Quale dipendente spostare le spese dovresti pagare
È preferibile limitarsi a rimborsare solo le spese di trasloco approvate dall'IRS come detrazioni da una dichiarazione dei redditi dei dipendenti.
Secondo l'IRS , sono incluse solo le spese di trasloco deducibili per i dipendenti
"spese ragionevoli di:
Spostamento di beni per la casa e effetti personali dalla vecchia casa alla nuova casa, e
In viaggio (alloggio compreso) dall'ex casa alla nuova casa.
I rimborsi delle spese non deducibili sono sempre tassabili per il dipendente, anche se il rimborso può essere qualificato come piano contabile (come descritto di seguito).
Implicazioni fiscali dei rimborsi spese di spostamento dei dipendenti
In generale, qualsiasi pagamento effettuato ai dipendenti è tassabile e il pagamento delle spese di trasferimento dei dipendenti è considerato un beneficio tassabile. Ma c'è un modo per rendere il beneficio non tassabile per il dipendente.
Se si desidera che le spese di trasloco del dipendente non siano imponibili per il dipendente (l'IRS utilizza il termine "escluso" dalla tassazione), è necessario pagare attraverso ciò che l'IRS chiama un piano responsabile .
In questo caso, il dipendente paga le spese e tu le rimborsa.
Per soddisfare i criteri per un piano responsabile, le spese devono essere dettagliate e solo le spese specifiche possono essere pagate. Le spese devono anche essere a scopo commerciale.
Il dipendente deve avere pagato o sostenuto spese deducibili durante l'esecuzione di servizi come dipendente della vostra azienda. Potrebbe essere necessario documentare che la mossa è richiesta dalla tua azienda.
Ci sono anche alcune procedure contabili che devono essere seguite affinché il piano di rimborso sia
- Il dipendente deve " tenere adeguatamente conto di tali spese entro un ragionevole periodo di tempo". Cioè, il dipendente deve darti le ricevute per tutte le spese.
- Se stai dando al dipendente un anticipo su queste spese, il dipendente deve restituire i soldi in eccesso entro un ragionevole periodo di tempo.
Ad esempio, supponiamo che tu superi $ 5,000 per le spese di trasloco e che il dipendente ti fornisca ricevute per $ 3,660. Il dipendente deve darti un assegno per il saldo ($ 1350). Se non vengono soddisfatti tutti i criteri per un piano responsabile, il piano non è un piano responsabile. E i " rimborsi per spese non deducibili " (al dipendente) e le indennità per spese varie o non specificate sono imponibili al dipendente.
Giusto per essere assolutamente chiari: tutti i rimborsi fatti ai dipendenti con un piano inesplicabile devono essere considerati come soggetti passivi (inclusa la ritenuta alla fonte), anche se il rimborso riguarda spese deducibili dal dipendente. E tutti i pagamenti non giustificati dalle ricevute, anche se fanno parte di un piano contabile, sono imponibili e soggetti a ritenuta.
Ritirare le imposte sui salari sul trasferimento dei pagamenti delle spese ai dipendenti
Se i pagamenti sono stati effettuati in base ai criteri per un piano responsabile e tutte le condizioni necessarie sono state soddisfatte, i pagamenti ai dipendenti per le spese di trasloco non sono soggetti a ritenuta.
Lo spostamento di pagamenti di spese non effettuati in base ai criteri per un piano contabile (descritto sopra) è soggetto a ritenuta per le imposte federali sul reddito, le imposte FICA (previdenza sociale e Medicare) e le tasse federali sulla disoccupazione.
Segnalazione dei pagamenti delle spese in movimento sul modulo W-2 di un dipendente
Se il rimborso al dipendente soddisfa tutte le condizioni di un piano responsabile, come descritto sopra, non è necessario includere questi rimborsi sul W-2 del dipendente. Se il dipendente ti dà una contabilità adeguata per le spese, ma l'eccedenza non viene rimborsata, dovrai verificare con il tuo servizio paghe o preparatore fiscale per determinare come segnalare gli importi imponibili e non imponibili. È necessario segnalare l'importo di questo vantaggio quando si completa il rapporto fiscale annuale W-2 per il dipendente per l'anno precedente.
