I pagamenti ai non dipendenti devono essere segnalati all'IRS, ma normalmente per questi pagamenti non è richiesta alcuna ritenuta d'imposta sul reddito. Ma in alcuni casi è richiesta la ritenuta di riserva. Se è necessario prendere la ritenuta di riserva dai non dipendenti, è necessario segnalare i pagamenti e la trattenuta.
Il modulo IRS 945 viene utilizzato per segnalare le imposte sul reddito federali trattenute da non dipendenti, in particolare la ritenuta di riserva. In primo luogo, ti darò le basi per spiegare quando è necessario il modulo 945, poi ti mostrerò come compilare questo modulo e come, quando, dove e quando inviarlo.
Trattenendo i tipi di guadagni
L'IRS richiede che tu ritiri le imposte sul reddito dai guadagni degli impiegati, ma ci sono anche alcuni altri tipi di pagamenti che la tua attività potrebbe richiedere per trattenere le imposte sul reddito e segnalare e pagare tali imposte all'IRS. L'IRS chiama queste "ritenute di imposta sui redditi non pagate".
I tipi di pagamenti che richiedono trattenuta includono:
- pensioni
- Vincite al gioco d'azzardo e profitti del gioco indiano, e
- Pagamenti soggetti a ritenuta di riserva .
La trattenuta su tali pagamenti è riportata sul modulo IRS 945 : Riscossione annuale dell'imposta federale sul reddito trattenuta
Ritenuta di riserva per non dipendenti - Un'introduzione
In primo luogo, una spiegazione delle imposte sul reddito federali per i non dipendenti.
Questi individui sono pagati dalla tua azienda per servizi che svolgono come appaltatori indipendenti. Poiché non sono dipendenti, non è necessario trattenere le imposte federali sul reddito dalle somme che le pagano.
Ma devi fornire queste persone con un modulo 1099-MISC a gennaio, dopo l'anno in cui hanno lavorato per te.
(Il 1099-MISC è come un W-2 per i dipendenti.) Per preparare il 1099-MISC, è necessario ottenere il codice fiscale federale della persona. Per ottenere questo numero, è necessario che la persona compili un modulo W-9 che mostri il codice fiscale.
Ma cosa succede se il codice fiscale di qualcuno manca o è errato? Quindi, l'IRS afferma che è necessario trattenere le imposte dai pagamenti effettuati a questa persona durante l'anno utilizzando una procedura chiamata trattenuta di riserva. Il tasso di ritenuta alla fonte è attualmente del 28%.
Non è necessario avviare la ritenuta di riserva finché non viene notificato dall'IRS.
Ecco un esempio di come la ritenuta di riserva e il modulo 945 funzionano:
Hai avuto un nuovo web designer freelance che ha lavorato per te l'anno scorso come imprenditore indipendente, continuando quest'anno. Quando ha iniziato, hai richiesto un modulo W-9, ma non l'hai mai ricevuto.
Intro l' IRS ti ha inviato un avviso che i pagamenti di ritenuta d'acconto devono essere effettuati.
Cosa fare:
1: notifica al lavoratore che ti verranno trattenute le imposte sul reddito dai pagamenti.
2: elaborare i pagamenti per tale lavoratore per includere la ritenuta di riserva al tasso corrente, il 28%.
3. Includere le informazioni sulla ritenuta d'acconto sullo stub del pagamento della persona.
4: Depositare gli importi di ritenuta di riserva (vedi sotto). Non è necessario trattenere le imposte Social Security o Medicare da questi pagamenti.
5. Effettuare pagamenti periodici dell'importo trattenuto all'IRS.
6. Consegna alla persona un modulo 1099-MISC a gennaio dell'anno successivo. Il 1099-MISC includerà la trattenuta di riserva totale per l'anno.
7. Segnalare la trattenuta di riserva totale per tutti i non dipendenti sul modulo 945 entro il 31 gennaio dell'anno successivo.
Completamento del modulo 945
Il modulo 945 è un rendimento annuale, che mostra tutte le imposte sul reddito federali trattenute in base ai requisiti di ritenuta di riserva di tutti i non dipendenti / liberi professionisti.
Le informazioni che devi segnalare sul modulo 945 includono:
- Tutte le imposte sul reddito federali trattenute da tutte le persone soggette a ritenuta di riserva.
- Ritenuta di riserva totale calcolata sulla retribuzione totale per tutti gli individui del 28%. (Questa è la percentuale di ritenuta di riserva, l'importo che ti viene richiesto per pagare l'IRS).
- Depositi totali effettuati durante l'anno.
- Saldo dovuto o in eccesso.
Se si pagano più di $ 2500 in ritenuta d'acconto durante l'anno, sarà necessario suddividere il totale per mostrare la passività fiscale mensile (ovvero, l'importo totale pagato per il 28%).
Quando archiviare il modulo 945 e effettuare pagamenti di ritenuta d'acconto
Il modulo 945 viene archiviato con l'IRS contemporaneamente all'archivio dei moduli W-2 e dei moduli 1099-MISC entro il 31 gennaio dell'anno successivo. Vedere questo articolo per le date di segnalazione specifiche per l'anno fiscale corrente.
I pagamenti delle ritenute alla fonte di riserva vengono effettuati nella stessa tempistica della ritenuta per i dipendenti, utilizzando le regole per determinare se effettuare depositi a scadenza semestrale o mensile.
Se stai inviando il modulo 945 per posta, dove lo invii dipende dal fatto che tu stia effettuando un pagamento o meno. Consultare la tabella nelle Istruzioni per il modulo 945 per selezionare l'indirizzo corretto.
Invio di moduli 945 e pagamenti trattenuti di ritenuta all'IRS
È possibile archiviare il modulo 945 con l'IRS utilizzando il sistema e-file.
È possibile effettuare pagamenti di ritenuta di riserva all'IRS elettronicamente utilizzando il sistema EFTPS. L'IRS ha anche altre opzioni per pagare queste tasse; leggi questo articolo sui pagamenti.
Se si utilizza un software di preparazione fiscale o i servizi di un preparatore fiscale, è possibile archiviare il modulo 945 ed effettuare depositi di ritenuta di riserva insieme.
Ulteriori informazioni sulla ritenuta alla fonte e sul modulo 945
- Vedere le istruzioni per il modulo 945 per ulteriori informazioni.
- Argomento della tassa IRS 307: ritenuta di riserva
- Pubblicazione IRS 1281: Ritenuta di backup per nomi / TIN mancanti e errati