Il P2P collega l'approvvigionamento fino al pagamento delle merci
Il processo di acquisto a pagamento, noto anche come processo P2P, collega l'approvvigionamento e i processi dell'intera supply chain all'interno di un'azienda attraverso il processo di ricezione merci e, infine, il pagamento emesso al fornitore.
Negli ultimi anni, le aziende hanno attentamente esaminato il loro acquisto per pagare i processi al fine di:
- Ridurre i costi complessivi della catena di approvvigionamento e dell'inventario
- Liberare denaro necessario
- Migliora le prestazioni operative
- Migliorare le decisioni finanziarie
Oltre a ridurre i costi complessivi della catena di approvvigionamento e delle scorte, il miglioramento del processo di acquisto a pagamento può aggiungere una visibilità che consente alla direzione di avere una migliore comunicazione con il fornitore su dove si trovano gli articoli nel processo di consegna e il pagamento al fornitore.
Elementi del processo di acquisto da pagare
Ci sono molti elementi nel processo P2P, ognuno dei quali è importante nel processo generale. Il processo inizia con l'approvvigionamento di articoli e termina con il pagamento al fornitore selezionato.
Reperimento
Il processo P2P inizia con il reparto acquisti che viene richiesto dalla ricerca e sviluppo o dal reparto di produzione per trovare un fornitore per un articolo o un servizio speciale. Il reparto R & S potrebbe aver prodotto una specifica entro cui il venditore deve esibirsi.
In alcuni casi, l'articolo potrebbe essere un articolo standard necessario per il processo di produzione e potrebbe richiedere solo al reparto acquisti di trovare l'articolo con la migliore qualità al prezzo migliore.
A seconda dell'elemento o del servizio richiesto, il reparto acquisti può emettere una richiesta di offerta (RFQ) o selezionare fornitori idonei in base alle relazioni precedenti.
contratti
Quando il reparto acquisti ha selezionato un fornitore o un fornitore idoneo, ci sarà un processo di contrattazione in cui i venditori e il reparto acquisti negozieranno un contratto in base al prezzo, ai termini di pagamento e ai programmi di consegna.
Acquisto
Dopo aver firmato i contratti tra la società e il venditore, gli ordini di acquisto possono essere raccolti e inviati al venditore. Per migliorare i tempi di consegna degli articoli, la società può inviare l'ordine di acquisto elettronicamente anziché inviare o inviare fax.
Con l'invio di un ordine di acquisto elettronico, le informazioni possono essere inserite direttamente nel sistema del computer del fornitore. Per garantire la visibilità, il fornitore deve fornire informazioni sull'avanzamento aziendale come date di consegna aggiornate e documenti come l'avviso di spedizione avanzato (ASN).
Ricevuta merci
Dopo la spedizione degli articoli dal venditore, il passo successivo è che tali articoli arrivino al cliente . Gli articoli saranno controllati per verificare che la quantità corrisponda all'ordine di acquisto, oltre a controllare gli articoli per danni e qualità.
In caso di problemi con gli articoli ricevuti, il cliente informerà il venditore in modo che sia possibile restituire gli articoli o organizzare uno sconto.
fatturazione
Il venditore può fatturare il cliente in qualsiasi momento dopo la spedizione degli articoli. Utilizzando una soluzione di fatturazione elettronica, il processo P2P può essere ottimizzato in modo che le informazioni vengano inserite nel sistema di contabilità fornitori del cliente.
Quando gli articoli vengono ricevuti, abbinati alla fattura e all'ordine di acquisto, può iniziare l'elaborazione della fattura.
Elaborazione della fattura
Nel processo P2P, l'elaborazione delle fatture dovrebbe essere effettuata in modo tale da ottenere gli sconti offerti dal venditore. Nel contratto negoziato, il venditore può offrire sconti per il pagamento effettuati dal cliente prima che il pagamento sia dovuto.
Ad esempio, il venditore può offrire uno sconto del cinque percento per i pagamenti effettuati meno di dieci giorni dopo il ricevimento degli articoli.
analitica
Come parte del processo P2P, un'azienda dovrebbe avere piena redditività della sua spesa di acquisto. Il monitoraggio costante della spesa consentirà di identificare le aree che potrebbero essere motivo di preoccupazione, ad esempio i venditori che aumentano i prezzi o la spesa canaglia.
Un processo P2P che incorpora le migliori pratiche può far risparmiare denaro alle aziende.
Questo dovrebbe includere limitazioni su ciò che può essere acquistato al di fuori del processo P2P standard.
Consentendo acquisti non standard, l'incidenza di costi superflui aumenta e il controllo di questi acquisti può sprecare risorse che potrebbero essere salvate se si utilizzava il processo P2P corretto.
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Questo articolo è stato aggiornato da Gary W. Marion, esperto di logistica e supply chain per The Balance.