Questo esempio di agenda per riunioni mantiene organizzato il tuo meeting
Hai già riflettuto molto su ciò che speri di ottenere da un Advisory Board e in attesa dei consigli e delle competenze che i tuoi membri dell'Advisory Board possono fornire in vari aspetti della tua attività come la gestione , il marketing , la contabilità , personale , servizio clienti , tecnologia, ecc.
Quindi vuoi essere sicuro che proprio in questo primo incontro lasci che i tuoi membri dell'Advisory Board contribuiscano.
Pianifica l'incontro intorno a un problema o argomento di discussione
Il tuo primo incontro, quindi, come tutte le tue riunioni del comitato consultivo, deve essere pianificato attorno a una domanda o un problema. Potresti trovare più facile dichiarare il problema come un obiettivo . Ad esempio, "Vogliamo aumentare le nostre vendite del 25% nel prossimo trimestre. Come potremmo farlo?" Oppure potresti affermare l'argomento per una discussione più generale: "Come possiamo ridurre i nostri costi aziendali ?" oppure "Come possiamo aumentare la produttività o come possiamo migliorare il servizio clienti ?"
Raccogli i materiali di sfondo pertinenti
Una volta deciso l'argomento di discussione, è il momento di raccogliere i materiali necessari ai membri dell'Advisory Board.
Poiché si tratta della prima riunione del comitato consultivo, è necessario includere un piano aziendale e qualsiasi altro documento pertinente all'argomento della discussione, come grafici, grafici e schede informative che illustrino lo sfondo dell'argomento della discussione.
Se possibile, è necessario inviare una copia di questi documenti a tutti i membri del comitato consultivo con due settimane di anticipo, insieme a una copia dell'ordine del giorno.
Crea l'agenda della riunione
Di seguito è riportato un esempio di un'agenda (con commenti per l'esecuzione efficiente della riunione) che potresti voler utilizzare per la tua prima riunione del comitato consultivo.
Si noti che ciascun elemento dell'ordine del giorno è scaduto; costruire un programma orario nella riunione e attenersi ad esso assicura che la riunione non si impantanasse e stimoli la discussione in argomento.
Effettua le disposizioni per la registrazione dei minuti di riunione
Dovrai anche prendere accordi per registrare i verbali della riunione. Non provare a farlo da solo; devi essere in grado di partecipare pienamente e ascoltare e contribuire bene è un lavoro a tempo pieno. Se non si dispone di qualcuno che possa frequentare e servire come segretario, chiedere il permesso ai membri del comitato consultivo di registrare la riunione.
Rendere i rinfreschi disponibili
Avere un rinfresco disponibile è una buona idea. Caffè, tè, acqua, succhi e snack salutari come frutta o muffin sono un tocco di classe e sono sempre i benvenuti alle riunioni. Dopo il tuo primo incontro, avrai il senso delle preferenze dei partecipanti per bevande e snack e potrai pianificare di conseguenza per il prossimo incontro.
Rilassare!
Soprattutto, non preoccuparti per la tua presentazione. Sei lì per condividere la tua visione e le tue speranze per la tua azienda e cercare consigli, non stupire nessuno con effetti di presentazione multimediali.
Il vostro obiettivo a lungo termine è stabilire un rapporto di fiducia con i vostri membri dell'Advisory Board, quindi concentratevi invece sull'assicurare che i vostri membri dell'Advisory Board si allontanino dalla sensazione di essere stati ascoltati e di aver contribuito alla gestione della vostra azienda - e in attesa della prossima riunione del Consiglio.
Ho incluso i commenti in questa Agenda di riunione del Consiglio consultivo esemplificativo per guidare l'utente attraverso il processo di riunione. Sentiti libero di stampare questo programma e adattarlo alle tue esigenze: puoi copiarlo direttamente in un documento Word, Excel o simile selezionando il testo e usando copia / incolla (usando Windows, delinea il testo da selezionare con il mouse e premi CTRL-C per copiare e CTRL-V per incollare).
Nome della tua azienda - (Compila)
ordine del giorno
Data - (Compila)
Posizione - (Compila)
| Inizio / Fine del tempo | Attività |
| 10:00 - 10:05 | Introduzioni (Supponendo che i membri del comitato consultivo non si siano incontrati, presenta te stesso e tutti i membri del consiglio di amministrazione, fornendo una breve descrizione delle loro competenze). |
| 10:05 - 10:10 | Perché un comitato consultivo? (Una breve dichiarazione di come vede l'Advisory Board operativo e i contributi che speri che l'Advisory Board possa apportare alla tua azienda. Includi dettagli come la frequenza con cui il Consiglio si riunirà.) |
| 10:10 - 10:20 | Domande (Se ce ne sono. Se non ci sono, chiedi ai membri del consiglio di amministrazione come vedono l'Advisory Board operativo e come sperano di contribuire). |
| Argomento di discussione: (Inserisci qui la tua domanda / dichiarazione di problemi). | |
| 10:20 - 10:25 | Presentazione dell'argomento di discussione (Uno schema della storia dell'argomento e di come sta attualmente influenzando la società, astenersi dal fornire le proprie opinioni / soluzioni a questo punto.) |
| 10:25 - 11:35 | Discussione (Volete mantenere le idee in questo stadio, non rifiutare o respingere le idee a questo punto. Contribuite anche alle vostre idee / opinioni.) |
| 11:35 - 11:50 | Proposte / risoluzioni (Valutare le idee che il gruppo ha ascoltato e scegliere le migliori "soluzioni".) |
| 11:50 - 11:55 | Sommario (Riepiloga l'argomento, la discussione e i risultati per il gruppo e spiega loro cosa hai intenzione di fare). |
| 11:55 | Aggiornamento |
Data del prossimo incontro - (Compila)
Se si utilizza questo orario, questo è un ottimo momento per portare i membri dell'Advisory Board a un buon pranzo (specialmente se gli snack non sono stati serviti durante la riunione). Ricorda che l'incontro è finito e il pranzo dovrebbe essere principalmente un'occasione sociale!
Mantenere le riunioni brevi
Non dovresti mai tenere una riunione del comitato consultivo che duri più di due ore. Due ore sono abbastanza lunghe da permettere alla maggior parte delle persone di dedicare tutta la loro attenzione a questo compito.
Inizia le future riunioni con una rassegna di argomenti di discussione precedenti
Nelle riunioni future, dovresti iniziare con una revisione di ciò che hai fatto sull'argomento discusso nell'ultima riunione e invitare i commenti dei membri dell'Advisory Board sulle azioni della tua azienda.
Poiché il "meet and greet" è fuori mano, potresti voler avere due argomenti di discussione nelle future riunioni del tuo Advisory Board. Potresti persino averne tre se pensi che si adattino comodamente al formato di due ore. Ma non dovresti mai avere più di tre.