori della pavimentazione. Il supervisore imposta gli orari di lavoro e stabilisce come i dipendenti svolgono il proprio lavoro. Se un dipendente favoloso viene ferito mentre installa il tuo nuovo piano, Fabulous (non la tua azienda) dovrebbe essere responsabile nei confronti del lavoratore.
Ci sono alcune situazioni in cui una società potrebbe essere ritenuta responsabile per lesioni ai dipendenti di un appaltatore indipendente. Pertanto, dovresti insistere sul fatto che tutti gli appaltatori indipendenti che fornisci forniscano la prova che hanno acquistato un'assicurazione per la compensazione dei lavoratori.