La gestione degli oggetti è essenziale per comprendere la salute della tua azienda
- Chi sono i tuoi fornitori
- Quali materie prime e componenti che usi
- Quanto spazio pubblicitario dovresti portare
- Quali dovrebbero essere i tuoi margini di profitto
L'attenta gestione degli articoli è essenziale per comprendere la salute generale della tua azienda.
Cos'è un maestro oggetti?
Ogni prodotto che la tua azienda produce e vende dovrebbe avere un articolo principale. L'articolo master è un file o un record che di solito è ospitato nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Il master articolo deve essere impostato quando un prodotto viene introdotto nella tua azienda. L'articolo master deve essere costruito con cura (spesso, le aziende avranno una persona il cui unico incarico è la manutenzione degli articoli) e conterranno, come minimo, le seguenti informazioni:
- Nome dell'elemento
- descrizione dell'articolo
- Distinta base (BOM)
- Costo della merce (COGS)
- Router di produzione
- Tempi di produzione e fornitura
- Livelli di scorte di sicurezza (se applicabile)
- Quantità minime dell'ordine (MOQ)
- Ordina multipli
Ma non limitarti a quegli input. Il tuo ERP avrà campi standard da compilare per il tuo articolo master, ma ci saranno anche campi personalizzati che potrai utilizzare per adattare l'articolo master alle esigenze specifiche della tua azienda.
Dall'oggetto master, il tuo ERP prenderà le informazioni per generare dati per:
- Valore di inventario
- Code d'acquisto
- Lavoro di produzione o ordini di lavoro
- Varianze di produzione
- Varianti dei prezzi di acquisto (PPV)
- Analisi finanziarie
Le informazioni contenute all'interno di un item master sono simili ai fili del gene all'interno di una molecola di DNA.
Il tuo DNA ti dirà di cosa sei fatto. Il tuo articolo master ti dirà di che cosa è fatta la tua azienda.
Come si usa un Item Master?
Anche se è un repository di informazioni incredibilmente prezioso, potresti non aprire mai un articolo master. A meno che il tuo lavoro non sia quello di mantenere l'item master della tua azienda (abbastanza abilmente, i lavori sono spesso chiamati Item Master), potresti effettivamente evitare di entrare e apportare modifiche ad un item master.
Tuttavia, se il tuo lavoro rientra nella funzione della catena di fornitura della tua azienda (pianificazione, acquisti, controllo del magazzino, gestione della domanda, ecc.) O in finanza o in un'altra area di gestione, stai utilizzando le informazioni che trovano la loro sede nell'oggetto principale della tua azienda.
I costi dei beni dei tuoi prodotti sono contenuti nel master dell'articolo. Quindi, se vuoi conoscere il valore del tuo inventario, prendi il numero di elementi che hai a disposizione e moltiplica quel numero in base ai costi nell'oggetto master.
E, a proposito, se il tuo prodotto è un assemblaggio composto da più livelli di sottoassiemi e componenti, tutti questi sottoassiemi e componenti avranno anche un elemento master.
Varianze dei prezzi di acquisto e variazioni di produzione
Stai pagando l'importo corretto per gli articoli che acquisti?
Usa l'item master per scoprirlo. Prendi i tuoi prezzi di acquisto effettivi e confrontali con il costo (spesso chiamato costo standard) trovato nel tuo articolo principale.
La bellezza del tuo articolo master è che è un file vivente. Se il tuo articolo dice che acquisti X prodotto per $ 10 e scopri che hai acquistato X prodotto nell'ultimo anno per $ 9, allora qualcuno della tua azienda (forse non tu) può rivedere il tuo articolo master in modo che il costo standard è uguale al prezzo di acquisto.
Lo stesso vale per i tempi di produzione. Se il tuo articolo master è stato impostato con 45 minuti come tempo di produzione per il prodotto Y e, dopo aver eseguito un rapporto sulla varianza di produzione, scopri che in realtà occorrono 55 minuti per produrre il prodotto Y, tu (o qualcun altro della tua azienda) può rivedere il master dell'articolo.
Coda d'acquisto
Insieme al pagamento dei dipendenti, l'acquisto dell'inventario è una delle attività a costi più elevati che tu e la tua azienda fate regolarmente. Dovresti fare affidamento sul tuo ERP per dirti cosa comprare e quando comprarlo, e indovina dove va il tuo ERP prima che ti invii i segnali di acquisto?
Hai indovinato, il tuo capo articolo.
Il tuo articolo principale contiene questi punti dati di acquisto critici:
- Tempi di consegna
- MOQ
- Multipli di ordine
- Livelli di scorte minimi
- Livelli massimi di scorte
- Costo di acquisto
Il tuo ERP utilizza tali informazioni e le riconcilia con gli attuali livelli di inventario e la domanda dei clienti o della produzione per guidare i requisiti di acquisto.
Se il tuo articolo master è impreciso, potresti acquistare troppo tardi (ovvero il tuo lead time è in realtà di 6 settimane, ma il tuo articolo dice che sono solo 3 settimane). Oppure potresti ordinare troppo (se il tuo MOQ dice che le unità minime che puoi acquistare del prodotto X sono 100 unità, ma il tuo fornitore ti venderà effettivamente 50). Oppure il tuo livello di stock massimo non ti consentirà di acquistare la quantità necessaria per coprire la domanda dei tuoi clienti .
E, ancora, le variazioni di prezzo di acquisto (PPV) sono una metrica che molte aziende tracciano e la metrica PPV può essere riportata in modo errato se il costo dell'acquisto (cioè standard) nel tuo articolo master non è corretto.
Chi sono questi Maestri Oggetto?
Sì, a volte il lavoro di una persona si chiama Master Item. Quei lavori sono per le persone che gestiscono i master degli oggetti, ma non sono chiamati Item Master Managers (per la maggior parte). Item Master sembra molto più interessante in una firma e-mail.
Gli Item Master in genere riportano in un Supply Chain Manager, in Materials Manager, in Inventory Control Manager o anche in un Finance Manager.
Se sei un maestro oggetti, devi avere una meticolosa attenzione ai dettagli. Devi essere ossessivamente compulsivo riguardo alla tua proprietà del codice articolo della tua azienda. E devi essere in grado di assicurarti che ogni dettaglio all'interno dell'articolo master della tua azienda sia accurato.
Perché l'unica gestione del tempo a cui interessa il DNA - il master degli oggetti - è quando c'è qualcosa di sbagliato in esso . E quel piccolo dettaglio apparentemente sbagliato guidava un acquisto o un inventario o pianificava che i soldi che causavano errori venivano spesi quando non era necessario.