Sii il capo
La maggior parte degli eventi è uno sforzo congiunto tra diversi dipartimenti, ma alla fine della giornata, ci deve essere un leader per supervisionare l'intera produzione. Ogni persona della squadra dovrebbe concentrarsi sulla propria specialità e comprendere l'importanza dei propri confini. Identificatevi come lead planner fin dall'inizio del progetto. Spiega ai tuoi collaboratori l'importanza del flusso di informazioni e illustra cosa succede quando i protocolli vengono ignorati. Dal momento che nessuno vuole essere responsabile della creazione di un problema, spiega le regole per il dialogo interno il primo giorno.
Organizza i comitati
L'obiettivo qui è quello di accoppiare i lavoratori le cui responsabilità si intersecheranno in qualche modo. Ad esempio, il reparto marketing dovrebbe essere nello stesso comitato del team audio visivo per garantire che tutti i grafici e i loghi vengano visualizzati correttamente. Creare team che hanno naturalmente bisogno di lavorare insieme eliminerà molte e-mail ridondanti che tendono a perdersi nello shuffle.
Scegli un contatto da ciascun comitato per segnalarti gli sviluppi recenti.
scadenze
Pubblicare le scadenze con largo anticipo ridurrà i livelli di stress per tutti i soggetti coinvolti. È possibile rafforzare il valore delle scadenze creando un diagramma di flusso che illustri il modo in cui il lavoro di ciascun comitato sarà utilizzato per riunire tutto.
I dipendenti generalmente rispondono meglio quando sanno che un altro dipartimento sta aspettando la loro risposta. La condivisione di queste informazioni mantiene il processo trasparente ed enfatizza la responsabilità senza utilizzare azioni negative.
Tieni aggiornati i dirigenti
Uno dei più grandi errori che puoi fare è lavorare dietro le quinte finché non sei pronto a presentare idee ai tuoi dirigenti. Raramente, se mai, camminerai nel loro ufficio e andrai via senza dover cambiare qualche aspetto del tuo evento. Salva te stesso questa frustrazione in modo proattivo incontro con loro a intervalli regolari durante il processo di pianificazione. È molto più semplice apportare modifiche nel mezzo del tuo progetto anziché tornare indietro alla fine.
Contatta i tuoi fornitori
Un altro errore apparentemente innocente che può verificarsi è comunicazioni secondarie con i fornitori . Succede quando un collaboratore prende l'iniziativa per contattare direttamente un fornitore per condividere dettagli di pianificazione di cui non si è a conoscenza. Il risultato di queste conversazioni collaterali può avere un grande impatto sul modo in cui l'evento si riunisce. L'unico modo per evitare ciò è limitare il fornitore a prendere ordini da altri dipendenti. All'inizio potresti sembrare duro, ma dormirai molto più facilmente sapendo che tutte le informazioni fluiscono attraverso di te.
Aggiornamenti proattivi
Essere il lead planner per un evento richiede la condivisione di tutte le informazioni ricevute. Conserva un documento di pianificazione generale che descriva i dettagli dell'evento e invii aggiornamenti settimanali a tutti i membri del comitato. Mantieni le tue comunicazioni brevi e precise. Vuoi che tutti leggano gli appunti nei tuoi aggiornamenti settimanali via email, ma se dividi incessantemente, allora perderai rapidamente la loro attenzione.
La gestione del flusso di informazioni dei tuoi eventi richiede le stesse procedure delle comunicazioni interdipartimentali. Mantieni tutti consapevoli delle loro responsabilità e condividi importanti aggiornamenti con tutte le parti coinvolte. La differenza fondamentale è che sei l'amministratore delegato del progetto. Il tuo ruolo è gestire tutti i dettagli che arrivano e tradurli in una visione condivisa che soddisfi le esigenze di ogni dipartimento.
La base per il successo è assicurarsi che tutte le informazioni fluiscano nella stessa direzione.