Patriot Software fornisce ulteriori chiarimenti su come queste spese sono inserite nel modulo W-2 di un dipendente. Useremo l'esempio sopra, in cui il dipendente riceve $ 5,000 per le spese di trasloco, ha ricevute per $ 3,660 e mantiene i rimanenti $ 1,350. L'importo trattenuto dal dipendente è tassabile per il dipendente. Assumiamo che questo pagamento venga eseguito in base ai requisiti per un piano responsabile, come descritto sopra:
- I $ 1350 imponibili sono inclusi nel Box 1 del W-2 (e nelle caselle 3, 5 e 16, se tassati dallo stato o dalla città).
- Le trattenute fiscali federali e statali e le tasse FICA devono essere calcolate per i $ 1.350 imponibili e inclusi nelle caselle appropriate sul W-2.
- È necessario includere $ 3,660 (la quantità uguale alla quantità giustificata (ad esempio, la parte non tassabile) nella casella 12 del modulo W-2 utilizzando il codice "L".
Per maggiori dettagli su come funziona, consultare IRS Publication 15 (Circular E).
Dare un extra denaro ai dipendenti per lo spostamento delle spese
Alcune aziende danno ai dipendenti un importo fisso per le spese di trasloco, a seconda del tipo di spostamento e della distanza. Il pagamento potrebbe comunque essere deducibile dalla tua azienda come spesa aziendale.
Se vuoi dare soldi a un dipendente per spostare le spese e lasciare che il dipendente decida come spendere questo denaro, hai un piano non responsabile, secondo i regolamenti IRS. In questo caso, come indicato sopra, se non si desidera che il dipendente debba mostrare le ricevute, tutto il pagamento è tassabile per il dipendente come beneficio. Inoltre, le imposte federali sul reddito e FICA devono essere trattenute sul pagamento.
In questo caso, potresti voler aggiungere un importo aggiuntivo al pagamento per aiutare il dipendente con le tasse aggiuntive che devono essere pagate. Questo è chiamato "incassare" un assegno, ed è fatto per dare all'impiegato l'esatto ammontare del pagamento, al netto delle imposte.
Ad esempio, se si paga un dipendente $ 2,000 in spese di trasloco, è possibile eseguire un calcolo lordo per fornire più di $ 2.000 per coprire le tasse aggiuntive. Patriot Software ha una calcolatrice grossolana che potrebbe aiutarti con questo.
Le spese di spostamento dei dipendenti sono deducibili
Il pagamento delle spese di trasloco del dipendente è una spesa aziendale deducibile per la tua attività. Le deduzioni delle spese di spostamento dei dipendenti per i dipendenti dovrebbero essere limitate a quelle che il dipendente potrebbe dedurre dalla propria dichiarazione dei redditi. Ciò significa solo i costi per lo spostamento di beni per la casa e per le spese di viaggio nella nuova sede per il dipendente e la sua famiglia.
Raccontare ai dipendenti il piano di rimborso delle spese di trasloco
Come per qualsiasi altro vantaggio per i dipendenti, tutti i dipendenti devono essere trattati allo stesso modo. È possibile impostare i criteri per la qualificazione del piano per tipo di dipendente (retribuito vs orario, ad esempio), ma non è possibile assegnare a un dipendente della stessa classificazione più di questo vantaggio rispetto a un altro.
È sempre una buona idea mettere questo tipo di vantaggio per iscritto e includerlo nelle comunicazioni con i dipendenti. Il manuale del dipendente o il manuale delle politiche e delle procedure è un buon punto per descrivere il piano. Non dimenticare di includere informazioni sulle implicazioni fiscali di questo vantaggio.
Aiutare i dipendenti con le loro deduzioni di spesa movimentate
A meno che tu non sia un preparatore fiscale qualificato , dare consigli fiscali ai dipendenti sulle detrazioni fiscali non è una buona cosa da fare. Incoraggia i tuoi dipendenti a ottenere consulenza fiscale professionale o utilizzare un software fiscale professionale . Qui ci sono alcune cose che puoi fare per aiutare i dipendenti a capire questo beneficio di spesa in movimento e come influenzerà le loro tasse:
- Offri ai dipendenti un pacchetto di trasferimento del lavoro che spiega come e quando le spese di trasloco verranno rimborsate dalla tua azienda.
- Offri ai dipendenti l'opportunità di modificare la ritenuta alla fonte (nel modulo W-4 ) per tenere conto del pagamento iniziale del rimborso.