Tasse, Contratti di appalto, ritenuta di riserva
Molti proprietari di piccole imprese preferiscono lavorare con appaltatori indipendenti piuttosto che assumere dipendenti. I vantaggi di assumere appaltatori indipendenti includono:
- Flessibilità nel poter variare le ore lavorate, o il pagamento per progetto, e non dover pagare quando il lavoro non è disponibile.
- Esternalizzare attività non essenziali, come IT e manutenzione, in modo da non dover creare un nuovo reparto all'interno della propria azienda.
- Essere in grado di terminare facilmente la relazione senza documenti e potenziali problemi legati alla licenziamento di un dipendente.
- Non dovendo pagare le tasse FICA (previdenza sociale e assistenza sanitaria statale) in termini di tasse, benefici e accordi. Ma devi comunque avere un contratto (non un contratto di lavoro) e ci sono ancora documenti che devi compilare e tasse che devono essere assegnate.
- Meno lavoro di ufficio, meno rapporti e pagamenti all'IRS.
Ma, come il datore di lavoro che assume, ci sono ancora alcune cose che devi fare per assumere quell'appaltatore indipendente e iniziare a pagare quella persona.
01 - Che cos'è un appaltatore indipendente?
Un perfetto esempio di un appaltatore indipendente è un servizio di pulizia. Il servizio arriva nel tuo ufficio per svolgere il lavoro, ma i lavoratori del servizio di pulizia non sono dipendenti della tua azienda.
Gli appaltatori indipendenti sono considerati imprenditori. Segnalano il reddito sulle loro dichiarazioni dei redditi personali e possono dedurre le spese di affari.
02 - Assicurati che il lavoratore sia un appaltatore indipendente, non un dipendente
L'IRS determina lo stato dei lavoratori caso per caso e considera diversi fattori, tra cui comportamentali, finanziari e di controllo, per determinare lo stato. Se non si è chiari sullo stato delle persone che lavorano per la propria azienda, è possibile ottenere una determinazione dall'IRS.
L'errata classificazione di un nuovo lavoratore come un appaltatore indipendente può creare passività fiscali, ammende e penali per la tua azienda, quindi assicurati che il lavoratore che stai assumendo sia un appaltatore indipendente, non un dipendente. Questo articolo spiega la differenza.
03 - Modulo W-9 per gli appaltatori indipendenti
Il modulo W-9 ha lo stesso scopo di un modulo W-4 per i dipendenti neoassunti.
Se un lavoratore a contratto non ha un numero identificativo fiscale in archivio, può essere soggetto a ritenuta di ritenuta a fronte dei suoi pagamenti (chiamata trattenuta di riserva).
04 - Nuovi documenti di noleggio per un appaltatore indipendente
(1) A) Modulo W-9 (simile a un modulo W-4 per i dipendenti) per fornire un numero identificativo del contribuente ,
(2) una copia del curriculum personale o delle qualifiche professionali, per la propria protezione e per verificare in caso di audit, e
(3) una copia del contratto. Anche la relazione IC più semplice dovrebbe avere un contratto.
05 - Controllare le credenziali prima di assumere un appaltatore indipendente
Fai un controllo in background su tutti i potenziali contraenti, nello stesso modo in cui controlli prima di assumere dipendenti.
Se l'appaltatore indipendente è organizzato come azienda, è necessario verificare con il Better Business Bureau per accertarsi che non siano stati presentati reclami contro questa azienda.
Non dimenticare la ricerca web collaudata, comprese le recensioni dell'azienda.
06 - Pagare un appaltatore indipendente
07 - Appaltatori indipendenti e tasse di occupazione
Per ogni contraente indipendente hai pagato $ 600 o più durante l'anno, devi riportare l'importo totale pagato sul modulo 1099-MISC e consegnare una copia di questo modulo al contraente per le sue imposte sul reddito.
Il 1099-MISC deve essere consegnato al contraente entro l'ultimo giorno di gennaio dell'anno successivo e un modulo 1096 deve essere inviato all'Amministrazione della sicurezza sociale entro la fine di febbraio, con copie dei moduli 1099.
08 - Ritenuta delle imposte sul reddito da un appaltatore indipendente
L'imprenditore e il pagatore devono trattenere le imposte sui pagamenti a un contraente indipendente se:
- Il contribuente non ti ha fornito un numero identificativo del contribuente ( numero di previdenza sociale, numero ID del datore di lavoro o numero identificativo del contribuente individuale )
- L'IRS ti ha informato che il numero identificativo del contribuente non è corretto
- L'IRS ti ha informato che il contribuente non ha riportato tutti gli interessi o dividendi negli anni precedenti
09 - Creazione di un contratto per un appaltatore indipendente
Se il contraente sta creando una proprietà intellettuale , la proprietà di questa proprietà dovrebbe essere chiarita. Infine, è possibile che l'appaltatore firmi un accordo di non concorrenza.