Kick Annual Report Fear
Sebbene le organizzazioni no profit facciano rapporto all'IRS con i loro 990 annuali , sanno anche che dovrebbero produrre una pubblicazione che presenti i loro risultati ai loro sostenitori e al pubblico in generale.
Un rapporto annuale può aiutarti a dimostrare i tuoi successi ai donatori attuali e futuri, coltivare nuove partnership e dare riconoscimento a persone importanti.
Tuttavia, le organizzazioni non profit spesso combattono con ciò che dovrebbe essere incluso in una relazione annuale e ciò che dovrebbe essere lasciato fuori.
Anche le relazioni annuali sono cambiate significativamente nel tempo.
Una volta piuttosto opuscoli opuscoli scritti in una lingua che solo gli addetti ai lavori potevano comprendere, i rapporti annuali ora parlano a un gruppo più ampio di persone e utilizzano un testo di facile comprensione oltre a molte altre foto e infografiche.
I rapporti annuali sono disponibili in tutti i formati, dimensioni e presentazioni. Molti sono pubblicati su siti Web anziché stampati e inviati per posta. Una relazione annuale potrebbe essere un video, una cartolina o una presentazione. Molte relazioni annuali diventano il caso di sostegno senza scopo di lucro, per inquadrare una campagna di raccolta fondi.
Le relazioni annuali potrebbero anche non essere chiamate così. Potrebbero essere un "rapporto per la nostra comunità" o un "invito all'azione". Spesso usano temi per organizzare le informazioni, come "un giorno nella vita di" o "trasformazione".
La chiave per un rapporto annuale di successo potrebbe essere semplicemente usare la tua immaginazione, cogliere molti esempi da enti di beneficenza simili ai tuoi e capire che cosa piace al tuo pubblico.
Un pubblico più giovane amerà qualcosa di digitale mentre un vecchio pool di donatori potrebbe preferire un approccio più tradizionale.
I dieci suggerimenti che seguono ti aiuteranno a sviluppare un eccellente rapporto annuale senza fini di lucro, indipendentemente dal fatto che tu ti attenga al verosimile e vero o superi i limiti di tutti i media a tua disposizione.
Concentrati sulle realizzazioni, non sulle attività.
I donatori vogliono sapere cosa hai fatto, ma ancora più importante, vogliono sapere perché l'hai fatto.
Quali sono stati i risultati ? Perché hai speso tempo e denaro nel modo in cui hai fatto? Che differenza ha fatto?
Connetti le attività quotidiane della tua organizzazione alla tua missione . Non dare per scontato che i lettori capiranno automaticamente come le tue attività ti aiutano a raggiungere la tua missione. Collega i punti per loro.
Smetti di parlare di cose interne.
Ottenere una connessione Internet ad alta velocità in ufficio e un nuovo software di contabilità può essere un grande traguardo da dove ti siedi alla scrivania, ma non hanno nulla a che fare con la tua missione.
Ispira i donatori con risultati relativi alla tua missione nel tuo rapporto annuale e lascia tutti gli elementi amministrativi per il tuo rapporto al tuo consiglio di amministrazione.
Non vantarti dei tuoi risultati di raccolta fondi.
I donatori si aspettano di raccogliere fondi, ma i risultati della raccolta di fondi non dovrebbero essere celebrati nella relazione annuale allo stesso livello dei risultati relativi alla missione.
I lettori preferiscono sapere cosa hai fatto con i soldi di come l'hai cresciuto. Anche se è opportuno includere informazioni su quanto stanno andando bene gli sforzi per la raccolta di fondi, è meglio inserire queste informazioni nella sezione finanziaria del report, piuttosto che in primo piano.
Includi foto nel rapporto annuale.
Sì, le foto valgono più di mille parole.
