Perché pagare in contanti è una cattiva idea
Sebbene non sia illegale pagare in contanti dipendenti e appaltatori indipendenti, non è una buona pratica commerciale per molte ragioni. Alcune aziende usano denaro per pagare i dipendenti nel tentativo di evitare di pagare le imposte sui salari , e alcuni impiegati chiedono pagamenti in contanti per eludere le imposte sul reddito.
Questo articolo discute questioni legali e fiscali e leggi federali relative a imposte sul reddito, imposte sui salari e altre questioni fiscali.
Payroll e problemi fiscali quando si pagano i dipendenti in contanti
- I datori di lavoro devono trattenere le imposte sui salari ( imposta sul reddito federale e statale e imposta FICA (Social Security / Medicare)) dalla retribuzione dei dipendenti;
- I datori di lavoro devono inoltre segnalare e pagare le imposte sui salari, inclusi sia la parte dei dipendenti che quella dei datori di lavoro delle imposte FICA, all'IRS
- Altre tasse di occupazione devono essere pagate sui redditi dei dipendenti , incluse le tasse di disoccupazione e i pagamenti del fondo di compensazione dei lavoratori statali
- I datori di lavoro devono dichiarare i redditi dei dipendenti sul modulo W-2 ogni anno. Questo include le entrate in denaro.
- I datori di lavoro devono verificare l' idoneità al lavoro dei nuovi assunti, utilizzando il modulo I-9 o il sistema E-Verify. Questa verifica mette il dipendente nel sistema federale e, se questi dipendenti vengono pagati in contanti, i controlli incrociati delle agenzie possono scoprire i tentativi di evitare le tasse sui salari pagando in contanti.
Effetto dei pagamenti in contanti sui dipendenti
- Ai dipendenti pagati in contanti che non sono state trattenute imposte FICA sono negati i guadagni della sicurezza sociale che potrebbero essere stati utilizzati per calcolare i potenziali benefici della sicurezza sociale.
- Allo stesso modo, i dipendenti che non sono "sul libro paga" non hanno diritto al risarcimento dei lavoratori o ai sussidi di disoccupazione.
CPA Gail Rosen dice questo sul pagamento dei dipendenti con denaro contante:
Pagare i lavoratori illegalmente in contanti può portare a seri problemi oltre ai problemi fiscali. Quando un lavoratore non è "sui libri", può improvvisamente avere passività contingenti che possono essere veramente disastrose.
Se un lavoratore viene ferito sul posto di lavoro e atterra in ospedale, gli verrà chiesto se si sono fatti male sul posto di lavoro. Se il lavoratore ferito risponde sì, allora sarà coperto con un risarcimento per i lavoratori. Sei in guai seri, se non paghi il risarcimento dei lavoratori perché li hai pagati in contanti. La stessa cosa è vera per non versare fondi per disabilità statali e disoccupazione. Se, ad esempio, licenziate il lavoratore e fanno domanda per la disoccupazione, allora avrete degli auditor che bussano alla vostra porta.
Pagare bambini, coniugi o familiari in contanti
Gli stipendi dei minori di 18 anni che lavorano nella tua azienda sono soggetti alla stessa ritenuta, imposta sui salari e imposte sulla professione come altri dipendenti. Se assumi i tuoi figli, potrebbero non essere soggetti alle tasse FICA, ma i loro salari devono essere segnalati all'IRS. Maggiori informazioni su come assumere i tuoi figli come dipendenti.
Assumere il tuo coniuge o altri membri della famiglia per lavorare per la tua azienda e pagare in contanti può anche privare questa persona di benefici di sicurezza sociale.
E si applicano tutte le altre questioni sopra menzionate, compresa la responsabilità legale di segnalare e pagare le imposte sui salari.
Pagamento degli appaltatori indipendenti in contanti
Molte aziende pagano lavoratori a contratto (lavoro occasionale, lavoratori estivi, Mentre i pagamenti a contraenti indipendenti hanno meno problemi di quelli dei dipendenti, vale la pena notare due problemi:
- I pagamenti ai lavoratori a contratto devono essere segnalati annualmente sul modulo 1099-MISC e
- È necessario verificare l'ID del contribuente per gli appaltatori indipendenti; se l' ID del contribuente non può essere verificato, devi ritirare la ritenuta dalla retribuzione del contraente.
I pagamenti in contanti effettuati a fornitori e altri soggetti con cui si intrattengono rapporti di lavoro devono essere ancora motivati se si desidera che tali pagamenti in contanti vengano detratti come spese sulla dichiarazione dei redditi aziendali . Anche piccoli pagamenti in contanti dovrebbero essere pagati attraverso un fondo di cassa piccola , con documentazione adeguata.