Molte delle persone che leggono il tuo rapporto annuale non lo leggeranno. Quindi, mostra loro cosa hai fatto con l'uso liberale delle foto. Queste immagini dovrebbero mostrare le persone o gli animali che aiuti, non i membri del consiglio di amministrazione, l'amministratore delegato o i principali donatori. I donatori di oggi si aspettano una tua storia, e quella storia può essere raccontata ancora meglio con grandi foto.
Investi in una buona macchina fotografica digitale o spendi dei soldi per un fotografo professionista. Va bene anche usare la fotografia d'archivio se hai un budget limitato, a patto che tu scelga attentamente queste immagini. Digita "foto gratis da diritti" nel tuo motore di ricerca preferito e troverai numerosi siti. Le tue foto dovrebbero presentare volti più delle cose.
Scrivi didascalie che raccontano la tua storia.
Ora che li hai guardati, le foto raccontano una storia con le tue didascalie.
Non limitarti a dire cosa c'è nell'immagine. Collega la foto a un risultato.
Se le persone leggono solo le didascalie del tuo rapporto annuale, dovrebbero comunque avere un senso per il buon lavoro svolto l'anno scorso.
Includi profili personali.
I donatori amano storie vere su persone reali. Sintesi generale del tuo lavoro metterà a dormire i tuoi donatori.
Spiega cosa hai realizzato nel complesso e poi umanizza le tue statistiche con alcuni profili personali. Metti in risalto come il tuo lavoro ha aiutato un particolare individuo . Condividi la storia di un volontario su come hanno fatto una differenza positiva.
Spiega i tuoi dati finanziari.
Molti dei tuoi donatori non sapranno leggere un rendiconto finanziario o non prenderanno il tempo di leggerlo. Includere un paragrafo o due che spieghi in inglese semplice cosa dicono le tabelle. Prova a inserire alcune di queste informazioni in un'infografica. L'atto stesso di progettare un'infografica ti costringe a semplificare e semplificare ancora. Il testo sui numeri rende gli occhi della gente smalti. Un'infografica cattura la loro attenzione e queste figure saranno probabilmente ricordate.
Quali numeri dovresti includere? Che ne dici di dove viene il tuo denaro e come lo spendi? Quante persone hai raggiunto? Quali sono le tue principali strategie di raccolta fondi? Hai creato delle tattiche per risparmiare sui costi quest'anno?
Se hai bisogno di più spazio per foto e infografica, ritaglia gli elenchi dei donatori nel rapporto annuale.
Le organizzazioni non profit devono trovare un equilibrio tra l'uso dello spazio nel loro rapporto annuale per discutere i loro risultati e utilizzarlo per riconoscere i donatori.
Se almeno la metà del report annuale è costituito da elenchi di donatori, è consigliabile ridimensionare gli elenchi per aumentare lo spazio per il testo e le foto. I donatori più piccoli possono essere riconosciuti in altri modi, come le liste nelle newsletter. Considera anche di onorare i donatori in altri modi, come chiamarli sui social media o pubblicarli dopo un evento.
Controlla le liste dei donatori.
Non c'è modo migliore per sabotare una donazione futura piuttosto che sillabare il nome del donatore nella relazione annuale. Se sei incerto su un nome, non indovinare. Controllalo con il donatore.
Inoltre, controlla attentamente i nomi delle agenzie governative e delle fondazioni che ti hanno concesso delle sovvenzioni . I nomi che le persone chiamano queste organizzazioni in conversazione sono spesso di breve portata per i nomi legali completi che appartengono al rapporto annuale.
Dì ai donatori come possono aiutare.
Non lasciare mai appeso un potenziale sostenitore, chiedendoti come possono aiutarti. Una volta che hai ispirato i tuoi lettori con le buone opere del tuo rapporto annuale, concludi dicendo loro come possono aiutarti a fare di più.
Come possono supportarti con i loro soldi o il loro tempo? Chiedi loro di fare volontariato . Ricordagli le opzioni di donazione pianificate . Dì loro dei regali di riserva. Dirigili verso modi per utilizzare la loro carta di credito per donare. Sii chiaro sui modi migliori per aiutarti.